Как хранить кадровые документы по правилам 2021 года

Программа вебинара:
1. Правда ли, что не во всех компаниях должна быть номенклатура дел
2. Какие приказы нельзя хранить в одной папке
3. В каких условиях нельзя хранить кадровые документы
4. Когда компания рискует заплатить до 500 000 руб. из-за ошибок в архиве

Нормативные документы
Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле»
обязывает обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения
Перечень, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
устанавливает сроки хранения документов, которые переносят в номенклатуру дел кадровой службы
ГСДОУ, утв. приказом Главархива СССР от 25.05.1988 № 33
утверждена форма номенклатуры дел и порядок ее заполнения
Правила, утв. приказом Минкультуры от 31.03.2015 № 526
определяют порядок организации, хранения, комплектования, учета и использования архивных документов
Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных»
обязывает защищать персональные данные от уничтожения или воровства

Номенклатура дел
Назначение — создание документального фонда организации осуществляется путем составления номенклатуры
п. 2.2 Правил
Используется:
Для обеспечения порядка формирования и учета в делопроизводстве организации
Составления описей дел постоянного и временного свыше 10 лет сроков хранения
Учета дел временного до 10 лет включительно сроков хранения
п. 4.14, 4.16 Правил

Форма номенклатуры дел
Приложение 8 к ГСДОУ,
утв. приказом Главархива СССР от 25.05.1988 № 33
Приложение № 25 к п. 4.18 Правил,
утв. приказом Минкультуры от 31.03.2015 № 526

Ответственность за отсутствие номенклатуры
до 10 000 руб. по статье 13.20 КоАП
нарушение правил хранения, комплектования, учета и использования архивных документов
до 4000 руб. должностному лицу по части 1 статьи 19.4 КоАП
неповиновение законному распоряжению или требованию инспектора
до 100 000 руб. по части 6 статьи 13.11 КоАП
уничтожение документов из-за нарушений в работе с документами, которые содержат персональные данные
Штрафует Роскомнадзор (ст. 28.3 КоАП)

Статья в журнале «Кадровое дело»:
Образец номенклатуры дел — в статье «Какие документы составить, чтобы разобрать кадровые бумаги с разными сроками хранения»
по ссылке https://e.kdelo.ru/889077

Формирование дела
В одно дело — документы с одним сроком хранения:
Экспертиза ценности документов (п. 4.10 Правил)
Опись дел постоянного и временного свыше 10 лет сроков хранения (п. 4.11 Правил)
Уничтожение дел с истекшим сроком хранения

Разделить дела с разными сроками хранения
Оформить акт об изъятии
Утвердить новую номенклатуру дел
Составить новые описи дел или указать на изъятие в старых
п. 4.30 Правил
Образец акта об изъятии — в статье по ссылке https://e.kdelo.ru/889077

Архив
Создание архива и передача дел в госархив — право работодателя
Организации вправе создавать архивы (ч. 2 ст. 13 Закона об архивном деле)
Документы могут храниться их собственниками самостоятельно или могут быть переданы в государственный или муниципальный архив (ч. 4 ст. 18 Закона об архивном деле)

Требования к помещениям с текущими документами
ООО прописывают в уставе (ч. 2 ст. 12 Закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об ООО»)
ОАО — в шкафах, которые запираются на ключ (п. 3.6 Положения, утв. постановлением ФКЦБ от 16.07.2003 № 03-33/пс)
Ограничить доступ в помещения, где храните кадровые документы (п. 13 Положения, утв. постановлением Правительства от 15.09.2008 № 687)

Требования к защите документов в электронном виде
Обеспечить режим безопасности помещений, чтобы туда не проникли посторонние
Обеспечить сохранность носителей информации
Утвердить перечень сотрудников, которых допустили к персональным данным
Требования, утв. постановлением Правительства от 01.11.20212 № 1119

Требования к архивам
Размещайте архив в отдельном помещении или в отдельном здании
Организуйте помещение хранилища, помещения для приема, временного хранения и выдачи документов, рабочие комнаты сотрудников архива
Не размещайте архив рядом с лабораториями, производственными и бытовыми помещениями, у них также не должно быть общей вентиляции
Стены хранилища должны быть несгораемыми, перекрытия — огнестойкими не менее 2 часов. Проводить трубы с водой нельзя
Проверьте естественную или искусственную вентиляцию с циркуляцией воздуха, стабильной влажностью, очисткой воздуха от пыли
П. 2.16 – 2.19 Правил

Статья в журнале «Кадровое дело»:
Что проверить в архиве из-за новых штрафов за персданные — https://e.kdelo.ru/889076
Какие опасные документы проверить в личных делах
Можно ли хранить в личных делах СТД-Р и СТД-ПФР
От каких лишних документов можно избавиться

Штрафы за персональные данные
Обрабатываете персданные вне закона или не в тех целях, для которых их собирали
Обрабатываете персданные без согласия или с нарушением состава сведений в согласии
Не опубликовали политику обработки персданных на сайте организации
Сотруднику не предоставили информацию об обработке его персданных
Отказались уточнять, блокировать или уничтожать персданные
Не обеспечили сохранность персональных данных, и это привело к неправомерным действиям с ними
https://e.kdelo.ru/881715