Документационное обеспечение управления и функционирование организации

ФУНКЦИЯ УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТАМИ
Управление документами – это система, позволяющая установить общие правила работы с документами и их хранения, обеспечивающие эффективную работу и системы качества, и самой организации.

ОРГАНИЗАЦИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА
Этапы делопроизводства: 1) прием и первичная обработка документов, 2) предварительное рассмотрение документов, 3) регистрация, 4) рассмотрение документов руководством, 5) направление на рассмотрение, 6) контроль исполнения, 7) направление документа в дело.

ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ
Документирование – это процесс сохранения какой-либо информации на различные носители по установленной форме и правилам при помощи записи. Нормативные документы, на основе которых ведется документирование: ГОСТ Р 7.0.97-2016

СРЕДСТВА ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ
Принтер
Компьютер
Сканер

ДОКУМЕНТООБОРОТ
Документооборот – движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.

РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТА
Регистрация документов в делопроизводстве — важная процедура, фиксирующая факт постановки документа на учет, придающая ему законную силу. Поэтому регистрационный номер является одним из основных реквизитов, наличие которых является обязательным в документе.

Для регистрации документов могут использоваться карточная или журнальная формы. Причем обе формы регистрации могут вестись как в ручном варианте, когда журнал или карточки создаются на бумажном носителе, так и в автоматизированном режиме с использованием компьютеров и программного обеспечения.

ТЕКУЩЕЕ ХРАНЕНИЕ
Текущее хранение документов представляет собой хранение документации в организации до передачи в архив. Это могут быть как документы по нерешенным делам и задачам, так и дела, которые находятся в подразделении до момента передачи в архив.