Практика организации электронного документооборота между организациями холдинга

Работа в рамках единой системы:
Репликация
Сервер веб-доступа
Портальное решение на базе MS SharePoint
Терминальный сервер
Варианты организации работы

Работа в единой системе

Обмен электронными документами:
Между системами DIRECTUM
Между DIRECTUM и сторонней системой
Произвольный обмен документами с ЭЦП
Варианты организации работы

Способы отправки:
Почта (Почта России)
Курьер (СПСР, DHL, EMS и пр.)
Факс
Отсканированные образы по электронной почте
Обмен документами между организациями

Преимущества:
Бумажный документ - официальный документ
В большинстве случаев достаточно факс-копии документа
Отсканированная копия по электронной почте дойдет быстрее оригинала документа до адресата
Недостатки:
Низкая скорость доставки бумажных документов
Низкая достоверность документов, полученных по факсу и электронной почте
Промежуточные операции по переводу из электронного в бумажный вид и обратно
Обмен документами между организациями

Обмен электронными документами, заверенными ЭЦП, с помощью приложения DIRECTUM OverDoc
Обмен документами через электронную канцелярию по стандарту Гильдии Управляющих Документацией «Взаимодействие систем автоматизации документационного обеспечения управления»
Предложение DIRECTUM

DIRECTUM OverDoc
просматривать атрибуты документа (название, номер, дату)
просматривать и проверять достоверность цифровых подписей документа
ставить собственную цифровую подпись на документ
редактировать текст документа
пересылать документ
импортировать документ в DIRECTUM
Работает со структурированными электронными документами и позволяет:

DIRECTUM OverDoc

DIRECTUM – DIRECTUM:
Регистрация документа, фиксация в РКК способа отправки
Отправка письма с вложением в формате Гильдии по электронной почте
Контроль доставки письма до адресата
Прием письма у адресата, создание новой РКК, отправка поручения на регистрацию
Утверждение РКК, регистрация в системе электронного документа
Отправка документа на согласование и утверждение
Обмен документами через канцелярию

DIRECTUM - другая система:
Регистрация документа, фиксация в РКК способа отправки
Отправка письма с вложением в формате Гильдии по электронной почте
Контроль доставки письма до адресата
Прием письма у адресата, создание новой карточки
Далее работа с документом зависит от функциональных возможностей системы
Обмен документами через канцелярию

Преимущества:
Высокая скорость доставки документов
Высокая достоверность документов, полученных из другой организации
Отсутствуют промежуточные операции по переводу из электронного в бумажный вид и обратно
Требуется:
Единый центр сертификации ЭЦП или доверие центру сертификации партнера
Заключение договора об ЭЦП
Обмен документами через канцелярию