Министерское делопроизводство XIX - начала XX века

Начало нового этапа развития делопроизводства в России связано с созданием министерств. Основой организации их деятельности стал принцип единоначалия, который был необходим для более гибкой и оперативной системы управления. Поэтому делопроизводство XIX— начала XX вв. называют министерским.

СТРУКТУРА МИНИСТЕРСТВ

Манифестом об "Общем учреждении министерств" вводилось единообразие в систему делопроизводства министерств: от создания документов и до их архивного хранения.
Порядок работы с документами включал пять составных частей:
порядок вступления дел;
их движение;
отправление дел;
ревизию;
отчеты.

ОСНОВНЫЕ ВИДЫ ДОКУМЕНТОВ МИНИСТЕРСКОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА
Манифесты, рескрипты, высочайшие указы и повеления – исходили от царя.
Указы и предписания – получали от Правительствующего Сената.
Предложения, циркуляры, запросы – направляли министры и руководящие чины министерств нижестоящим органам власти.
Доклады, прошения, жалобы – направляли вышестоящей власти.

ОБРАЗЦЫ ДОКУМЕНТОВ

В делопроизводстве министерств появляются бланки учреждений с угловым расположением реквизитов.
В состав реквизитов бланка включаются:
наименование учреждения,
наименование структурного подразделения,
дата документа,
регистрационный индекс документа,
заголовок к тексту документа,
ссылка на поступивший документ,
адресат.
Пример оформления документа министерства в XIX в.

текущие дела – донесения, ведомости, представления, переписка;
чрезвычайные дела – для их решения требовалось принятие новых постановлений, или дела по обнаруженным злоупотреблениям;
срочные дела – «не терпящие времени».
Пример оформления документа Сената в XIX в.
КЛАССИФИКАЦИЯ ДЕЛ, ПОСТУПАЮЩИХ В МИНИСТЕРСТВА

Подготовка проекта документа начиналась в одном из столов, затем он последовательно передавался в отделение, департамент, министру, подвергаясь на каждом этапе корректировке.
Все входящие и исходящие документы регистрировали в журналах. Журналы подразделялись на общие (велись в канцелярии министра и департаментах ) и частные (велись в отделениях).
Вышестоящие учреждения и чины, обращаясь к нижестоящим, писали адресат в дательном падеже. Например, "Калужскому губернскому правлению".
Равные друг с другом и нижестоящие, обращаясь в вышестоящие инстанции, использовали предлог "в". Например, "В Калужское губернское правление".
Если документ адресовался конкретному лицу и нижестоящий обращался к вышестоящему, в состав адресата включалось обращение, соответствующее титулу: например, "его превосходительству« или "его благородию". При общении равных должностных лиц и вышестоящих с нижестоящими титул опускался.
Документы в XIX в. обязательно подписывались и скреплялись. Подпись и скрепа включали наименование должности чиновника, его инициалы, фамилию.

На всем протяжении XIX в. издавались сборники образцов документов, называемых «письмовники», с целью помочь чиновникам и частным лицам составить документ в соответствии с существующими правилами.

В последней трети XIX в. большое влияние на делопроизводство оказало развитие техники. Изобретение пишущих машинок, гектографов и другой множительной техники вывело на новый уровень культуру документирования, ускорило изготовление документов, позволило экономить время и затраты, сократив рукописное изготовление документов. Появление телеграфа, телефона привело к появлению новых видов документов: телеграмм, телефонограмм.

Пример оформления документа XX в.
Пример оформления документа с использованием пишущих машин в начале XX в.

ВЫВОД:
Несмотря на существенные изменения, которые претерпела система министерского делопроизводства, особенно в начальный период, она не была столь гибкой, как требовалось в конце ХIХ в. В условиях быстро меняющихся общественных и политических отношений система государственного делопроизводства продолжала оставаться бюрократической, громоздкой и «неповоротливой».