Введение в Базы Данных

www.apc.org
APC - UNESCO MMTK Project
Обзор
Что такое база данных
Как она вписывается в общую картину управления информации
Из чего состоит база данных
Как оценивать информацию с точки зрения базы данных
Приоритеты в процессе планирования базы данных

www.apc.org
APC - UNESCO MMTK Project
Что такое база данных?
База данных - это место хранения информации (данных)

www.apc.org
APC - UNESCO MMTK Project
Но что такое данные? И где они сейчас?
Данные - это фактическая информация, такая, как измерения или статистика об объектах или концепциях.
измерения
статистика
Вы можете найти их в:
Файловых архивах
Таблицах
Папках
Бухгалтерских книгах
Списках
Памятках коллег
Стопках бумаг на вашем столе

www.apc.org
APC - UNESCO MMTK Project
Что значит «управление информацией»?
Заставить информацию работать на нас
Сделать информацию полезной
Избегать «случайную дезорганизацию»
Сделать информацию легкодоступной и интегрированной в остальную нашу работу

www.apc.org
APC - UNESCO MMTK Project
Управление как ре-организация
Нам часто требуется доступ и пересортировка информации для различных целей. Это могут быть:
Создание списков рассылки
Написание управляющих отчетов
Создание списков избранных новостей
Определение различных потребностей клиента
Что вы можете добавить в этот список?

www.apc.org
APC - UNESCO MMTK Project
Управление как переработка
Обрабатывающие функции базы данных позволяют:
Сортировать
Сравнивать
Соединять
Копить
Пропускать поля
Рассчитывать
Совмещать

www.apc.org
APC - UNESCO MMTK Project
Базы данных везде!
Из-за универсальности баз данных они управляют всевозможными видами проектов:
Веб-сайт, регистрирующий пользователей
Приложение учета клиентов для организаций общественных услуг
Система хранения медицинских записей для здравоохранительного учреждения
Ваша личная адресная книга в почтовом клиенте
Сборник текстовых документов
Система бронирования на авиалинии

www.apc.org
APC - UNESCO MMTK Project
Упражнение 1:
Понимание информации и сбора данных

www.apc.org
APC - UNESCO MMTK Project
Разные части базы данных
Поля
Записи
Запросы
Отчеты

www.apc.org
APC - UNESCO MMTK Project
Поля
Части хранилища в базе данных
Отдельные элементы информации

www.apc.org
APC - UNESCO MMTK Project
Упражнение 2: Разбивание информации по полям
Используйте таблицу ниже, чтобы распределить каждый тип данных по полям. В качестве подсказки используйте список примеров полей

www.apc.org
APC - UNESCO MMTK Project
Записи
Простая таблица с полями (столбцы) и записями (ряды):
И как часть таблицы базы данных в MS Access:

www.apc.org
APC - UNESCO MMTK Project
Запросы
Запросы - это требования на получение информации, которые вы делаете к базе данных
Ваши запросы строятся на основе информации, которую вы хотите собрать

www.apc.org
APC - UNESCO MMTK Project
Отчеты
Если запрос - это вопрос...
...то отчет - это ответ
Отчеты можно настроить под нужды пользователя информацией, делая выбранные данные гораздо более полезными

www.apc.org
APC - UNESCO MMTK Project
Процесс планирования базы данных
Над какой базой данных вы работаете?
Информационная и справочная база данных
База клиентов/контактов
База дотаций (база доноров)
Другое

www.apc.org
APC - UNESCO MMTK Project
Информационные и справочные базы данных
Хранение информации о поставщиках услуг
Слежение и сравнение для справки
Использование простой конструкции
Приоритет наполнения свежей и подробной информацией

www.apc.org
APC - UNESCO MMTK Project
База клиентов / контактов
Хранение контактных данных для базы клиентов
Сортируется по следующим критериям:
Интересы клиента
Предоставленные услуги
Конец действия подписки
Дата последнего контакта

www.apc.org
APC - UNESCO MMTK Project
База дотаций
(база доноров)
Создает отчеты о дотациях
Упорядочивает или сортирует доноров в соответствии с различными условиями
Хранит различные детали о дотациях каждого донора
Создает и сортирует списки потенциальных и текущих доноров
Печатает письма, этикетки и отчеты

www.apc.org
APC - UNESCO MMTK Project
Упражнение 3: Планирование базы данных
Проработайте вопросы в списке
Обратите внимание на порядок постановки вопросов
Повторите упражнение с вашими коллегами по организации

www.apc.org
APC - UNESCO MMTK Project
Заключение: База данных – информационный инструмент
Мощный инструмент управления информацией
Сначала информация – потом база данных
Приглашайте ваших сослуживцев
Принимать участия на всех стадиях планирования проекта
Хорошо научите их пользоваться инструментом
Развивайте их понимание возможностей инструмента

www.apc.org
APC - UNESCO MMTK Project
Сначала информация потом база данных

www.apc.org
APC - UNESCO MMTK Project
Упражнение 4
Просмотрите вопросы и идеи планирования базы данных на каждом рабочем листе.
Сгруппируйте их в отдельные проекты планирования базы данных
Уберите те, которые, по вашему мнению, не соответствуют целям
Составьте из них логические цепочки размышления