Создание и управление рабочей группой проекта

Функции управления рабочей группой:
Согласование принимаемых решений с основными участниками проекта;
Доведение принятых решений до всех участников проекта;
Контроль хода и выполнения работ.

Создание рабочей группы:
С использованием ЛВС;
С использованием Intranet;
С использованием Internet;
Все перечисленное выше относится к категории безбумажных технологий.

Члены рабочей группы могут:
Аннулировать, принимать или отклонять назначение ресурсов на работы;
Запрашивать или предоставлять отчеты о состоянии проекта;
Получать и отправлять данные об обновлении работ.

Варианты работы:
Весь файл графика проекта высылается по E-mail, на каждом компьютере установлена копия MS Project;
На каждом компьютере устанавливается WG Setup, с помощью которой можно работать с относящейся только каждому конкретному члену группы частью проекта.

Поддержка обмена информацией в рабочей группе:
Team Assign – передача назначений работ;
Team Update – изменение планов и назначений;
Team Status – запрос отчетной информации.

MS Project поддерживает следующие способы обмена информацией:
Буфер обмена – передача информации из Word или Excel в Project;
Формат данных MPX – текстовый файл для передачи информации между разными версиями Project;
Формат систем управления БД (Access):
В формате проектной БД (.MPD);
В формате СУБД Access (.MDB);
В формате СУБД с использованием возможностей ODBC. ODBC – специальная библиотека программ ввода-вывода для обмена данными между различными приложениями. Устанавливается дополнительно.

Методы бизнес-планирования:
MS Project как СУБД может только:
Подготовить исходные данные для анализа финансового состояния;
Документировать эту информацию.
Сам анализ производится с использованием специальных методов и пакетов:
«Альт-Инвест»;
«Бизнес-План Про»;
«Project Expert».

Разработка финансового плана:
Разработка планов, определяющих потребность в финансовых ресурсах;
Источники их покрытия;
Поступление ожидаемых доходов.
Управление финансовыми ресурсами – сопоставление отчетных данных о затратах, ходе выполнения работ с БП.
Основные показатели – Cost и Actual Cost, определенные в БД MS Project для работ, ресурсов и назначений.
Cost – Actual Cost = Cost Variance
Cost – плановые затраты;
Actual Cost – фактические затраты
Cost Variance – отклонение затрат.

Методика освоенного объема:
Предварительно определяется полный объем работ проекта;
Необходимо представить график проекта в виде плана контроля затрат на уровне элементарных работ (может быть построена матрица, каждая ячейка которой соответствует определенному элементу организационной структуры и определенному виду затрат в течение некоторого календарного интервала). Это оценка затрат «снизу-вверх» с персональной ответственностью;
Каждая ячейка должна иметь утвержденные объем работ и сроки, т.е. запланированные затраты;
Необходимо определить БП проекта;
Выполнение работ оценивается по графику в сравнении с БП. Разница между планированным и выполненным объемом работ – отклонение по графику.

Основные показатели методики (1):
ACWP (Actual Cost of Work Perfomed) – величина фактических затрат на фактически выполненные работы;
BCWP (Budgeted Cost of Work Perfomed) – оценка плановой величины затрат, запланированных для фактически выполненных работ на заданный момент времени:
BCWP = PercentComplete * BaselineCost
BCWP сравнивают с ACWP для выявления отклонения фактических затрат от плановых.

Основные показатели методики (2):
BCWS (Budgeted Cost of Work Scheduled) – плановые затраты на предусмотренные планом работы на текущую дату;
BCWS = BaselinePersentComplete * BaselineCost
CV (Cost Variance) – отклонение по стоимости;
CV = BCWP – ACWP
SV (Schedule Variance) – отклонение по времени;
SV = BCWP – BCWS
CP (Cost Perfomance) – индекс выполнения стоимости;
CP = BCWP/ACWP
SP (Schedule Perfomance) – индекс выполнения сроков
SP = BCWP/BCWS