Электронный документооборот

Основные понятия и определения
Документированная информация (документ) – зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством Российской Федерации случаях ее материальный носитель
Реквизит документа — обязательный элемент оформления официального документа
Электронный документ - документированная информация, представленная в электронном виде, т.е. пригодном для восприятия человеком с использованием ЭВМ, а также для передачи по информационно телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах.

Основные понятия и определения
Документооборот – движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления
Электронный документооборот (ЭДО) – это способ организации работы с документами, при котором основная масса документов используется в электронном виде и хранится централизованно.

Основные понятия и определения
Система электронного документооборота — организационно-техническая система, обеспечивающая процесс создания, управления доступом и распространения электронных документов в компьютерных сетях, а также обеспечивающая контроль над потоками документов в организации.
ECM (Enterprise Content Management) (управление корпоративными информационными ресурсами) - набор технологий, инструментов и методов, используемых для сбора, управления, накопления, хранения и доставки информации всем потребителям внутри организации.

бумажный документ и набор его свойств
электронный образ документа
электронный документ
записи баз данных, а также отчёты из записей различных баз данных
Значения термина «документ» в информационных системах

Реквизиты
Регистрационный номер документа - однозначно позволяет сослаться на документ, прошедший через канцелярию
Источник документа (контрагент) - указывает на источник получения документа
Ответственный исполнитель документа - указывает сотрудника, которому поручено исполнение данного документа или который разработал документ (для исходящих и внутренних). Исполнитель документа всегда только один
Дополнительные реквизиты – у конкретных предприятий разные

Определение понятия электронного документооборота
Как правило, это целый комплекс средств автоматизации:
создания и модификации электронных документов
автоматизации делопроизводства
электронной почты и организации коллективной работы
архива, деловых процессов обработки документов на всех этапах их жизненного цикла (workflow), извлечения знаний (knowledge management) и многое другое

Нужна ли СЭД малым предприятиям?

Основные принципы организации документооборота
Отсутствие локальных архивов
Единый канал поступления входящих документов
Корректная маршрутизация документопотока

Классификация функций СЭД и ECM-систем
регистрационные - реализуют учетные функции
OCR & Production System - средства создания
автоматизация групповой работы (groupware)
управление электронными архивами
управление знаниями (knowledge management)
управление деловыми процессами обработки документов (workflow)
управление устройствами хранения

Вспомогательное программное обеспечение:
Системы распознавания
Средства шифрования
Системы массового ввода
Системы редактирования и просмотра хранящихся документов

Общие требования к СЭД
Масштабируемость
Распределенность
Модульность
Открытость (интегрируемость)
Простота ввода в действие

Функциональные требования и основные свойства СЭД
открытость
интегрируемость с прикладным ПО
доступ - как иерархический, так и многоссылочный
маршрутизация документов - как "свободная", так и "жесткая"
разграничение полномочий, контроль за доступом, протоколирование
утилиты просмотра разных форматов
аннотирование (функция «красного карандаша»)
поддержка различных клиентских программ (многоплатформенность и Web-интерфейс)

Преимущества электронного документооборота
Прозрачность бизнес-процессов
Повышение исполнительской дисциплины
Сокращение затрат времени руководителей и сотрудников
Обеспечение конфиденциальности информации
Легкость внедрения инноваций и обучения
Развитие корпоративной культуры
Рост конкурентных преимуществ

Структура СЭД

Внедрение СЭД или ECM-системы
организация проекта, выделение персонала (руководитель проекта и рабочая группа);
исследование предприятия и проектирование решений по использованию ECM-системы;
настройка и адаптация ECM-системы;
обучение персонала;
опытная эксплуатация.

Проблемы и риски внедрения СЭД
Проблема информированности
Организационные проблемы
Психологические проблемы
Проблема кадров