Проект внедрения единой консолидированной Системы управления персоналом и фондом оплаты труда в ОАО «СО ЕЭС» (многофилиальная те

Содержание
ОАО «СО ЕЭС»
Предпосылки проекта
Цели и задачи проекта
Компания Инфосьют
Выполнение проекта
Особенности проекта
Архитектура Системы
Функциональные особенности Системы
Интеграция с внешними системами
Защита персональных данных
Сложности проекта
Перспективы развития Системы
Вопросы и ответы

ОАО «СО ЕЭС»
Структура Системного оператора:
Исполнительный
аппарат
7 филиалов –
объединенных
диспетчерских
управлений (ОДУ)
59 филиалов –
региональных
диспетчерских
управлений (РДУ)

Главные задачи Системного оператора:
управление режимами работы Единой энергетической системы Российской Федерации, обеспечение ее надежного функционирования и устойчивого развития;
создание условий для эффективного функционирования рынка электроэнергии (мощности);
обеспечение соблюдения установленных технологических параметров функционирования электроэнергетики и стандартных показателей качества электрической энергии при условии экономической эффективности процесса оперативно-диспетчерского управления и принятия мер для обеспечения исполнения обязательств субъектов электроэнергетики по договорам, заключаемым на оптовом рынке электрической энергии и розничных рынках;
обеспечение централизованного оперативно-технологического управления Единой энергетической системой России.

Предпосылки проекта
Отсутствие единой автоматизированной системы для учета и управления персоналом
Отсутствие единой автоматизированной системы для планирования и анализа использования средств фонда оплаты труда
Сложность оперативного получения и анализа информации по филиалам и в целом по Обществу
Использование платформы 1С:Предприятие 8 в других энергетических компаниях для решения указанных задач
Успешная разработка и внедрение автоматизированной системы расчета заработной платы во всех филиалах общества на базе 1С:Зарплата и Управление Персоналом 8

Цели и задачи проекта
Автоматизация работы Департамента управления персоналом и Департамента организации оплаты труда
Унификация процессов управления персоналом во всех филиалах Общества
Создание консолидированных баз для семи операционных зон ОДУ и единой консолидированной базы всего Общества
Получение в оперативном режиме сводной отчетности как в разрезе филиалов, так и по Обществу в целом
Расчет и корректировка планово-экономических показателей в части формирования затрат по функциональному направлению «Оплата труда персонала». План-фактный анализ

Компания Инфосьют
Компания основана в 2001 году, входит в группу компаний Infosuite
Занимается построением и внедрением информационных систем управления предприятием на базе 1С:Предприятие
Количество сотрудников – около 80 человек
Более 40 сотрудников имеют профессиональную сертификацию компаний-производителей и профессиональных ассоциаций Microsoft, 1С, IBM, PMI, IPMA, Профессиональных Бухгалтеров и др.
Не менее 10% дохода направляется на обучение
Количество выполненных крупных проектов – более 25

Структура управления проектом

Этапы проекта
Этап 1. Обследование бизнес-процессов Заказчика в части кадрового учета и планирования фонда оплаты труда
Этап 2. Написание Технического задания на разработку Системы
Этап 3. Разработка и тестирование Системы
Этап 3.1. Разработка и тестирование Системы в части ввода первичной информации
Этап 3.2. Разработка и тестирование Системы в части консолидации информации и интеграции с другими системами
Этап 4. Обучение пользователей Системы во всех филиалах
Этап 5. Проведение Комплексных испытаний Системы на базах пяти пилотных объектов на тестовых данных
Этап 6. Проведение Опытной эксплуатации Системы на базах пяти пилотных объектов на реальных данных
Этап 7. Тиражирование Системы на все филиалы

Архитектура Системы

Кадровый учет и организация оплаты труда Ч.1
Учет трудовых договоров и соглашений. Формирование и хранение документов в формате Microsoft Word
Ввод различных приказов по кадровому учету и организации оплаты труда. Возможность печати приказов на специализированных бланках Общества. Возможность настройки виз и колонтитулов
Формирование организационных структур Исполнительного аппарата и филиалов в разрезе корпоративных справочников подразделений и должностей. Утверждение созданных филиалами структур на уровне Исполнительного аппарата
Формирование схем должностных окладов всех филиалов на уровне Исполнительного аппарата
Формирование штатного расписания и штатной расстановки. Индексация штатного расписания
Формирование проектов штатного расписания на будущую дату с учетом новой организационной структуры, новой схемы должностных окладов, прогнозных индексов роста потребительских цен

Кадровый учет и организация оплаты труда Ч.2
Проведение годовых и квартальных индексаций. Автоматическое формирование соглашений к трудовым договорам в формате Microsoft Word
Формирование межфилиального перевода (из двух разных баз) с сохранением истории для кадрового учета в новой базе
Учет рабочего времени. Формирование планового графика сменности. Формирование фактического графика сменности и табеля учета рабочего как по кадровым, так и расчетным данным
Формирование дополнительных приказов по отпускам. Оперативное получение информации об остатках отпусков. Предупреждения о неправомерности оформления приказов по отпускам
Формирование приказов по работникам всех филиалов в Консолидированной базе и автоматическое формирование приказа по филиалу в рабочей базе этого филиала
Уведомление пользователей Системы о произошедших (добавленные, измененные приказы) и планируемых событиях (отпуск по графику отпусков, окончание срочного трудового договора)
Формирование различной отчетности в разрезе филиалов и в целом по Обществу

Подбор персонала
Регистрация заявок на подбор персонала, формирование карточки вакансии
Регистрация этапов и процедур и работы с кандидатом, учет статуса кандидатов
Регистрация результатов собеседования
Архив вакансий, анализ доступных кандидатов
Консолидированный список вакансий
Анализ эффективности процедур адаптации персонала, временных затрат на подбор кандидата

Оценочные мероприятия и аттестации
Планирование процедур аттестации и прохождения оценочных мероприятий сотрудниками, формирования графиков
Регистрация результатов аттестации и прохождения оценочных мероприятий
Формирование консолидированной отчетности, план-фактный анализ

Учет повышения квалификаций
Планирование затрат на повешения квалификации, формирования графиков обучений
Регистрация результатов повешения квалификации, отметка в карточке сотрудника
Формирование консолидированной отчетности, план-фактный анализ

Страхование персонала
Учет договоров ДМС, СНС. Учет различных программ страхования
Автоматическое формирование списков на включение, исключение сотрудников для страховых компаний
Автоматический расчет сумм начислений для ДМС/СНС
Формирование консолидированных списков сотрудников, быстрый доступ к информации

Другие участки по управлению персоналом
Инструктажи, должностные инструкции
Кадровый резерв
Мед. осмотры, охрана труда
Негосударственный пенсионный фонд

Планирование экономических показателей по фонду оплаты труда Ч.1
Автоматическое формирование данных для планирования на уровне филиала на основе параметров и настроек, установленных Исполнительным аппаратом
Применение различных алгоритмов (в том числе с исчислением среднего заработка) для расчета показателей планирования
Планирование с учетом фактических и прогнозных индексов роста потребительских цен, а также различных категорий персонала
Планирование для защиты тарифа в Федеральной службе по тарифам
Ежеквартальные корректировки результатов планирования
Формирование справок-перераспределений

Планирование экономических показателей по фонду оплаты труда Ч.2
Консолидация данных филиалов по планированию на уровнях операционной зоны и Исполнительного аппарата
Механизм согласования и утверждения данных филиала на уровнях операционной зоны и Исполнительного аппарата
Расчет показателей планирования по Исполнительному аппарату и в разрезе каждого из филиалов
Планирование налогов ЕСН, взносов в ПФР, отчислений в ФСС_НС
Трансляция показателей планирования в статьи управленческой сметы
План-фактный анализ по фонду заработной платы
Формирование сводной отчетности по показателям планирования
Выгрузка рассчитанных плановых показателей в базу на Microsoft Access для формирования сметы в целом по Обществу

Интеграция с внешними системами
Передача данных
осуществляется
через существующую
в Обществе
Корпоративную
Информационно-
Транспортную
Систему (КИТС)
Организована выгрузка
контактной информации
на корпоративный портал

Защита персональных данных
Для защиты персональных данных при обмене была выполнена интеграция
с используемым
в Обществе
средством
криптографической
защиты информации
(СКЗИ)
На разработанный
модуль получен
сертификат
«1С:Совместимо»

Сложности проекта
Отсутствие унифицированных процессов в ИА и филиалах
Наложение конфигурации с новой идеологией на рабочую базу, в которой ведется расчет заработной платы
Сопровождение двух конфигураций (Расчета зарплаты и Кадрового учета) на двух разных идеологиях. Серьезные доработки конфигурации на сопровождении
Написание подробной документации по участкам учета
Разработка новых регламентов в процессе разработки Системы
Настройка ролей (около 40 ролей)
Ведение в одной рабочей базе нескольких филиалов
Приведение ранее не корпоративных справочников к корпоративному виду

Перспективы развития Системы
Расширение функциональности системы по другим участкам учета:
Анкетирование
Интеграция с системой контроля и управления
доступом (СКУД)
Использования Web интерфейса для ввода данных удаленными подразделениями
Создание дополнительных отчетных форм