Askona life group. Отчёт Synerteam

ЗАДАНИЕ
Зачем?
Низкая скорость оформления заказа в салоне
Оформление заказа в 5 окнах
Недовольные клиенты
Упущенные продажи
Избыточный персонал
Что?
Сократить срок оформления заказа и обслуживания клиента в салонах
Обеспечить единое окно для обслуживания
Повысить качество сервиса в магазинах
Исключить упущенные продажи
Создать мобильный инструмент (планшет) для сотрудников
Запустить решение в 2 пилотных магазинах
Доработать решение для возможности Rollout
Когда?
MVP – декабрь 2020 г., 3 месяца

Краткий статус
Оценка уровня командного взаимодействия
Проведено 7 сессий.
На сессиях наблюдается высокий уровень командного взаимодействия.
Составлен план внедрения.

ЗАДАНИЕ
Р
А
I
E
CAPI

Диагностика проблем
Долгое согласование договоров
2. Неудобные формы/маршруты кадровых документов.
3. ИТ заявки:
названия заявок не понятные для оформляющих заявку
избыточное количество согласующих ИТ заявок
избыточное количество ИТ процессов требующих прохождения через Директум
форма ИТ заявок содержит избыточное количество информации
список пользователей неактуальный
Сформированоно 9 PIPs;

Определение задач
Сократить количество документов за счет укрупнения категорий
Исключить лишних согласующих
Зашить типовыми формами договора и минимизировать согласующих
Юристы должны получать финальную версию документа / информирование
Создать режим рецензирования документа пришедшего на согласование
Проверить интеграцию Директум 2 с 1С по сотрудникам, штатному расписанию
Проработать интеграцию с учетной системой
Выделить виды документов для Директум
Описать жесткие маршруты и количество согласующих
По ИТ заявкам: определить какие виды заявок не должны идти через Директум, каких согласующих требуют заявки в Директму и убрать лишних.
Упростить формы ИТ заявок по подразделениям
Убрать лишних, уволенных и неактуальных пользователей

Критерии хорошего решения

Решения
1. Директум общие:
Отключить пользователей Директум , которые не работали до 01.01.2020
Актуализировать список пользователей Директум: убрать двойные записи
2. Договоры - маршруты согласования
Оставить 3 маршрута с минимальным количеством согласующих: для типовой формы договора, для нетиповой формы, для уведомления юридической службы.
Для каждой категории разработать карточку с набором обязательных полей для конкретной категории
Оставить единый срок прохождения согласования в соответствии с действующим регламентом
Использовать при внедрении тех. возможность: создать режим рецензирования документа пришедшего на согласование; обеспечить неприкосновенность защищенного файла
Все изменения сделать в Директум 1. Реквизиты компаний ПМТ и пользователей ПМТ должны появится в Директум 1, по возможности перенести лицензии Директум 2 ПМТ в Директум 1. После этого договоры в Директум 2 не ведутся.
3. Типовые договоры
Типовые формы Договоров будут подготовлены для каждого подразделения с учетом их интересов.
Шаблоны типовых договоров хранить в Директум
Разовые договоры с суммой менее лимита до 500 000 руб не хранятся в бумажном виде, хранятся только в виде эл. документа в Директум.
Предусмотреть процедуру контроля СБ: исключить возможность дробления крупного договора на несколько по 500 000 руб.

Решения
4. Процессы HR в Директум
Перенести процессы HR в Директум
Изменить маршруты в Директум 1. Юр лица из Директум 2 подключаются к Директум 1 при переходе на ЗУП.
Оставить согласующих в текущем формате, пересмотреть порядок согласования при переходе на новую оргструктуру HR.
Оставить за рамками внедрения: Заявки на подбор, Заявки на увольнение. Эти процессы будут изменяться в ближайшее время, изменения затронут не только Дирекутм, но и другие системы, возможно, что они будут реализованы не в Директум"
Необходимо доработать дизайн бизнес-процессов по заявкам на льготы после окончания функционаьного дизайна по корпоративному порталу.
5. ИТ заявки ИТ01 и ИТ02
Дополнительно проработать с системым администрированием и тех. поддержкой состав ИТ заявок (ИТ01 и ИТ02) и их минимизацию
6. ИТ заявки подразделений
Формы ИТ заявки по подразделениям должны быть переработаны: упростить вид формы, учесть потребности пользователя, переработать маршрут согласно категории и действиям с подразделением ( открытие / изменение / закрытие).

План реализации

План реализации