Информационная компания Кодекс. Документооборот

АО «Кодекс», компания с тридцатилетней историей,
возглавляет консорциум разработчиков IT-решений
и партнёров, внедряющих и сопровождающих системы
у пользователей, – информационную сеть «Техэксперт». Центральный офис расположен в Санкт-Петербурге.
Ведём актуализированный фонд правовой и нормативно-технической документации, состоящий из более 70 млн документов.
Разрабатываем, внедряем
и сопровождаем программные решения по работе
с документами.
Создали цифровую платформу «Техэксперт» – комплекс программных и информационных ресурсов по управлению нормативно-технической документацией и нормативными требованиями.

Мы обеспечиваем профессионалов интеллектуальными электронными системами, информацией и документами, помогающими принимать правильные решения и эффективно выполнять свою работу.

АО «Кодекс» сотрудничает с органами государственной власти, крупнейшими предприятиями всех отраслей экономики, некоммерческими организациями, вузами, признанными отраслевыми экспертами и ведущими разработчиками зарубежных стандартов.
Компания является членом Российского союза промышленников
и предпринимателей, Торгово-промышленной палаты России, членом партнёрства разработчиков программного обеспечения
НП «РУССОФТ».

РАЗРАБОТКИ АО «КОДЕКС» ОФИЦИАЛЬНО ЗАРЕГИСТРИРОВАНЫ В РЕЕСТРЕ ОТЕЧЕСТВЕННОГО ПРОГРАММНОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ МИНКОМСВЯЗИ РОССИИ

СРЕДИ ТЕХ, КТО ДОВЕРИЛ СВОИ БИЗНЕС-ПРОЦЕССЫ ТЕХНОЛОГИЯМ «ТЕХЭКСПЕРТ»:
ПРОФЕССИОНАЛЫ, КОТОРЫЕ ДОВЕРЯЮТ НАШИМ РЕШЕНИЯМ:
Всего более 10 000 российских компаний!

Суммарное среднее время на работу с документами,
сэкономленное СЭД, – более 60%*
*Исследование проведено Siemens Business Services and IT Solutions,
подтверждено исследованием Консорциума «Кодекс»: документооборот
Поиск и ожидание
поступления документов
Согласование и утверждение документов
Передача документов между подразделениями
Подготовка стандартных отчётов
о движении документов

*С учётом времени принятия решения

*С учётом времени принятия решения
Доставка служебной записки от автора
до конечного исполнителя
Подготовка информации для планёрки

ДЛЯ РУКОВОДИТЕЛЯ
ДЛЯ ИСПОЛНИТЕЛЯ
От внедрения СЭД получают выигрыш не только отдельные подразделения
Если СЭД внедрена и используется, это приводит к переходу работы
на качественно новый уровень

Документооборот — деятельность по организации движения документов на предприятии с момента создания/получения
до завершения исполнения.
Организация
движения и учёта
Хранение
Обсуждение
Согласование
Ознакомление
Рассмотрение
Регистрация
Архивирование
Создание
документов

АНАЛИЗ
НАКОПЛЕННЫХ ЗНАНИЙ
Data Mining
ПЕРВИЧНЫЙ ВВОД, ХРАНЕНИЕ, ПОИСК, АНАЛИЗ, БЕЗОПАСНОСТЬ ДАННЫХ
ПОВЫШЕНИЕ ЭФФЕКТИВНОСТИ УПРАВЛЕНИЯ ЗА СЧЁТ АВТОМАТИЗАЦИИ
СУЩЕСТВУЮЩИХ ПРОЦЕССОВ:
От проекта до официального документа на сайте
Администрации
РЕШЕНИЕ ПРОБЛЕМ РУКОВОДИТЕЛЯ:
Контроль, планирование, оценка эффективности, информирование
Все процессы работы
с документами
в электронном виде
Построение интеллектуальных связей документов, онтологий, формирование базы знаний
Чем меньше пользователь тратит времени на доступ к информации и её агрегацию, тем больше –
на качественную составляющую труда

Основные подсистемы, обеспечивающие учёт документов: работа со служебной корреспонденцией и обращениями граждан, контроль сроков исполнения документов
ПЕРВОЕ
ПОКОЛЕНИЕ
Единое хранилище образов документов, система штрих-кодирования, модули, направленные на работу всех сотрудников, подсистема обмена документами
ВТОРОЕ ПОКОЛЕНИЕ
WEB-технологии, сервисы, мобильность, включение в работу руководителей первого уровня, электронная подпись
ТРЕТЬЕ
ПОКОЛЕНИЕ
Микросервисная архитектура, интеллектуальный анализ данных, машинное обучение
ЧЕТВЁРТОЕ
ПОКОЛЕНИЕ

Входящий
Исходящий
Обращение
Внутренний
ОРД
Оперативное поручение
Договор
Доверенность
Судебное дело
Судебный документ
Исполнительный лист
Архивное дело

Единая система для всех сотрудников
С доступом через веб-интерфейс
Серверная часть
(на серверах «Кодекс» или заказчика)
Уведомления

Множество функций для обеспечения всех стадий документооборота
и других процессов организации
Приказы и распоряжения
Обмен документами
Согласование
Мобильный офис
Входящие и исходящие
Контроль исполнения
Обращения граждан
Коллективная работа
Учёт доверенностей
Внутренние документы
Централизованный контроль
Единое хранилище
Интеграция
Электронный архив
Мониторинг и отчётность
Банк документов
Потоковое сканирование
Судебные дела и документы
Экспедиция
Администрирование
Тестирование сотрудников
Кэширующий сервер
МОДУЛИ СИСТЕМЫ

ОСНОВНЫЕ ВОЗМОЖНОСТИ

Единая система для всех
Индивидуальный подход к каждому
Современный, быстрый, красивый интерфейс системы;
Создан из виджетов: тематических подборок и ярлыков;
Обеспечивает быстрый доступ к важной информации;
Доступна персональная настройка и готовые наборы.

Быстрое создание своих резолюций и отчётов;
Для просмотра текста не нужно открывать новое окно;
Видна вся история исполнения документа.

На основе иерархии поручений и их статусов оценивается исполнительская дисциплина
В каждом документе можно наглядно отследить всю историю работы с ним
Общий контроль
Резолюции, поручения
Есть возможность указывать основных исполнителей: в этом случае они будут аккумулировать информацию от соисполнителей, а затем уже направлять отчёт

Цветовое обозначение
сроков заданий в списках,
понятные подборки
Подробный ход
рассмотрения в документе

Формирование выходных форм;
Более 130 готовых отчётов с возможностью создания новых;
Получение любого среза информации.

Последовательное
и параллельное
согласование,
перенаправление
Гибкая маршрутизация;
Шаблоны движения документов;
Контроль сроков согласования;
Связь с первичным документом.

Документ во время согласования может перенаправляться на подмаршруты;
Каждый согласующий указывает результат согласования, указывает замечания;
В зависимости от виз, полученных во время согласования, документ направляется
на подпись или возвращается автору для устранения замечаний.

Сводку замечаний и результатов их устранения может сформировать
любой пользователь, имеющий доступ к документу. В самом документе отображается весь ход согласования

Гибкая настройка (рассмотрения и согласования) позволяет локальному администратору системы определить маршруты документов по умолчанию
Поддерживаются как последовательные, так и параллельные этапы
Настройки выбора каждого маршрута зависят от автора документа, вида, типа, категории контроля и других параметров, шаблон маршрута содержит инстанции рассмотрения
или согласования, определяет сроки и дополнительные параметры контроля

Возможности:
Добавление нескольких вложений к документу;
Потоковое сканирование с распознаванием
по штрих-коду;
Добавление ссылок на внутренние и внешние источники;
Поддержка версионности вложений;
Предпросмотр всех популярных форматов;
Редактирование текстов с прямым сохранением
на сервер.

Редактирование текстов;
Отслеживание версий вложений;
Гибкая раздача прав на документы;
Поддержка различных форматов;
Интеграция с МойОфис, LibreOffice, MS Office.

Ведение переписки (мессенджер) непосредственно в документе;
Добавление личных и публичных пометок и комментариев.

ПРОСТАЯ
УСИЛЕННАЯ
КВАЛИФИЦИРОВАННАЯ
ГОСТ 28147-89
ГОСТ Р 34.10-2001
ГОСТ Р 34.10-2012
ГОСТ Р 34.11-94
Приказ Минкомсвязи
России № 186,
ФСО России № 258
от 27.05.2015

Работа с личными и публичными группами персоналий
Отправка на ознакомление;
Фиксация факта просмотра.

Система предупреждает о событиях, требующих внимания:
о поступлении новых документов и сообщений;
Рассылка на эл.почту и в виде СМС на телефон.

Онлайн и офлайн работа (с дальнейшей синхронизацией данных);
Просмотр документов различных форматов;
Поиск документов;
Функции рассмотрения и согласования документов;
Подписание электронной подписью.

Структурированное хранение всех документов организации

Доступна настройка как постоянных, так и временных замещений
Позволяет работать со всеми документами замещаемого лица.
Механизм можно использовать при совмещении должностей.

Фиксация всех необходимых специфических свойств и атрибутов;
Согласование договоров;
Отслеживание сроков действия и гарантийных обязательств.

Перед согласованием документ может быть направлен на обсуждение:
сбор отзывов экспертов по содержанию документа
Организация закрытых и публичных обсуждений;
Рассылка приглашений присоединиться к обсуждению;
Отслеживание длительности обсуждения;
Настройка групп экспертов.

Удобное добавление отзывов: возможность копирования из текста

Цветовое обозначение принятых и отклонённых отзывов;
Решение принимают лица, ответственные за разработку документа;
По результатам обсуждения формируется сводка отзывов.

Судебных дел в 2020 году – 53 584
Судебных документов – 94 895
Судебных заседаний – 129 149
Отслеживание всех дел и заседаний, контроль сроков

Ответили на вопросы за 2019 – 987 тыс. раз
Правильно ответили – 785 тыс. раз. (80%)

Классификаторы;
Настройки;
Маршруты движения документов;
Состав атрибутов карточки;
Значения умолчаний.
Права на объекты;
Функциональные права в системе;
Внешний вид рабочего кабинета;
Гибкая нумерация документов;
Справочники исполнителей
и организаций.

Быстрый и атрибутный поиск;
Полнотекстовый поиск;
Создание собственных журналов.

ПРОЕКТЫ ВНЕДРЕНИЯ СИСТЕМЫ

Мы можем перенести данные из любой системы электронного документооборота
с сохранением структуры: карточек, вложений, маршрутов.

август 2018
осень
2019
весна
лето
2020
Установка, настройка, конвертация данных
Информационное
обследование
Запуск в ЦИК
Начало запуска
в регионах
Запуск во всех регионах
Сопровождение
и развитие системы
зима
Запуск подсистемы голосования
ПРОЕКТ В ПАРТИИ «ЕДИНАЯ РОССИЯ» СОСТОЯЛ В РАЗВИТИИ СЭД
И ПОДКЛЮЧЕНИИ К НЕЙ ВСЕХ РЕГИОНОВ

ЕЖЕДНЕВНО В ПАРТИИ
системой пользуются более 1000 человек
регистрируется 350 документов
ставится 150 виз согласования
создаётся 450 поручений

Мин.время голосования после приглашения
47 сек
Среднее время
до кворума
1 ч 55 мин
РЕАЛИЗОВАНА ПОДСИСТЕМА ОТКРЫТОГО ГОЛОСОВАНИЯ
ДЛЯ ПРИНЯТИЯ КОЛЛЕГИАЛЬНЫХ РЕШЕНИЙ
Система позволяет быстрее принять решение (быстрее подготовка, не требуется ручная
подпись на бумаге, сканирование, отправка;
голоса не теряются)

АДМИНИСТРАЦИЯ
САНКТ-ПЕТЕРБУРГА
Администрация Санкт-Петербурга – отраслевые и территориальные исполнительные органы государственной власти (ИОГВ).
Управление городом, межведомственное взаимодействие, работа
с гражданами всё это связано с большими объёмами документов.
Пересылка корреспонденции курьерами, передача в бумаге внутри ИОГВ приводит к задержкам исполнения поручений, сокращению реальных сроков для принятия решений.
Создана ГИС ЕСЭДД, обеспечивающая электронный документооборот ИОГВ всего Санкт-Петербурга

В системе более 15 тысяч пользователей, миллионы документов
КОЛИЧЕСТВО ОРГАНИЗАЦИЙ, ПОДКЛЮЧЁННЫХ К ЕСЭДД, РАСТЁТ С КАЖДЫМ ГОДОМ

Сервис обрабатывает текст обращения
и выделяет его тематику,
определяет подразделение, в которое
необходимо отправить это обращение
Администрации необходимо лишь
контролировать процесс назначения
и ход рассмотрения
Ускоряет работу сотрудника УРОГ
Снижает
% ошибок
обращение
на портал
ЕСЭДД
сервис анализа обращений

Среднее время передачи документа между ИОГВ сократилось с 2 дней до 30 минут; передачи контрольных карт (поручений) – меньше минуты;
Поиск архивных документов занимает 30 секунд по сравнению с 30 минутами при поиске в бумажной картотеке;
Средняя скорость согласования документа в электронном виде внутри ИОГВ – 2 дня, в бумажном – 2 недели;
Снижение затрат на расходные материалы для оргтехники (бумага, картриджи) в ИОГВ перекрывает инфляцию (затраты остаются на одном уровне либо снижаются);
Формирование отчётных документов (ежемесячных, ежеквартальных, ежегодных, по требованию) выполняется за несколько минут по сравнению с 1-2 днями работы при ведении учёта в традиционных журналах.
РЕЗУЛЬТАТЫ ВНЕДРЕНИЯ СИСТЕМЫ
В АДМИНИСТРАЦИИ САНКТ-ПЕТЕРБУРГА