Организация службы документационного обеспечения управления на примере ООО СОЮЗ

Актуальность, цели и задачи
Актуальность состоит в том, что от того, насколько эффективно функционирует служба документационного обеспечения управления, зависит процесс управления организациями и учреждениями.
Целю является анализ структуры и функций службы документационного обеспечения управления на примере организации.
Задачи:
1. описать организационное построение службы документационного обеспечения управления;
2. раскрыть типовые задачи и функции службы документационного обеспечения управления;
3. описать типовую структуру и численный состав службы документационного обеспечения управления;
4. проанализировать структуру и функции службы документационного обеспечения управления на примере конкретной организации;
5. внести предложения по совершенствованию службы документационного обеспечения управления в организации.

Введение
Сегодня служба документационного обеспечения управления (ДОУ) может иметь разные названия, например, управление делами, отдел документационного обеспечения управления, общий отдел, канцелярия, секретариат и т.д.
В небольших организациях служба документационного обеспечения управления, как самостоятельное структурное подразделение, может и не существовать. В этом случае работу с документами выполняет секретарь руководителя (инспектор) или другое специально назначенное лицо.
Эффективность труда сотрудников службы документационного обеспечения управления в значительной степени зависит от их квалификации, а также от степени оснащенности современной офисной техникой, от учета при создании службы документационного обеспечения управления организационного, юридического и технического аспектов.

Организационные аспекты и формы организационного производства
Среди организационных проблем можно выделить:
1. выбор оптимальной организационной формы работы с документами;
2. определение должностного и численного состава службы документационного обеспечения управления;
3. регламентация задач и функций службы документационного обеспечения управления в целом, её подразделений;
4. повышение квалификации сотрудников службы.
На сегодня в практике выработалось три формы организационного производства:
централизованная;
децентрализованная;
смешанная.

Задачи и функции службы
документационное обеспечение управления
Задачи:
1. организация порядка документирования, организация работы с документами, построение поисковых систем;
2. контроль исполнения и подготовки документов к передаче в государственный архив в соответствии с действующими нормативами;
3. сокращение документооборота, количества форм документов;
В состав типовых функций службы ДОУ входят разные виды работ, которые можно разделить на:
технологические;
организационные;
методические;
контрольные.

Структура и численный состав делопроизводственной службы
Структура службы документационного обеспечения управления может быть представлена следующими структурными подразделениями:
секретариат;
экспедиция (в экспедиции могут быть выделены группы по обработке входящей и исходящей корреспонденции, конфиденциальных документов, курьерская группа и т.д.);
подразделение (отдел, группа) по регистрации и учету документов;
подразделение (отдел, группа) по контролю исполнения документов;
подразделение (отдел, группа) по работе с обращениями граждан;
подразделение (отдел, группа) по изготовлению документов (бывшие машбюро);
отдел совершенствования документационное обеспечение управления;
копировально-множительное бюро;
протокольная группа;
редакционная группа;
приемная;
архив.

Анализ структуры и функций службы
документационное обеспечение управления