akelon.com Опыт внедрения DIRECTUM Елена Дюпина руководитель группы консалтинга и внедрения Дмитрий Гасанов руководитель проектов.

Опыт внедрения DIRECTUM
Елена Дюпина
руководитель группы консалтинга и внедрения
Дмитрий Гасанов
руководитель проектов

Профиль компании Акелон
Входит в группу НПО «Компьютер» (23 года на рынке, 260 сотрудников);
Задачи компании: предоставление комплексных услуг в сфере консалтинга и внедрения бизнес-приложений;

Клиенты группы
ТНК-BP
Базовый элемент
Adidas
Ariston
Группа Е4
Каустик
ВСМПО
ОГК-4
Связной
более 1000 проектов…

Группа Е4
Инжиниринговая компания, входящая в группу RU-COM
Количество сотрудников – свыше 20 тыс.
Предприятия холдинга в 27 регионах, во всех федеральных округах РФ и за рубежом

Состав проекта
Классическое делопроизводство и управление организационно-распорядительными документами
Управление договорами (проектирование)
Управление показателями эффективности
Интеграция с 1С Предприятие 8.1. УПП
Управление совещаниями
Разработка решения DIRECTUM Client for Outlook

Работа через Outlook

Результаты внедрения
Срок проекта 5 месяцев;
Обучено более 100 человек;
Использование системы (по итогам 6 месяцев):
40 000 заданий в месяц;
7 000 задач в месяц;
8 000 документов в месяц.
Количество пользователей: 550
Активное использование клиента Outlook

Перспективные планы
Внедрение договорного управления
Интеграция с Microsoft CRM
Портальные решения
Тиражирование системы на удаленные подразделения и RU-COM

ГК Русское море
Производство готовой рыбной продукции (компания «Русское море»)
Дистрибуция охлажденной и свежемороженой рыбы и морепродуктов («Русская рыбная компания»)
Аквакультура, развитие промышленного рыболовства («Русское море - Аквакультура»)

Факты и цифры
Один из ведущих брендов с самой высокой узнаваемостью на рынке рыбной продукции в России
«Русская рыбная компания» является игроком №1 на фрагментированном рынке дистрибуции рыбы
Налаженные связи со всеми крупнейшими розничными сетями России
30 филиалов и представительств по всей России

Общие цели проекта
Прозрачность бизнес-процессов
Повышение исполнительской дисциплины
Сокращение затрат времени руководителей и сотрудников
Легкость внедрения инноваций и обучения
Развитие корпоративной культуры
Рост конкурентных преимуществ

Состав проекта
Управление договорами
Классическое делопроизводство и управление организационно-распорядительными документами
Интеграция с порталом 1С-Битрикс
Конвертация контрагентов из внешней информационной системы

Матрица согласования

Перспективные планы
Расширенная интеграция DIRECTUM и 1С Предприятие 8.2. УПП
Развитие проекта по договорам – бюджетирование в DIRECTUM
Тиражирование системы на другие компании группы и подключение удаленных подразделений
Согласование кредитных лимитов
Судебные решения

Москва
Мурманск
Штокмановское газоконденсатное месторождение
Штокман Девелопмент АГ

Поставленные задачи
Повысить эффективность и прозрачность управленческих процессов:
автоматизировать работы по исполнению и контролю поручений главного исполнительного директора;
автоматизировать работы с входящей/исходящей корреспонденцией и ОРД;
создать единый электронный архив;
минимизировать бумажный документооборот.

Единый электронный реестр поручений
Полная поддержка действующий в компании положений
Развитые средства ввода, доставки, обработки, делегирования и контроля исполнения поручений
Гибкий, функциональный и легко настраиваемый интерфейс
Автоматическое формирование и рассылка промежуточных отчетов исполнителям по e-mail
Формирование статистической отчетности в различных разрезах для контролеров и руководства
Преимущества работы с поручениями в DIRECTUM

Работа с поручениями
Как было
В бумажном виде через
корпоративные почтовые ящики
Ручное формирование,
рассылка и запрос по
e-mail или по телефону
Отслеживание в
Excel, взаимодействие по
e-mail или по телефону
Ручной сбор данных из
разных источников,
ручное формирование
Как стало в DIRECTUM
Автоматически при
сохранении карточки
поручения
Автоматически
при помощи
сценариев
Отчеты, справочники,
Сценарии, ЗЗУ
Автоматически при
помощи сценариев

Поручения на исполнении

Рассылка поручений по e-mail

Поддержка двуязычности (Ru-Eng)
Продублированы на английском языке основные реквизиты ключевых справочников системы, электронных документов, задач и заданий
Настроены автоматически заполняемые двуязычные шаблоны электронных документов
Разработаны универсальные двуязычные формы отчетов

Поддержка двуязычности

Результаты внедрения
Сроки проекта – менее 2 месяцев
Использование системы (первые 2 недели):
более 8 000 задач;
более 7 000 документов;
Подключены 600 пользователей
Объединены все филиалы (Москва, Париж, Мурманск и др.)

Активные задачи
Внедрить бизнес-решение «Согласование заявок на командировки»
Автоматизировать согласование счетов на оплату и актов, создать электронный архив финансовых документов
Интегрировать DIRECTUM с системами «БОСС-Кадровик», 1С, SHTORM(Documentum)
Постоянно улучшать и развивать проект DIRECTUM

Перспективные планы
«Управление командировками»
«Согласование первичной документации, финансовый архив»
«Управление совещаниями и
заседаниями»
«Управление договорами»
«Управление тендерами»