Культура оформления делового документа: педагогические аспекты

КУЛЬТУРА ОФОРМЛЕНИЕ ДЕЛОВОГО ДОКУМЕНТА ИМЕЕТ НЕКОТОРЫЕ ОСОБЕННОСТИ, КОТОРЫЕ ДОЛЖНЫ ЗНАТЬ И СТРОГО ВЫПОЛНЯТСЯ
Когда вы пишете кому-нибудь письмо, обращайте внимание не только на содержание, но и на форму. Возможно, что получивший ваше письмо будет его тщательно изучать и делать соответствующие выводы.
Писать надо чисто и аккуратно, нельзя писать в состоянии расстройства, сильного гнева.

Любому руководителю, специалисту, менеджеру по роду своей деятельности приходится постоянно сталкиваться с деловой корреспонденцией.
Характеристики, резюме, рекомендательные письма, благодарности, приказы, письма-приглашения и письма-отказы, исковые заявления и жалобы - вот далеко не полный перечень деловых писем. Как правильно их оформлять?

В деловом письме требования, предъявляемые к официальной переписке, приобретают еще большую значимость в силу того, что деловые отношения регулируются правом, системой юридических норм, за которыми следуют экономические, финансовые и иные санкции
В деловой переписке очень важны:
- максимальная доступность текста для понимания;
- краткость, точность и ясность изложения мыслей;
- грамотность (предполагающая соблюдение не только норм грамматики и правописания, но и требований делового этикета).
Деловая корреспонденция подразделяется на собственно деловую и частно-официальную.

Официальное письмо является одним из главных каналов связи предприятия, организации, учреждения с внешним миром. Через письмо ведется преддоговорное общение, выясняются отношения между предприятиями, излагаются претензии, делаются предложения, идет обмен взаимовыгодной информацией и т.п.

Для официального письма можно выделить следующие формальные аспекты: адрес получателя (адресата), дата отправки, индекс, тема письма, его характер, определяемый с помощью ключевых слов или по названию (гарантийное, договорное, сопроводительное, рекламационное, письмо-напоминание, письмо-подтверждение и др.). Наименование адресанта (отправителя) размещается на бланке в виде постоянного заголовка, исходящий номер и дата - в левом верхнем углу. Стандартизация официального письма, упрощающая процессы подготовки, оформления и работы с письмами, должна направляться логической структурой делового письма.

Составитель официального письма стремится прежде всего, с протокольной точностью передать смысл той или иной управленческой ситуации. Этому способствует стандартизация официального письма, выраженная в конкретных моделях синтаксических конструкций. Составителю делового письма нетрудно построить такую конструкцию, если он будет располагать набором готовых фраз, проверенных практикой.

Начало нс должно повторять главной темы письма; оно вводит адресата в поставленную проблему.
Мотивы выражаются в следующих моделях:
- "В порядке оказания технической помощи...";
- "В связи с тяжелым положением...";
- "В связи с проведением совместных работ...";
- "В соответствии с письмом заказчика...";
- "В соответствии с протоколом...";
- "В ответ на вашу просьбу...";
- "В подтверждение нашего телефонного разговора...";
- "В подтверждение нашей договоренности..." Заключительные слова:
- "Убедительно просим Вас не задерживать ответ";
- "Просим извинить нас за задержку с ответом (за допущенную ошибку)";
"Надеемся, что маша просьба будет выполнена".

Стандартизация делового письма проявляется также в использовании готовых типовых бланков, в которых напечатаны приведенные выше или другие модели и оставлены для заполнения отдельные места.

Существуют особые требования к стилю и языку служебных документов:
- нейтральность;
- надличностный характер изложения;
- унификация (трафаретизация);
- типизация речевых средств.
Незнание или несоблюдение элементарных правил при составлении деловых писем ведут к потере рабочего времени, а иногда - к взаимному непониманию.