Дополнительная профессиональная программа (повышение квалификации)

2. Профильная часть
Раздел 2. Актуальные вопросы организации служебной деятельности секретаря судебного заседания и секретаря суда. Общие вопросы деятельности судов общей юрисдикции.
Тема 4. Применение современных электронных технологий в делопроизводстве и архивном деле
Сергей Витальевич Федосеев
к.т.н., профессор кафедры Информационного права, информатики и математики РГУП

Вопросы
Современные подходы к построению систем электронного документооборота.
Обобщенный перечень функций автоматизированных систем документооборота
Эффективность внедрения систем электронного документооборота
Направления развития систем электронного
документооборота.
5. Защита информации и персональных данных в системах электронного документооборота.
Лекция
Применение современных электронных технологий в делопроизводстве и архивном деле

Вопрос 1.
Современные подходы к построению систем электронного документооборота

Документооборот: движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления»
Система электронного документооборота - комплекс программно-технических средств, обеспечивающих движение электронных документов и/или информации о бумажных документах и их обработку в соответствии с принятыми правилами делопроизводства.

Документ
(документированная информация) –
- это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать

Электронный документ (ЭД) –
оформленная надлежащим образом в установленном порядке и зафиксированная на машинном носителе информация, которая с помощью некоторого программного средства может быть представлена в форме, пригодной для её восприятия человеком.
ЭД логически состоит из двух частей:
• Содержательная часть – информация, необходимая для восстановления (представления) документа в доступном для восприятия человеком виде.
• Реквизитная часть – аутентификационные и идентификационные данные ЭД.

Классификация автоматизированных систем, применяемых в области организационного управления
Системы управления электронными документами – Electronic Document Management Systems (EDMS)
Электронные архивы
Системы управления потоками работ – WorkFlow Systems
Системы управления корпоративным контентом - Enterprise content management (ECM)
Системы управления информацией – Information Management Systems

Клиент-серверная архитектура системы

Трехзвенная клиент-серверная архитектура системы

Концепция современных систем документооборота включает
интеграцию печати, копирования, сканирования и факсимильной передачи данных в единый процесс документооборота;
внедрение технологий сканирования и распознавания образов документов;
внедрение технологий электронного архива документов;
внедрение технологий управления процессами бумажного документооборота по сети;
внедрение электронного документооборота и делопроизводства;
внедрение встроенных и внешних средств защиты документооборота.

Первый МОДУЛЬ –
Электронный документооборот
Реализует все функции контроля с помощью модульного серверного программного комплекса, состоящего из 3-х функциональных компонент:
Сервер приложений
Сервер хранения данных
Клиент.

Сервер приложений
Обеспечивает выполнение основных сервисов документооборота:
защиту данных
авторизацию
организацию взаимодействия служб в разнородных средах между собой и т.д.
Рассылка поручений, сообщений, приказов в корпоративные почтовые ящики осуществляется с помощью шлюза к почтовому серверу
Защита информации методами шифрации данных и электронной подписи осуществляется встроенным или внешним модулем защиты

Сервер хранения данных
Служит для размещения данных (документов) различного назначения.
Поддерживаются:
корпоративные СУБД (SQL Server, Oracle, Informix, SAP и др.)
встроенные специализированные объектно-документальные базы данных.
Клиент
Используется стандартный WEB-Browser и стандартная электронная почта.

Современная система документооборота поддерживает выполнение следующих функций (1-14):
Регистрация документов с использованием механизма регистрационных карточек. Поддерживается четыре класса - входящие, исходящие, внутренние входящие и исходящие;
Автоматическая нумерация документов с возможностью настройки под конкретного заказчика;
Хранение документов, созданных разнообразными приложениями;
Поддержка шаблонов наиболее часто используемых документов;

Современная система документооборота поддерживает выполнение следующих функций (1-14):
5. Рассылка документов, заданий, поручений исполнителям по спискам;
6. Контроль исполнения заданий с помощью механизма контрольных карточек, создание отчетов;
7. Настройка системы документооборота на специфические действия: согласование, утверждение, визирование, отправка на доработку и другое;
8. Полнотекстовый поиск и поиск по атрибутам документам;

Современная система документооборота поддерживает выполнение следующих функций (1-14):
9. Назначение прав доступа к документам и функциям системы документооборота;
10. Работа в режиме замещение исполнителя;
11. Интеграция со средствами защиты информации;
12. Интеграция с корпоративной электронной почтой;
13. Интеграция с корпоративными СУБД;
14. Интеграция с системой управленческого и финансового учета.

Вопрос 2.
Обобщенный перечень функций автоматизированных систем документооборота

Системы документооборота ориентированы на автоматизацию следующих видов деятельности:
делопроизводство
документооборот
архивное дело
сбор информации
исполнение документов (документирование)
издательская работа
управление
администрирование, разграничение доступа и защита информации.

Функциональность системы должна обеспечивать решение следующих задач
В области делопроизводства:
создание и ведение классификаторов объектов, участвующих в процессе делопроизводства;
регистрация документов в системе электронного документооборота;
учёт всех операций с бумажными документами и их электронными версиями.

Функциональность системы должна обеспечивать решение следующих задач
В области документооборота:
определение схемы документооборота, т.е. определение потоков движения документов в системе в соответствии с организационной структурой и ведение соответствующих классификаторов.
ввод документа в систему электронного документооборота;
хранение электронных версий документов;
движение электронных версий документов в соответствии с принятой схемой документооборота;
вывод документа из системы (в архив или уничтожение).

Функциональность системы должна обеспечивать решение следующих задач
В области архивного дела:
формирование и ведение номенклатуры дел;
создание и ведение классификаторов тематических рубрик;
учёт хранимых дел бумажных документов;
перевод бумажных документов в электронный вид;
поддержание хранилища электронных версий документов;
информационный поиск в архивных документах по запросам пользователей системы.

Функциональность системы должна обеспечивать решение следующих задач
В области сбора информации:
обеспечение интерфейса с внешними по отношению к системе ЭД информационными ресурсами;
информационный поиск в локальных информационных хранилищах (ИХ) подразделений и ИХ архива;
индексирование и рубрицирование электронных версий документов.

Функциональность системы должна обеспечивать решение следующих задач
В области исполнения документов:
ведение библиотеки форм (шаблонов) документов;
создание (корректировка) электронных версий документов.

Функциональность системы должна обеспечивать решение следующих задач
В области издательской работы:
перевод официальных документов в электронный вид;
подготовка оригинал-макетов издаваемых документов;
корректорская работа (вычитка, сверка);
тиражирование (печать) документов;
копирование (размножение) документов.

Функциональность системы должна обеспечивать решение следующих задач
В области управления:
планирование и контроль исполнения документов и решения вопросов;
получение статистики документооборота;
управление работой комплексов программных и технических средств системы.

Функциональность системы должна обеспечивать решение следующих задач
В области разграничения доступа и защиты информации
планирование и установление полномочий пользователей на доступ к функциям и данным;
контроль (протоколирование и анализ) действий пользователей системы;
обеспечение безопасности, гарантирующей подлинность электронного документа и его защиту от несанкционированного доступа (например, средства электронно-цифровой подписи и шифрования на основе криптографических алгоритмов).

Вопрос 3.
Эффективность внедрения систем электронного документооборота

При внедрении СЭД обычно ставят следующие цели:
- сокращение или полный отказ от бумажного документооборота;
- создание единой информационной базы компании;
- снижение риска утери документа;
- структурирование всей документации по утвержденной номенклатуре;
- повышение дисциплины среди сотрудников благодаря возможности отслеживания деятельности исполнителя конкретного документа;
- контроль над исполнением документов;
- повышение эффективности работы компании.

Эффективность внедрения систем электронного документооборота определяется параметрами:
- Снижение материальных затрат
- Экономия на базовых процессах
- Совершенствование процесса согласования и исполнения поручений
- Экономия на конкретных операциях, не привязанных к процессам

Вопрос 4.
Направления развития систем электронного документооборота

4.1. Интеграция СЭД с распространенными приложениями
EIM (Enterprise Information Management)
Целью EIM-стратегии является:
обеспечение легкого и быстрого доступа ко всем корпоративным знаниям и данным и возможности управления корпоративной информацией из любого места
вопросы унификации разработки СЭД и их интеграции с распространенными операционными системами, приложениями, различными интерфейсными средами

4.2. Возможности распределенной генерации выходных документов
Устойчивый спрос на OMS-системы
Спрос на OMS-системы в среднесрочной перспективе останется сильным, так как большинство пользователей ERP-систем не хочет иметь проблем с формированием и выводом различных отчетов и документов
OMS-системы
(Order Management Systems - системы управления заказами)
– предназначены для отслеживания всех этапов исполнения заказа,
а также для формирования детальных отчетов по каждому этапу и по процессу обработки заказа.

4.3. Изменения предпочтений потребителей
- становится все более привлекательной недорогая базовая функциональность управления документами (реализованная, в ряде программных продуктов Microsoft, Lotus, Oracle)
- сохраняется спрос на сложные вертикальные СЭД-решения для фармацевтики, строительства, страхования и других отраслей
- ряд отраслей (таких, как производство медицинского оборудования, аэрокосмостроение, транспорт, юриспруденция и др.) вообще требует особенно жесткого контроля за определенными документами и их содержимым
- аналитики предсказывают интенсивный спрос на технологии workflow, в основном, для их использования при интеграции приложений и автоматизации бизнес-процессов

4.4. Развитие Интернет-ориентированности СЭД.
- Ключевым условием успеха СЭД на мировом рынке является их Web-ориентированность.
Центральную роль начинают играть системы управления Web-содержимым, функциональность которых в последующем будет только повышаться.
- Популярность мобильного доступа в Интернет также способствует развитию Web-ориентированных СЭД для доставки через эти системы разнообразного содержимого на мобильные устройства.

4.5. Дальнейшее развитие концепции ЕСМ
Enterprise Content Management ("управление корпоративным содержимым", а не управление корпоративным электронным документооборотом),
Суть данного подхода (его называют инфраструктурным) состоит в том, что корпоративное содержимое не должно принадлежать только одному приложению или системе - оно должно быть доступно для множества приложений и свободно распространяться между ними.
ECM-системы состоят из приложений, которые могут взаимодействовать между собой, а также использоваться и продаваться самостоятельно.

Важное свойство ECM-инфраструктуры -
это ее независимость от единственного универсального хранилища содержимого.
- в ECM-инфраструктуре интегрируется множество специализированных хранилищ данных, включая, в том числе, хранилища электронных документов об изделиях, электронную почту, хранилища Web-содержимого, файловые системы и СУБД.
- с помощью ЕСМ-инфраструктуры реализуются такие сервисы управления корпоративным содержимым, как персонализация, контроль доступа, управление полномочиями пользователей и др.

В современных ECM-системах реализованы следующие ключевые компоненты:
управление документами - экспорт/импорт, контроль версий, безопасность и службы библиотек для деловых документов;
управление образами документов (Document Imaging) - захват, преобразование и управление бумажными документами;
управление записями, долгосрочное архивирование, автоматизация политик хранения и соответствия нормам регулирующих органов;
управление потоками работ (Workflow) - поддержка бизнес-процессов, передача контента по маршрутам, назначение рабочих задач и состояний, создание журналов аудита;

В современных ECM-системах реализованы следующие ключевые компоненты:
управление веб-контентом (WCM) - автоматизация роли веб-мастера, управление динамическим контентом и взаимодействием пользователей;
управление мультимедиаконтентом (DAM) - управление графическими, видео и аудиофайлами, различными маркетинговыми материалами, например, флеш-баннерами, рекламными роликами;
управление знаниями (Knowledge Management) - поддержка систем для накопления и доставки релевантной для бизнеса информации;
документо-ориентированное взаимодействие (Collaboration) - совместное использование документов пользователями и поддержка проектных команд.