Эффективные решения на базе универсальной СЭД

Украинский интерфейс;
Программная платформа IBM LOTUS Domino/Notes;
Соответствие международным стандартам OSI/ISO;
Соответствие требованиям действующего законодательства Украины;
Интеграция с информационными системами;
Возможность самостоятельного внедрения.
MasterDoc это:
2

IBM - лидер в разработке, развитии и изготовлении передовых информационных технологий;
IBM LOTUS DOMINO/NOTES эффективная, надежная и масштабируемая платформа для создания крупных информационных систем, ориентированных на работу с документами.
Возможности, которые обеспечивает платформа:
- создание территориально-распределенных систем;
- работа мобильных и оффлайн пользователей;
- открытая архитектура приложений;
- встроенные средства обмена мгновенными сообщениями;
- безопасность IT инфраструктуры (многоуровневой модели защиты);
- простота администрирования.
Возможности платформы Lotus Domino/Notes:
3

Возможности платформы Lotus Domino/Notes:
4

Создание единого информационного пространства;
Повышение скорости принятия решений;
Повышение управляемости организации и исполнительской дисциплины;
Повышение скорости распространения знаний внутри организации;
Обеспечение возможности удаленной работы;
Обеспечение коллективного согласования документов и коллективной работы с документами;
Решение организационных задач:
5

Соответствие действующей законодательной и нормативно-
правовой базе Украины, а также нормативным документам
в сфере делопроизводства:
Постановлению Кабинета Министров Украины от 17.10.97 г. № 1153 «Об утверждении Примерной инструкции из делопроизводства в министерствах, других центральных органах исполнительной власти, Совету министров Автономной Республики Крым, местных органах исполнительной власти”;
Закону Украины от 02.10.96р. № 393/96-ВР “Об обращении граждан”;
Постановлению Кабинета Министров Украины от 14.04.97р. № 348 “Об утверждении Инструкции из делопроизводства за обращениями граждан в органах государственной власти и местного самоуправления, объединениях граждан, на предприятиях, в учреждениях, организациях независимо от формы собственности, в средствах массовой информации”;
Приказу Государственного комитета архивов Украины от 16.03.01р. № 16 “Об утверждении Правил работы архивных подразделений органов государственной власти, местного самоуправления, предприятий, учреждений и организаций”, зарегистрированный в Министерстве Юстиции Украины 08.05.01 г. № 407/5598;
Приказу Главного архивного управления при Кабинете Министров Украины от 20.07.98 года № 41 «Об утверждении Перечня типичных документов», зарегистрированный в Министерстве Юстиции Украины 17.09.98 г. № 576/3016;
Закону Украины от 22 мая 2003 года № 851-IV «Об электронных документах и электронном документообороте»;
Указу Президента Украины от 20.10.05 г. № 1497/2005 «О первоочередных заданиях относительно внедрения новейших информационных технологий»
Постановления Кабинета Министров Украины от 28 октября 2004 года № 1453 «Об утверждении Типичного порядка осуществления электронного документооборота органа исполнительной власти»;
Приказу Государственного комитета архивов Украины от 25.04.2005 № 49 «Про утверждение Порядка хранения электронных документов в архивных учреждениях», зарегистрированный в Министерстве Юстиции Украины 07.06.05 г. ; 627/10907;
Постановлению Правления Национального банка Украины №357 от 12.09.2006 «Про утверждение Положения о порядке формирования, хранения и уничтожения электронных архивов в НБУ и банках Украины», зарегистрированный в Министерстве Юстиции Украины 03.10.06 г. № 1089/12963;
Постановлению Правления Национального банка Украины №601 от 08.12.2004; «Про утверждение Перечня документов, которые образуются в деятельности Национального банка Украины и банков Украины, с указанием сроков хранения», зарегистрированный в Министерстве Юстиции Украины 24.12.04 г. № 1646/10245;
Закону Украины от 05.07.94 г. № 81/94-ВР «О защите информации в информационно телекоммуникационных системах», введено в действие с даты опубликования 02.08.94 г..
6

Сокращение затрат времени на поиск, создание и обработку документов;
Автоматизация отчетности по документообороту и контролю исполнения;
Исключение возможности утери документов;
Автоматизация согласования, обсуждения, подписания и исполнение документов.
Эффективная работа с документами:
7

Универсальна пересылка:
8

Работа с внешним оборудованием:
9

Импорт документов и интеграция с приложениями заказчика :
10

Поиск
Портал
Протоколи-рование событий
Справочник организа-ции
СЭД
Клонирование
Пересылка
Канцелярия
Обращения граждан
Приказы и распоряжения
Служебные записки
Контроль договоров
ЭЦП
Штрихкодирова-
ние
Отчеты
WEB
Интеграция
Справочники и словари
Электронная почта
Архив
Потоковое сканирование
Защита информации
Удаленная работа
Репликация
Диагностика системы
11

Функциональные подсистемы:
12

Пример жизненного цикла деловодства:
1. Создать документ
2. Зарегистрировать
3. Рассмотреть
4. Подписать
5. Отправить в архив
13

Пример жизненного цикла документооборота:
2. Принятие решений
- Подписать
- Наложить ЭЦП
- Расписать поручения
- Принимать решения на основании составленной деловодом информации
1. Работа с документом
- Создать документ
- Зарегистрировать
- Направить на рассмотрение
- Направить на подпись
- Отправить в архив
3. Работа с поручениями для руководящего состава
- Отправка на ознакомление
- Распределение поручений в системе
- Контроль исполнения
- Создание процессов согласования
- Формирование отчетов
4. Работа с поручениями
- Исполнение личных поручений
- Создание поручений исполнителям и контроль выполнения
- Внутренние обсуждения и согласования
- Отправка на ознакомление
5. Исполнение поручений
- Ознакомление с документом
- Исполнение
- Внесение данных о проделанной работе
14

Личный кабинет:
15

Прозрачность управления и контроль исполнительской дисциплины
Виды контроля:
Предупредительный. Текущий. Итоговый
Фронтальный. Индивидуальный. Выборочный
Внутренний. Внешний
Фиксированный. С корректировкой
Периодичный. Постоянный
16

Прозрачность управления и контроль исполнительской дисциплины
Более 20 основных видов контроля
Настройка системы контроля под орг. структуру предприятия
Отправка уведомлений и напоминаний
Построение отчетов о результатах работы
Гибкая настройка прав
Контроль сроков исполнения
17

Контроль договоров:
18

Согласование документов:
19

Безопасность. Электронная цифровая подпись:
20
Украинские
криптопровайдеры

Безопасность. Ролевая модель:
21

Отчетность:
22

Консалтинговые услуги
Аналитическое обследование
Разработка концепции создания СЭД
Разработка Спецификации по установке и настройке
Разработка спецификации на дополнительные модули и механизмы
Разработка и принятие регламентов
Внедрение
Настройка регламентов
Разработка дополнительных модулей
Установка ПО IBM Lotus Domino\Notes
Установка и настройка СЭД
Настройка отчетов
Наполнение справочников данными Заказчика
Обучение пользователей и администраторов СЭД
Сопровождение
В телефонном режиме
По электронной почте
Через web- доступ к базе по поддержке пользователей
Выезд специалиста на территорию Заказчика
Методология внедрения СЭД:
23

Администрирование и тех. поддержка:
24

СЭД
1
Контроль работы –
Вы всегда
в курсе
2
Дистанционная поддержка
3
Автоматическая диагностика
4
Управляйте сами
5
Ваша индивидуаль-
ность
6
Вы имеете доступ к истории
7
Выбор операционной системы
8
Территориально-распределенная структура
9
Технические требования
10
Качество работы
25
Конкурентные преимущества

протоколирование действий пользователей;
протоколирование внесения изменений в документы;
контроль работы агентов системы;
контроль удаления документов из системы.
КОНТРОЛЬ РАБОТЫ – ВЫ ВСЕГДА В КУРСЕ:
1

???
ДИСТАНЦИОННАЯ ПОДДЕРЖКА ПОЛЬЗОВАТЕЛЕЙ:
Вы хотите задать нам вопрос или отправить предложение ??? – у Вас есть возможность автоматического информирования нас о сложившихся у Вас ситуациях.
Руководитель проектов
Группа тестирования
Группа разработки
Заказчик 2
Заказчик 1
Заказчик 3
Сервера СЭД на стороне заказчика
База задач
Intenet
Заказчик направляет предложение/запрос
Заказчик получает отчет о выполненной работе
Плановое обновление системы для всех заказчиков
Еженедельный отчет о работоспособности системы
Плановое обновление системы для всех заказчиков
2

наличие средства диагностирования/перенастройки сервера с уведомлением Вашего администратора о сложившихся ситуациях в работе системы;
реконфигурирование сервера.
АВТОМАТИЧЕСКАЯ ДИАГНОСТИКА:
3

Гибкие настройки позволяют легко конфигурировать систему.
УПРАВЛЯЙТЕ САМИ: ОТ ПРОСТОГО К СЛОЖНОМУ
4

ВАША ИНДИВИДУАЛЬНОСТЬ:
конструктор отчетов;
конструктор поиска;
конструктор рабочего места/Портал;
конструктор шаблонов документов; конструктор формата регистрационных
номеров;
конструктор уведомлений от системы.
5

Технология Domino Attachment and Object Service (DAOS) позволяет хранить прикрепленные файлы из документов всех пользователей в отдельном хранилище.
64 Gb - размер базы системы электронного документооборота MasterDOC (более 16 млн. документов размером до 4 Kb).
1000 документов в день (365 тыс. документов в год).
Ресурс по емкости – 45 лет.
ВЫ ИМЕЕТЕ ДОСТУП К ИСТОРИИ:
Период хранения документов
СЭД
СЭД MasterDoc
До 7 лет
До 45 лет
Используемая СЭД
6

предоставляем возможность серверному и клиентскому месту использовать любую операционную систему (ОС); обеспечиваем возможность совместной работы в системе пользователей различных операционных систем.
ВЫБОР ОПЕРАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ ЗА ВАМИ:
ОС Windows
ОС LINUX
7

Мы обеспечиваем для ВАС стабильную работу системы в Ваших структурных подразделениях и филиалах.
РАБОТА В ТЕРРИТОРИАЛЬНО-РАСПРЕДЕЛЕННЫХ СТРУКТУРАХ:
8
Автономная работа при разрыве каналов связи
Репликация и кластеризация
Удаленная работа
Работа через WEB интерфейс
Отказоустойчивое кроссплатформенное решение
Минимальные требования к каналам связи
Одновременная работа над одним документом

Используем то, что под рукой.
МИНИМАЛЬНЫЕ ТЕХНИЧЕСКИЕ ТРЕБОВАНИЯ:
Существующееоборудование
СЭД MasterDoc позволяет использовать существующее оборудование
Современное оборудование
9
Где взять современное оборудование?

наличие оптимизированного кода;
возможность вам убедиться в предоставляемых гарантиях, на основе разработанной нами утилиты.
В КАЧЕСТВЕ РАБОТЫ УБЕДИТЕСЬ САМИ:
1
2
3
4
5
6
7
Найти качественное решение
Проведен анализ
и оптимизирован код
10

НАШИ ПРОЕКТЫ:
Украинское государственное предприятие почтовой связи "Укрпочта"
Открытое акционерное общество "Кредобанк"
Главное управление внутреннего финансового контроля и аудита исполнительного органа Киевской городской государственной администрации
Печерская районная государственная администрация в г. Киеве
Дочерняя компания "Укргаздобыча" Национальной акционерной компании "Нафтогаз Украина"
36

Украинское государственное предприятие
почтовой связи «УКРПОЧТА»:
Внедрение:
Генеральная дирекция, Областные Дирекции и ЦПС;
Количество рабочих мест – 600
Количество серверов - 40
2007 – 2011 г.
Внедрение СЭД - создание единого информационно - управленческого пространства.
Реализация импорта данных с различных информационных систем Заказчика в СЭД.
Разработка сложных аналитических отчетов в разрезах периодов за разные годы.
Централизованное обучение групп внедрения СЭД в Дирекциях.
Дистанционный контроль и помощь во внедрении СЭД.
Разработка интеграции с корпоративным порталом Генеральной дирекции.
Реализация механизмов взаимодействия в распределенной структуре.
37