Как быстро начать работать с модулем «Тренинги»?

Модуль «Тренинги»
Рабочее окно – т.н. Главная Форма Тренингов
Каждая строка в Главной Форме отвечает одному проведенному тренингу одного сотрудника
Столбцы Главной Формы содержит информацию о тренинге: характеристикам тренинга: класс, вид, тема, обучаемый, ответственный («тренер»), планируемая и фактическая даты проведения тренинга, оценка
Вертикальное меню – управляемые клавиши основных операций:
«Установки» - ввод базовой информации по параметрам системы тренинга
«План» - планирование тренингов
«Обучение» - проведение обучения
«Удалить» - удаление записи тренинга из Главной Формы
«Анализ» - графическое представление операций фильтрации/группировка записей тренингов
«Отчет» - генерирование отчета, содержащего полную информацию по проведенным тренингам

Мы предполагаем, что Вы успешно установили программу на свой ПК и ознакомились с ее «общими» функциональными свойствами (верхнее меню программы – «Настройки», «Справочники», «Утилиты»). Презентация, описывающая эти свойства, может быть загружена на нашем сайте, страница http://www.isoratnik.com.ua/rus/Presentation.html
Для того, чтобы Вам было легче ознакомиться с программой, она поставляется с частично заполненной базой данных, в которой уже есть записи тренингов системы менеджмента «модельной» организации АВС Лимитед
Сейчас Вы можете либо поработать с программой, используя эту базу данных, либо удалить записи из нее и начать заполнение базы данных Вашей организации
Мы рекомендуем Вам выбрать второй вариант - т.е., удалить существующие записи тренингов и начать заполнение базы данных записями Ваших тренингов, следуя инструкциям этой презентации
«ИСОратник» - начало работы

Если Вы выбрали второй вариант ознакомления с программой – заполнение базы данных своими записями – мы рекомендуем Вам сейчас удалить записи тренингов, которые присутствуют в «модельной» базе данных
Лучший способ сделать это – выбрать последовательность команд «Настройки» - «База данных» - «Удалить» - «Тренинги»
«ИСОратник» - начало работы
Модуль «Тренинги»
После выполнения этой команды все записи тренингов из Главной Формы будут удалены
Данная команда удаляет информацию о запланированных тренингах, которая введена в режиме «План»
Данная команда не удаляет записи в режиме «Тренинги» - «Установки»

«Установки»
Первый шаг – ознакомьтесь с информацией по основным параметрам системы управления тренингами организации в режиме «Тренинги» - «Установки»
Вы можете продолжить работу, используя уже определенные в «модельной» базе данных параметры, либо изменить их сообразно Вашей системе обучения персонала

«ИСОратник» - ввод информации о тренингах в базу данных
Сейчас давайте смоделируем процесс ввода записи тренингов в базу данных, используя «ИСОратник»
В общем говоря, процесс ввода создания и ввода тренингов состоит из следующих этапов:
Определение перечня квалификаций (компетенций)
Планирование проведения тренингов
Ввод информации о проведенных тренингах
Ввод информации о проверке эффективности проведенных тренингов
Давайте рассмотрим, как можно выполнить все эти действия
с помощью «ИСОратника»

1. Определение перечня квалификаций (компетенций)
В первую очередь составьте, пожалуйста, список названий необходимых квалификаций (компетенций), которыми должны владеть сотрудники организации. Для этого Вам необходимо войти в форму «Установки» - «Квалификация»
Ввод записей в форму осуществляется нажатием кнопки «Добавить»

2. Составление плана тренингов
Выбор сотрудника (пользователя) для обучения
Нажать кнопку «План»
В открывшейся форме выбрать комбинацию «Подразделение» - «Должность» - «Пользователь», для которой будет планироваться тренинг
Выбор значения «Все» в списках позволяет быстро запланировать проведение «общих» тренингов для нескольких пользователей
Давайте запланируем тренинг, который должен быть проведен для всех менеджеров подразделения «Управление качеством» (на должности «Менеджер» в этом подразделении работают два человека
Выбираем квалификацию, овладеть которой поможет панируемый тренинг: «Добавить» - «Квалификация»

2. Составление плана тренингов.
Выбор квалификации
Выберите название квалификации из списка (введенного в режиме «Установки») или введите с клавиатуры новое название квалификации, подтвердив его нажатием кнопки «Ввод» (Enter)
Введите тему обучения («Добавить» - «Тема обучения»)

2. Составление плана тренингов.
Определение темы, даты и документов тренинга
Выберите класс и вид обучения, введите дату и тему тренинга
Вы можете определить на данном этапе также центр затрат и стоимость данного тренинга
Поля «Центр затрат» и «Цена» необязательны к заполнению
Определите документы, относящиеся к данному тренингу («Добавить» - «Документ»)
Выбор осуществляется из списка документов, введенных в модуле «Документы»
Не обязательно на данном этапе

2. Составление плана тренингов.
Определение темы тренинга
Итак, тренинг «Управление документами» запланирован для двух сотрудников – менеджеров отдела «Управление качеством»
Нажмите кнопку «ОК» и закройте форму «План обучения» - в Главной Форме Вы увидите две появившиеся записи запланированных тренингов:

3. Ввод информации о проведенном обучении
Итак, тренинг запланирован. Следующий этап заполнения базы данных – ввод информации о выполнении Плана тренингов, т.а. – о фактически проведенном тренинге
Для этого необходимо выделить в Главной Форме запись запланированного тренинга (например, выделим первую по порядку запись тренинга для Представителя Руководства) и нажать кнопку «Обучение» в левом вертикальном поле – открывается форма «Обучение»
Открыть форму «Обучение» можно и путем двойного клика на записи запланированного тренинга в Главной Форме

3. Ввод информации о проведенном обучении
Обратите внимание, что в строке тренинга в Главной Форме уже присутствует вся информация, введенная в режиме «План»
После проведения тренинга Вам остается ввести следующую информацию:
Пользователя, ответственного за проведение тренинга («Ответственный»)
Дату фактического проведения тренинга
Изменить значение «Нет» на «Да» в поле «Выполнено?»
Оценку тренинга (выбор из списка, определенного в режиме «Установки» - «Оценка»
Все данные вводятся путем двойного клика на нужном поле

4. Ввод информации о проверке эффективности обучения
В соответствие с требованиями стандартов необходимо оценить эффективность всех проведенных тренингов
Информация о проведенной оценке эффективности тренинга вводится в таблице «Оценка эффективности обучения»
Выбирается дата проведения оценки, ответственный пользователь, после проведения оценки ставится отметка «Да» в поле «Выполнено?», выбирается значение оценки эффективности

4. Ввод информации о проверке эффективности обучения
На этом ввод информации о проведенном тренинге окончена – клик на «ОК» закрывает форму «Обучение», в Главной Форме присутствует запись проведенного тренинга со всей введенной только что информацией:

Контроль и автоматическое извещение о
необходимости совершения запланированных действий
Сейчас кликните дважды на второй записи тренинга в Главной Форме (тренинг для менеджера «Звонарква И.Л.») и войдите в форму «Проведение обучения» этого тренинга
Обратите внимание, что увидеть список тренингов, запланированных для менеджера Звонаревой, можно непосредственно из формы «Обучение» предыдущего тренинга (для Представителя Руководства), просто выбрав пользователя «Звонарева И.Л.» в выпадающем списке поля «Сотрудник»)
На этом примере мы сейчас проиллюстрируем реализованный в «ИСОратнике» механизм контроля за выполнением запланированных действий и информированием ответственных пользователей в случае невыполнения действий в запланированные сроки

Контроль и автоматическое извещение о
необходимости совершения запланированных действий
Теперь давайте представим себе такую ситуацию:
Проведение тренинга «Основы управления документами» для пользователя «Звонарева И.Л.» запланировано на 30 октября 2010 года, ответственный за проведение – пользователь «Осейко Л.Д.»
Тренинг не был проведен 30 октября, соответственно в поле «Выполнено?» записи тренинга в Главной Форме осталось значение «Нет», фактическая дата также не определена
Наступило 31 октября. В 00.01 31 октября (либо при запуске программы в этот день) «ИСОратник» сравнит значения системной даты ПК и запланированной даты выполнения действия (в данном случае - проведения тренинга), сопоставит их со значением «Нет» в поле «Выполнено?», и сделает вывод: действие «просрочено», тренинг не проведен в запланированные сроки
В результате, при запуске программы 1 ноября 2010 года, в интерфейсе пользователя, ответственного за выполнение действия, и пользователя-Админа произойдут следующие изменения:

Контроль и автоматическое извещение о
необходимости совершения запланированных действий
В левом нижнем углу Главной Формы тренингов появится мигающее сообщение красного цвета: «Не выполнено действий: 1»
Двойной клик на этом сообщении открывает форму «Не выполнено действий», в которой указано невыполненное вовремя действия, пользователь, ответственный за выполнение этого действия, и количество дней (1)
Сообщение появится в интерфейсе пользователя, ответственного за выполнение действия (Осейко И.Д,), и пользователя-Admin

Контроль и автоматическое извещение о
необходимости совершения запланированных действий
Если активизирована функция «Авто-рассылка» (меню «Утилиты»), пользователю, ответственному за проведение «просроченного» тренинга, придет сообщение (по электронной и/или по внутренней почте) с напоминанием о необходимости выполнения запланированного действия
При входе в программу 31 октября (либо в любой день позже) пользователем Осейко Л.Д. первой откроется форма «Не выполнено действий» с информацией о просроченном действии:
Клик на «Просмотр» открывает форму «Проведение обучения» тренинга, не проведенного вовремя
При работе программы в фоновом режиме в строке иконок ОС Windows иконка «ИСОратника» изменит свой вид с на
При двойном клике на этой иконке появляется та же форма «Не выполнено действий»

«Управление тренингами»
Кликните на клавише «Управление тренингами» в Главной Форме
При наличии достаточно большого количества записей тренингов в базе данных становится сложно «управлять» ими (искать необходимую запись, группировать/сортировать/фильтровать записи по определенным параметрам, пр.)
Чтобы облегчить «ориентировку» в массиве записей тренингов, существует режим
«Управление тренингами»
Для лучшей иллюстрации возможностей режима «Управление тренингами» давайте подключимся к «исходной» базе данных
«Настройки» - выберите базу c:\Program files\isoratnik\server\server.isr

«Управление тренингами»
Группировка записей
Два возможных типа операций:
Группировка записей
Нажмите кнопку с названием параметра группировки (например, «Должность»):
Теперь нажмите кнопку «Отчет»

«Управление тренингами»
Группировка записей
В результате формируется отчет со списком всех тренингов, сгруппированных по параметру «Должность»
Этот отчет можно либо распечатать и сохранить в виде твердой копии, либо конвертировать в файл формата Word или Excel и сохранить в электронном виде
Конвертирование отчетов в файлы формата Word или Excel возможно в режиме лицензионной версии

«Управление тренингами»
Группировка записей
Два возможных типа операций:
Фильтрация записей
Кликните на поле «Все» слева от кнопки «Должность»
В выпадающем списке должностей выберите «Контролер качества»
Теперь нажмите кнопку «Показать»

«Управление тренингами»
Группировка записей
В результате в Главной Форме формируется список тренингов пользователей, работающих в должности «Контролер качества»
Обратите внимание, что цвет кнопки «Управление тренингами» изменился на бирюзовый – это показатель того, что записи в Главной Форме «отфильтрованы» по крайней мере по одному параметру («Должность» в нашем случае):
Сообщение в правой нижнем углу Главной Формы также изменяется:

«Управление тренингами»
Группировка записей
Вы можете теперь – нажатием кнопки «Отчет» - сформировать отчет, представляющий результаты фильтрации
Сформированный отчет можно либо распечатать и сохранить в виде твердой копии, либо конвертировать в файл формата Word или Excel и сохранить в электронном виде
Конвертирование отчетов в файлы формата Word или Excel возможно в режиме лицензионной версии

«Анализ»
Режим, позволяющий представить результаты фильтрации и группировки записей тренингов в графическом виде
Опять-таки, для лучшей иллюстрации возможностей режима «Анализ» давайте подключимся к «исходной» базе данных
Она расположена в c:\Program Files\isoratnik\server\server.isr
В Главной Форме есть 4 записи тренингов:
Входим в режим «Анализ»
Открыть форму «Анализ» можно и нажатием кнопки «Анализ» в режиме «Управление
тренингами»

«Анализ». Типы графиков.
Параметрический график.
Поле «Период» - оставляем значение «Нет»
Поле «Параметр» - выбираем параметр «Должность»
Нажимаем кнопку
В результате формируется график, представляющий количество проведенных тренингов по должностям:
«Отчет» - аналогично режиму «Управление тренингами», полученный график можно представить в виде документа-отчета, который можно при необходимости конвертировать в файл и сохранить в электронном виде