Информационно справочная документация лекция 5

Информационно-справочные документы
1
Большинство документов, создаваемых учреждениями, являются информационно - справочными. Информационно - справочные документы – это совокупность документов, содержащих информацию о фактическом положении дел, служащих основанием для принятия решений, издания распорядительных документов.
Виды информационно - справочных документов:
Акт;
Протокол;
Докладная записка;
Объяснительная записка;
Справка;
Факс;
Письмо.

Акт:
информационно - справочный документ, составляющийся группой лиц для подтверждения установленных фактов, событий. Акт может содержать выводы, рекомендации, предложения его составителей. Акты подлежат утверждению, если имеют контрольно - ревизионный характер, содержат рекомендации и предложения. Акт утверждается распорядительным документом или руководителем, по указанию которого составлен документ.
Текст акта состоит из двух частей: вводной; констатирующей.
В вводной части текста акта указывается основание для составления акта, перечисляются лица, составившие акт и присутствующие при этом.
Констатирующая часть текста акта содержит описание проделанной работы (сущность, характер, методы, сроки); в ней фиксируются факты, излагаются выводы, предложения составителей акта.

Текст акта может быть разделен на пункты, составленные в виде таблицы. Акт подписывается всеми лицами, принимавшими участие в его составлении. Акты составляются на общем бланке.
Формуляр акта состоит из реквизитов:
наименование министерства или ведомства;
название организации;
наименование структурного подразделения;
наименование вида документа;
дата, номер;
место издания;
заголовок;
текст;
приложения;
подписи (членов комиссии);
гриф утверждения, согласования.

Протокол:
документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, заседаниях, совещаниях и т.п. Протоколы оформляются на бланках организаций. Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.
Вводная часть текста протокола имеет постоянную и переменную информацию.
Постоянная - слова "Председатель", "Секретарь", "Присутствовали". Пишутся от начала левого поля.
Переменная - инициалы и фамилии председателя, секретаря и присутствовавших.

Основная часть протокола строится по схеме:
СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ) - по каждому вопросу отдельно. От левого поля без знаков препинания.
Перед словом СЛУШАЛИ ставится цифра вопроса повестки дня, если вопросов несколько. С красной строки пишут инициалы и фамилию докладчика в именительном падеже. Затем печатают содержание доклада, сообщения. После ВЫСТУПИЛИ с красной строки пишут инициалы и фамилии выступающих в именительном падеже, затем печатают содержание доклада, сообщения.
Завершающая часть текста протокола - постановление по вопросу. Начинается словом ПОСТАНОВИЛИ. Она строится по схеме: действие - исполнитель - срок.
Протокол может фиксировать решение об утверждении какого-либо документа. Протокол подписывают председатель и секретарь.

1
Протокол состоит из:
1. наименование организации или ведомства;
2. НАЗВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ - крупно;
3. наименование структурного подразделения(если есть);
4. наименование вида документа - ПРОТОКОЛ;
5.дата заседания, номер (в течение календ. года);
6. место составления (город);
7. заглавие (вид работы и наименование органа);
8. текст вводной и основной части;
9. подписи;
10. гриф утверждения, (если нужно), согласования

Докладная записка
документ, адресованный руководителю своей организации или в вышестоящую организацию и содержащий изложение какого-либо вопроса или факта. По содержанию докладные записки бывают:
а) информационные;
б) отчетные (по результатам командировки и проделанной работы).
В зависимости от адресата докладные записки бывают: внутренние и внешние.
Внутренние докладные записки оформляются на бланке формата А4, подписывает их автор - составитель.
Внешние докладные записки оформляются на общем бланке формата А4, подписываются руководителем организации.

Датой записки является дата её подписания. Докладные записки составляются как по инициативе автора, так и по указанию руководства.
Цель инициативной докладной записки - побудить руководителя принять решение.
Информационные докладные записки о ходе выполнения работ представляются руководству постоянно. Текст докладной записки делится на две части:
1.изложение фактов, послуживших причиной её составления;
2.выводы, предложения организации или должностного лица.

Название презентации
1
Внутренняя докладная записка состоит из:
1.наименование структурного подразделения(если есть);
2.наименование вида документа - докладная записка;
3.дата, номер;
4.адресат;
5.заголовок;
6.текст;
7.приложения (если есть);
8.подпись.

Внешняя докладная записка состоит из:
1.наименование министерства или ведомства;
2.название организации;
3.наименование структурного подразделения (если есть);
4.наименование вида документа –
докладная записка;
5.дата, номер;
6.место издания;
7.адресат;
8.заголовок;
9.текст;
10.приложения;
11.подпись.

Объяснительная записка:
документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, программы, отчета) или объясняющий причины нарушения трудовой дисциплины, невыполнения какого-либо поручения.
Объяснительные записки, являющиеся приложением к основному документу, поясняющие его, оформляются на общих бланках. Подписывает их руководитель.
Объяснительные записки, объясняющие причины нарушения трудовой дисциплины, невыполнения какого-либо поручения, составляются отдельными работниками на стандартном листе бумаги. Подписываются составителями.

Объяснительная записка состоит из:
1. наименование министерства или ведомства;
2. название организации;
3. наименование структурного
подразделения (если есть);
4. наименование вида документа;
5. дата, номер;
6. место издания;
7. адресат;
8. заголовок;
9. текст;
10. подпись.

Справка
документ, подтверждающий какие-либо факты или события. Справки составляются для описания и подтверждения фактов или событий в производственной деятельности организации.
Текст справки состоит из двух частей: в первой излагаются факты, послужившие поводом для её написания; во второй - приводятся конкретные данные. Выводы и предложения в справке не даются. Это и отличает её от докладной записки.
Датой справки является дата её подписания. Справки составляются для удостоверения юридических фактов: подтверждение места работы, учебы, занимаемой должности и т.д. При составлении справок, удостоверяющих юридические факты, используются унифицированные трафаретные бланки формата А5.

Справка состоит из:
1. наименование министерства или ведомства;
2. название организации;
3. наименование структурного подразделения (если есть);
4. наименование вида документа;
5. дата, номер;
6. место издания;
7. адресат(или по м/т);
8. заголовок;
9. текст;
10. подпись;
11. печать.
Текст справки начинается с указания фамилии, имени и отчества (в именительном падеже) работника (или иного лица - учащегося, пенсионера и т.д.), о котором сообщают сведения.

Факс
документ, полученный с помощью специального аппарата (телефакса) по телефонным каналам связи. Факс всегда будет являться копией переданного документа. Оформление факса осуществляется аналогично оформлению делового письма. Дополнительными данными, которые проставляет сам аппарат, являются:
указание (код) отправителя;
дата и время передачи;
длительность передачи;
номер телефакса, с которого передана информация;
количество страниц.

Если полученные факсы имеют важную информацию и предназначены для длительного пользования, их необходимо скопировать, так как факсовая бумага недолговечна.
В дорогих факсимильных аппаратах при использовании обычной бумаги копирование не обязательно.

Самым значительным видом информационно- справочных документов являются деловые ПИСЬМА
Письмо - обобщенное название различных по содержанию документов, служащих для связи и передачи информации между адресатами. Функции письма следующие: средство коммуникации; ретрансляции информации; уведомление о чем-либо.
Виды служебных писем:

Письмо состоит из
1. наименование министерства или ведомства;
2. название организации;
3. наименование структурного подразделения (если есть);
4. адрес организации (почтовый, телеграфный);
5. номер телефона, факса, телетайпа;
6. номер счета в банке;
7. дата, номер;
8. ссылка на индекс и дату входящего документа;
9. адресат;
10. заголовок;
11. текст;
12. приложения;
13. подпись;
14. печать;
15. фамилия и телефон исполнителя;
16. гриф ограничения доступа.

Виды писем:
Сопроводительное письмо - документ, информирующий адресата о направлении к нему прилагаемых к письму документов, отправленных материальных ценностей. Оно составляется лишь в том случае, когда содержит пояснения о характере исполнения или цели направления приложенного документа. Текст начинается словами: НАПРАВЛЯЕМ, ВОЗВРАЩАЕМ.
Письмо - приглашение - документ, содержащий приглашение на заседание, совещание, конференцию и т.д. Письмо - приглашение может содержать: полную повестку дня мероприятия; фамилии докладчиков по вопросам повестки дня; фамилию и телефон ответственного за проведение мероприятия; адрес, способ проезда и другую информацию. Например: ПРИГЛАШАЕМ ВАС НА ЗАСЕДАНИЕ (МЕРОПРИЯТИЕ) ...

3. Информационное письмо - документ, в котором сообщается о каких-либо фактах или мероприятиях, пропагандируются деятельность организаций, продукция.
4. Рекламное письмо - документ, содержащий описание рекламируемых услуг, товаров. Цель письма - побудить воспользоваться предложенными услугами, заказать товар. Текст рекламного письма должен содержать полную, четкую, конкретную информацию.
5. Письмо - извещение - документ, являющийся ответом на запрос. Письмо - извещение составляется для конкретного адресата, начинается словами: "Ставим Вас в известность ИЛИ Доводим до Вашего сведения...".
6. Письмо - подтверждение - документ, уведомляющий отправителя о получении документов, ценностей, подтверждающий факты, действия. Направление письма - подтверждения относится к обязательной части деловых отношений. Письмо - подтверждение начинается словами: ПОДТВЕРЖДАЕМ…

7. Письмо - напоминание - документ, сообщающий о приближении, ускорении, истечении срока исполнения какого-либо действия. Письмо - напоминание направляется адресату тогда, когда не удается получить ответ с помощью личного контакта или телефонных переговоров. Например: НАПОМИНАЕМ, ЧТО…
8. Гарантийное письмо - документ, в котором гарантируется оплата выполненной работы или предоставление чего-либо (работы, помещения и т.д.). В гарантийном письме организация - адресат берет на себя определенные обязательства, поэтому такое письмо имеет правовую нагрузку. Например: ПРОСИМ ИЗГОТОВИТЬ И ВЫСЛАТЬ КОМПЛЕКТ МЕБЕЛИ. ОПЛАТУ ГАРАНТИРУЕМ.
9. Письмо - претензия - документ, в котором указываются требования, предъявляемые автором претензии, основания требований. Письмо - претензия подписывается руководителем организации и визируется главным бухгалтером.

10. Письмо - ответ - документ, являющийся реакцией и обусловленный содержанием инициативного документа. Ответа требуют письма - запросы, просьбы, обращения, требования, предложения, претензии. Письмо - ответ должно содержать ссылку на индекс и дату инициативного письма. В тексте излагается решение, принятое по инициативному документу:
принятие предложения;
отказ от предложения;
выполнение просьбы;
ответ на запрос.
Ответ должен быть изложен в конкретной, четкой форме. Отказ должен быть убедительно аргументирован. Письмо иностранному партнеру должно иметь четкую структуру.

11. Письмо- отказ - это документ, который дает отрицательный ответ на письмо-просьбу или письмо-запрос. Если письмо-ответ содержит отказ, его, как правило, начинают с фраз: Благодарим Вас…, но... Приносим свои извинения, но… В связи….
12. Письмо-запрос - Письмо-запрос представляет собой деловое письмо коммерческого характера, которое ставит своей целью проинформировать адресата о том, что организация или предприятие заинтересовано в получении определенной информации.
13.Письмо- предложение - Письмо-предложение составляется инициативно или же в качестве ответа на письмо-запрос. По своей сути данное деловое письмо выступает письменным предложением о сотрудничестве с указанием деталей договора.
14. Письмо-просьба - один из наиболее распространенных вариантов деловой корреспонденции. В среде предпринимателей такие письма используются тогда, когда представители одной организации обращаются к другой с просьбой о какой-либо услуге.