Электронный документооборот и управление поручениями

План презентации
О нашем опыте
Документооборот
Управление поручениями
Вопросы и ответы

Наш опыт
Основные интересы и компетенции:
Разработка корпоративных портальных решений
Внедрение систем и методологии анализа данных
Более 20 клиентов в области корпоративных порталов

Документооборот
Автоматизация типовых процессов документооборота

Основные потоки документов
документы от контрагентов, гос учреждений
Внутренние документы
приказы, распоряжения, протоколы, решения, акты, докладные записки
Движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки образует документооборот организации
документы контрагентам

Оперативная обработка поступающей и отправляемой документации
Согласование документов на всех этапах исполнения от инициатора до подписания руководителем структурного подразделения
Контроль выполнения и отчетность
Обеспечение юридически значимого документооборота
Обеспечение совместной работы
Построение электронного архива
Документооборот – решаемые задачи

Примеры групп документов
Входящие документы
Исходящие документы
Внутренние документы
Организационно-регламентные документы
Договоры, Соглашения
+ Любые, настраиваемые клиентом
Роли
Секретарь
Руководитель
Сотрудник
Структура системы

Входящие документы
Типовые группы документов

Исходящие документы
Типовые группы документов

Организационно-регламентные документы
Типы документов
Типовые группы документов

Договоры, Соглашения
Типы документов
Типовые группы документов

Внутренние документы
Типы документов
Типовые группы документов

Дополнительные примеры маршрутов
Приказы/ Распоряжения

Дополнительные примеры маршрутов
Финансовые документы (платежи/счета/бюджеты/закупки...)

Дополнительные примеры маршрутов
Акты (о проделанной работе/о внедрении /…)

Интерфейс

Интерфейс – список документов
Настраиваемые этапы работы с документом
Удобный интерфейс для поиска и отбора документов
Настраиваемые типы и шаблоны документов

Интерфейс – структура компании
Портал документооборота знает о структуре подчиненности

Настройка цепочки согласования документа
Этапы по должностям

Настройка цепочки согласования документа

Документооборот – запуск согласования
Запуск согласования

Документооборот – запуск согласования
Цепочка согласования. Выбираем вручную или система заполняем сама
Пишем комментарий для всех согласующих
Указываем срок и наблюдателей

Документооборот –карточка документа
Можно настраивать
поля документа
Можно обсуждать
документ

Удобный интерфейс для поиска и отбора документов
Документооборот - документ
Созданный по шаблону документ и его атрибуты

Документооборот - версии
Сравнение версий
Протокол изменений

Документооборот – календарь документов

Управление поручениями
Повышение эффективности работы сотрудников за счет автоматизации ведения планов и исполнения поручений

Управление поручениями – решаемые задачи
Централизованное планирование проектов
Контроль сроков выполнения
Сокращение потерь времени
Обеспечение совместной работы
Оперативность коммуникаций

Управление поручениями - особенности
Интеграция с организационным справочником компании
Настраиваемые KPI
Интеграция с MS Office
Добавление задач в два клика
Контроль сроков
Обсуждение проектов
Ведение справочников

Управление поручениями - модель

Управление проектами и задачами – проект
Сводка поручений по проекту
Общие сведения о проекте
Проектные документы
Расширенные сведения о проекте

Управление проектами и задачами – совещание
Участники
Поручения

Управление проектами и задачами – личный раздел

Общие сервисы и справочники на портале
Вспомогательные модули на портале

Портал– кадровый справочник

Портал– кадровый справочник
Зав. кафедрой
Проректор

Портал– сервис бронирования ресурсов

Портал– планирование отпусков

Портал – планирование командировок