Актуализация локальных актов по делопроизводству и архивному делу. Часть 2

Цель актуализации – приведение к нормативным требованиям
ЛНА по делопроизводству и архивному делу в организации:
положения об архиве,
положения об экспертной комиссии
инструкции по делопроизводству (правил, порядка, регламента)
Локальный нормативный акт-
это письменный официальный документ, изданный в установенной форме соответствующим органом организации
в пределах его компетенции,
действующий только
в издавшей его организации
Что взять за основу инструкции по делопроизводству?

Основание: Правила, стандарты, примерные НПА
2015- Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в органах государственной власти и организациях
утверждены приказом Минкультуры РФ
от 31.03.2015 № 526
2016- ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов
утв. Приказом Росстандарта
от 08.12.2016 N 2004-ст
(ред. от 14.05.2018)
2018- Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях
утверждена приказом Росархива
от 11.04.2018 № 44

2019- Правила делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления
утверждены Росархивом от 22.05.2019 № 71
Основание для государственных органов и ОМСУ
2016- Правила делопроизводства в республиканских органах Республики Башкортостан
утверждены постановлением Правительства РБ
от 18.11.2010 №436
(в редакции от 21.12.2016 N 525)
2020- Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления
утверждены Росархивом от 22.05.2020 № 199

Пошаговый алгоритм разработки ЛНА:
.

Положение об архиве
Понятие
инструкции по делопроизводству организации
Инструкция по делопроизводству (ДОУ) — основной обязательным документ, регламентирующий делопроизводство, технологию работы с документами в пределах организации (учреждения, предприятия).
Цель инструкции по ДОУ – установить правила, приемы, процессы создания документов, порядок работы с ними и хранение в архиве организации.
Модельные положения размещены
https://vk.com/kumertauarchive
http://kumertau-archive.ru/

Положение об архиве
Структура инструкции по делопроизводству организации
I. Общие положения
II. Основные понятия: термины и определения, используемые в инструкции
III. Документирование управленческой деятельности
IV. Подготовка и оформление отдельных видов документов
V. Организация документооборота
VI. Документальный фонд организации
VII.Приложения
Особенность инструкции по ДОУ-2022- отсылочный принцип

Структура инструкции по делопроизводству
Общие положения
1.1.Инструкция разработана в целях совершенствования делопроизводства и повышения эффективности работы с документами путем регламентации на единой правовой и методической основе
-правил подготовки документов,
-технологий работы с ними,
-организации их текущего хранения,
-и подготовки к передаче в архив организации или муниципальный архив.
1.2. Правовыми основаниями Инструкция по делопроизводству в организации являются (приложение №1 к Инструкции).
1.3. Порядок разработки, утверждения, внесения изменений в Инструкцию
1.4. Область применения инструкции:
отсылка на спец.инструкцию по работе с документами ограниченного доступа;
ссылка на инструкцию с персональными данными;
ссылка на учетную политику в части работы с бухгалтерскими документами;
ссылка на инструкцию по кадровому делопроизводству;
ссылка на инструкцию по работе с обращениями;
административные регламенты по предоставлению услуг;
ссылка на регламент (инструкцию) работы с электронными документами в систем СЭД ДЕЛО…..
1.4.8. Структурные подразделения организации, в том числе самостоятельные источники муниципального архива, обособленные структурные подразделения ведут делопроизводство на основе настоящей Инструкции.

Структура инструкции по делопроизводству
Общие положения
1.5.Делегирование функциональных организационных полномочий и ответственности в системе делопроизводства организации:
Организацию, ведение и совершенствование делопроизводства, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами осуществляет наименование отдела, службы, сектора, специалиста
Сопровождение программного и информационного обеспечения СЭД осуществляет наименование отдела, службы, сектора, специалиста
Ответственность за организацию и состояние делопроизводства в структурных подразделениях
На руководителей структурных подразделений и указанных специалистов подразделений возлагаются следующие основные функции: (долж. инструкции)
1.8. Механизм действий при утрате документов: (комиссия, поиск, акт )
1.9. Ответственность:
Работники организации несут дисциплинарную, административную и иную, установленную законодательством Российской Федерации, ответственность за нарушение сроков хранения документов, утрату и несанкционированное уничтожение служебных документов.
1.10. Неразглашение содержания служебных документов ……

Структура инструкции по делопроизводству
II. Основные понятия: термины и определения, используемые в инструкции
2.1. В целях обеспечения однозначного и точного понимания положений Инструкции по делопроизводству всеми работниками, в Инструкцию включены понятия и определения, которые установлены законодательными, иными нормативными правовыми актами, терминологическими стандартами, терминологическими словарями в прилагаемом (приложение №2). Отсылочная запись на приложение №2
Приложение №2
к пункту 2.1.
Инструкции по делопроизводству
ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ
термины и определения, используемые в инструкции

Структура инструкции по делопроизводству
Ш. Документирование управленческой деятельности
3.1. Состав документов организации 3.1.1. Состав документов, образующихся в деятельности организации определяется её полномочиями и функциями, установленными законодательством и уставом, порядком разрешения вопросов, объемом и характером взаимосвязей с государственными органами, органами местного самоуправления, организациями, гражданами.
3.1.2. В организации создаются документы:
1) на бумажном носителе перечислить;
Например,
правовые акты в форме приказов, распоряжений, правил, положений, инструкций, регламентов, административных регламентов, должностных регламентов;
- протоколы заседаний (координационных, совещательных, методических, экспертных и других органов);
- инрмационно-аналитические документы в форме актов, аналитических и информационных справок, докладных и служебных записок, деловой (служебной) переписки и др.
электронные документы (документы, созданные в цифровой форме и имеющие статус подлинника документа) перечислить;
электронные копии документов, полученные в результате оцифровки (например, сканирования) документов на бумажном носителе перечислить.

Структура инструкции по делопроизводству
Ш. Документирование управленческой деятельности
3.1. Состав документов организации
3.1.3. В СЭД или иной информационной системе, в которую включаются электронные документы, при визуализации электронных документов и их воспроизведении на бумажном носителе должны воспроизводиться реквизиты, обязательные для соответствующего вида документа.
Электронные документы изготавливаются на основе электронных шаблонов и должны иметь установленный состав реквизитов, их расположение и оформление.
Электронные шаблоны бланков и электронные шаблоны документов должны быть защищены от несанкционированных изменений.
3.2. Бланки документов
3.2.1. Документы организации оформляются на бланках в соответствии с законодательством Российской Федерации, Республики Башкортостан. и действующим Положением о порядке изготовления, использования, хранения и уничтожения бланков, носителей символики муниципального образования, городской округ город Кумертау Республики на листах бумаги формата A4 (210 x 297 мм) или A5 (148 x 210 мм).

Структура инструкции по делопроизводству
Ш. Документирование управленческой деятельности
3.2. Бланки документов
3.2.3. Бланки разрабатываются на основе углового и продольного вариантов расположения реквизитов. При угловом варианте реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу листа. При продольном варианте реквизиты бланка располагаются посередине листа вдоль верхнего поля.
3.2.4. В организации применяются следующие виды бланков документов:
бланк постановления (с одноцветным изображением герба городского округа);
бланк распоряжения (с одноцветным герба городского округа);
бланк приказа, распоряжения
бланк письма (с одноцветным изображением герба городского округа);
бланк письма структурного подразделения, имеющего право осуществлять переписку со сторонними организациями (с одноцветным изображением герба городского округа);
общий бланк (с цветным изображением герба городского округа) .
Образцы бланков организации приводятся в приложении № 3 к Инструкции.

Структура инструкции по делопроизводству
Ш. Документирование управленческой деятельности
3.2. Бланки документов
3.2.5. Бланки документов выдаются под роспись в журнале учета выдачи номерных бланков согласно приложению (приложение № 4) и хранятся в запираемых металлических шкафах. Испорченные бланки документов возвращаются для последующего их уничтожения по акту в соответствии с образцом (приложение № 5).
3.2.6. Инструкцией устанавливаются размеры служебных полей на документе, правила нумерации страниц документа, межстрочные и абзацные интервалы, гарнитура шрифтов, и другие особенности внешнего оформления документа.
В соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016 служебные поля на документе должны быть не менее:
20 мм – левое (в документах свыше 10 лет хранения-30 мм);
20 мм - верхнее;
20 мм - нижнее;
10 мм - правое.
Настоящей Инструкцией возможность создания документов на лицевой и оборотной сторонах листа.

Структура инструкции по делопроизводству
Ш. Документирование управленческой деятельности
3.2. Бланки документов
3.2.6. продолжение
Для создания документов необходимо использовать свободно распространяемые бесплатные шрифты размеров №№ 12, 13, 14. Это должен быть шрифт, являющийся метрическим аналогом гарнитуры Times New Roman, обладающий следующими характеристиками: шрифт с засечками (serif), пропорциональный, традиционного начертания, делового стиля. При составлении таблиц могут использоваться шрифты размеров №№ 10, 11, 12.
Для оформления реквизита "текст документа" в документах организации используется размер шрифта №14.
Используемая для создания документов гарнитура шрифта должна:
реализовывать набор символов латинского и кириллического алфавитов, а также алфавитов государственных языков Российской Федерации и Республики Башкортостан;
распространяться правообладателем на основе простой (неисключительной) лицензии, соответствующей требованиям законодательства Российской Федерации и предоставляющей неограниченному кругу лиц на безвозмездной основе на весь срок действия исключительных прав на гарнитуры шрифтов права на использование, распространение, воспроизведение и модификацию гарнитур шрифтов на всей территории Российской Федерации без каких-либо ограничений.

Структура инструкции по делопроизводству
Ш. Документирование управленческой деятельности
3.3. Оформление реквизитов документов

Структура инструкции по делопроизводству
Ш. Документирование управленческой деятельности
3.3. Оформление реквизитов документов 3.3.3. Оформление реквизитов документов в организации осуществляется согласно Правилам оформления реквизитов документов приведенным в приложении № к Инструкции.

Структура инструкции по делопроизводству
IV. Подготовка и оформление отдельных видов документов
В процессе деятельности организации создаются отдельные виды документов.
4.1 Приказы, распоряжения (другие распорядительные акты) приложения
4.2. Положения, правила, инструкции, регламенты приложение
4.3. Протоколы заседаний координационных, совещательных иных органов приложение
4.4. Деловое (служебное)письмо
4.5. Докладные, служебные записки
4.6. Доверенности приложение
4.7. Договоры (контракты, соглашения) не советую
Структура оформления пунктов 4.1 – 4.6.:
Виды
порядок оформления
процедура согласования
порядок подписания
порядок ознакомления или выдачи копии
Примечание: закрепление перечня реквизитов за документом

Структура инструкции по делопроизводству
V. Организация документооборота – это фактически регламент движения и обработки входящих, исходящих и внутренних документов
5.1. В процессе документооборота обеспечивается:
прием и первичная обработка входящих документов;
предварительное рассмотрение входящих документов;
регистрация входящих, исходящих и внутренних документов;
рассмотрение документов руководством;
доведение документов до исполнителей;
подготовка проектов документов;
согласование проектов документов;
подписание проектов документов;
определение места хранения документа (копии документа) и включение документа (копии документа) в дело;
обработка и отправка исходящих документов;
контроль исполнения поручений.
Кто обрабатывает?
Как обрабатывает?
Сроки обработки?
Кому передает?
Результат работы с документом.
Рекомендовано предусмотреть положение об учете и анализу
документооборота

Структура инструкции по делопроизводству
V. Организация документооборота – это фактически регламент движения и обработки входящих, исходящих и внутренних документов
5.2. Управление документами в системе электронного документооборота
5.2.1. Доступ к работе в СЭД администрации должны иметь только зарегистрированные пользователи.
5.2.2. Включение документов в СЭД осуществляется посредством заполнения полей ЭРК, создания электронной копии документа (сканирования), если документ был создан на бумажном носителе, присоединения электронной копии документа к ЭРК, размещения документа в соответствующей СЭД в соответствии с ее классификационной схемой.
5.2.3 В целях размещения документов в СЭД, поиска документов, ведения справочной работы по документам, включенным в СЭД, используются классификаторы и справочники, в том числе:
классификаторы: корреспондентов, видов документов, структурных подразделений администрации муниципального района, должностных лиц администрации муниципального района, исполнителей по документам; тематический (вопросов деятельности), номенклатура дел администрации муниципального района;
справочники: сроков исполнения, резолюций (поручений), электронных адресов постоянных корреспондентов, шаблонов бланков документов и шаблонов документов, типов связей с другими документами (связанными документами).
Рекомендую вынести Регламент работы с документами в системе
электронного документооборота в приложение

Структура инструкции по делопроизводству
VI. Документальный фонд организации
6.1. Разработка и ведение номенклатуры дел
Закрепляем порядок индексации
Особенности отражения в номенклатуре дел электронных дел
6.2. Формирование дел и их текущее хранение
6.3. Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение
(экспертиза, оформление дел, составление описей дел и актов на
уничтожение)
6.4. Передача дел на хранение в архив или муниципальный архив
6.5. Организация доступа к документам новое
6.6. Меры сохранности документов при ликвидации организации новое.