Взаимодействие между финансовой службой и другими подразделениями в компании

О чем планирую говорить
в докладе
Роль финансовой службы в компании
Эволюция финансовой службы в компании в России
Что определяет успех в работе финансовой службы
Пример структуры финансовой службы и системы взаимодействия с другими подразделениями в АНКОР
На что важно обращать внимание при выстраивании взаимодействия с другими подразделениями

Роль финансовой службы
в компании
Поддержка в принятии управленческих решений, направленных на достижение целей компании
Осуществление финансирования деятельности в соответствии с принятыми менеджментом решениями

Эволюция финансовой службы: шаги к революционной ситуации
Шаг 1:
У всех есть бухгалтерия – она делает отчеты для «налоговой»
Шаг 2:
Директор требует какой-то управленческий отчет, но отчет для налоговой – все равно главный смысл в жизни
Шаг 3:
Директор заводит отдельный финансовый отдел, бухгалтерия, по-прежнему, делает отчет для налоговой
Шаг 4:
Компания открывает новые офисы / дочерние компании, теперь в каждом из них бухгалтерии делают отчеты для налоговой, количество внутренних расчетов между подразделениями /офисами растет каждый день

Эволюция финансовой службы: шаги к революционной ситуации
Шаг 5:
Сотрудники подразделений всегда теряют документы, задают какие-то неприличные вопросы, мешающие бухгалтерии и финансовому отделу делать отчеты; отчеты финансового отдела отличаются от отчетов бухгалтерии, сотрудничества нет
Шаг 6:
Сотрудники и менеджеры не понимают, к кому адресовать свои финансовые вопросы – адресуют всем подряд; расчеты между разными офисами / подразделениями можно ждать неделями; коммуникации операционных сотрудников с бухгалтерией либо финансовым отделом занимает до половины рабочего времени
Шаг 7:
Менеджмент компании регулярно разнимает представителей разных подразделений с представителями финансовой службы, при этом твердо знает, что без финансовой службы сложно, но так продолжаться не может

Необходимые решения
Внедрение модели внутреннего сервиса
Минимизация количества точек (центров) предоставления внутреннего финансового сервиса
Описание процедур обслуживания (взаимодействия)

Три кита успеха финансовой службы
Это внутренняя сервисная служба
Это единая служба – единая вертикаль управления, единые стандарты
Это персональная ответственность за результат

Что является критериями успеха в работе
Качество продукта
Качество обслуживания

Что важно понять для построения эффективного взаимодействия
Кто клиенты финансовой службы
Какие реальные потребности внутренних клиентов компании может удовлетворить финансовая служба
Чем реально управляет финансовая служба
Какие реальные функции финансовой службы
За что отвечает финансовая служба

Пример финансового департамента и система взаимодействия с другими подразделениями в АНКОР

АНКОР в цифрах
Более 17 лет профессионального опыта (год основания – 1990)
Более 1000 сотрудников
37 офисов в регионах России, Украины, Беларуси, Казахстана
Единое информационное пространство
Ежегодно более 1 500 клиентов, российских и международных компаний, ведущих бизнес в различных секторах рынка
10 услуг

Наши услуги
Поиск и подбор специалистов и менеджеров
Поиск и подбор специалистов начального и среднего уровня
Массовые проекты по подбору и предоставлению персонала
Предоставление временного персонала
Предоставление персонала на долгосрочные проекты
Выведение персонала из штата компании
Тестирование, аудит и оценка персонала
Аналитические исследования и обзоры рынка труда
Межрегиональный поиск
Расчет заработных плат

АНКОР в регионах

Ключевые потребности АНКОР
в части финансового обслуживания
Все подразделения:
Оплата счетов, расчет и выплата зарплаты, предоставление финансовых управленческих отчетов, помощь в финансовом планировании
Бизнес подразделения:
Выставление счетов, авансирование клиентов, обеспечение финансирования новых проектов, консультирование по расчетам с клиентами и поставщиками
Менеджмент компании:
Удешевление стоимости капитала, привлечение финансирования
Подготовка бухгалтерской и налоговой отчетности
Подготовка консолидированной управленческой отчетности и необходимой аналитики (рекомендаций для принятий финансовых решений)
Предупреждение и минимизация рисков, информирование о возникновении их

АНКОР: Финансовый департамент — общая модель
Казначейство
Управление
инвестициями
Страновые и региональные финансовые
расчетные центры
Отдел стандартов
учета и отчетности,
консолидации
Отдел
финансового
контроля
Ф р о н т л а й н
Б э к л а й н (внутренний сервис и поддержка)
Стандарты, координация и контроль качества Контроль и минимизация финансовых рисков

Структура финансового департамента
Финансовый директор
Отдел стандартов отчетности
и консолидации
Казначейство Холдинга
Отдел финансового
контроля
Отдел финансового
и инвестиционного
анализа
ФРЦ в России
ФРЦ в Украине
ФРЦ в Казахстане

Регламентирование взаимодействия
Юридическое оформление:
Финансовая служба оформлена в одной из компаний Холдинга
Договор на бухгалтерское обслуживание между этой компанией и другими дочками
Процедуры взаимодействия:
Разрабатываются и согласовываются единые процедуры обслуживания, при необходимости вносятся изменения
Оформляются в виде корпоративных меморандумов, описывающих соответствующие решения
Локальные офисы имеют возможность согласовывать дополнительные индивидуальные процедуры с обслуживающими региональными ФРЦ

На что важно обращать внимание при выстраивании взаимодействия
Обсуждайте предварительно любые процедуры, объясняйте причины их возникновения
Описывая процедуры (соглашения) уделяйте внимание сути, а не форме
Говорите простым языком
«Продавайте» процедуры и требования подразделениям
Старайтесь удовлетворить потребность внутреннего клиента, а не его запрос!
Находите подход к каждому руководителю
Ориентируйтесь на клиента
Залог успеха — в людях и кооперации между ними