NauDoc[Цикл презентаций «Легкий старт»]Часть 2: Работа с папками и документами

Основные понятия

Категория документа
В документообороте можно выделить две составляющие: жизненный цикл документа и маршрут движения документа;
Жизненный цикл – это набор состояний, которые характеризуют степень готовности документа. Например, начальным состоянием документа может быть состояние «Проект документа», а конечным — состояние «Архив»;
Маршрут движения документа – это последовательность, в которой документ должен поступить к должностным лицам и другим участникам документооборота при выполнении делопроизводственной процедуры или бизнес-процесса;
Различные типы документов могут обладать уникальным жизненным циклом и маршрутом движения, построенными с учетом целей и задач документооборота, существующего на предприятии. В системе NauDoc тип документов, определяется по принадлежности к той или иной категории;
Категория документа определяет жизненный цикл документа, маршрут движения документа, права на операции с документом, набор дополнительных полей документа (реквизитов) и порядок их расположения в тексте документа (шаблон).

Структура документа
Основу документа составляет его текстовое содержание, в которое могут быть включены и графические изображения;
Служебная информация о документе указана в карточке документа. В карточке указаны: название документа, владелец документа, дата создания документа, дата последнего изменения содержания документа, категория, к которой принадлежит документ;
Карточка может содержать и другие реквизиты, что определяется категорией документа. Заполнение карточки документа происходит на этапе создания документа или при редактировании его свойств на вкладке «Описание»;
Кроме того, непосредственно к документу могут относиться один или несколько внешних файлов, называемых вложениями. Эти вложения могут быть созданы в приложениях Microsoft Word, Excel, PowerPoint, или же представлять собой файлы с графическими изображениями;
В документе могут содержаться ссылки на другие документы. Ссылки устанавливают связи между исходными и порожденными документами.

Маршрут движения документа
Система NauDoc избавляет от необходимости ручной передачи документа между сотрудниками предприятия. Электронный документ находится в хранилище одном экземпляре, пользователям не надо делать копии документа, чтобы передать нескольким адресатам. Документооборот осуществляется за счет последовательной выдачи заданий на операции с документом в системе NauDoc. Такими заданиями могут быть, например, запрос на просмотр, утверждение или визирование документа;
Документ последовательно проходит несколько этапов. На каждом из этих этапов, называемые в NauDoc состояниями или статусами, к документу могут быть применены различные действия. Правила продвижения документа между участниками документооборота включают в себя последовательность состояний, список действий и список пользователей, которые имеют право их совершать;
Перед тем, как документ изменит свое состояние, может потребоваться, чтобы определенный пользователь выполнил по документу какое-либо задание. Это задание может состоять, например, в согласовании или утверждении документа. NauDoc автоматически уведомляет пользователей по электронной почте о назначаемых по документу заданиях, а также контролирует их исполнение;
Смена состояния документа может осуществляться непосредственно пользователем или происходить автоматически после выполнения назначенных заданий.

Маршрут движения документа

Версии документа
При коллективной работе с документом может происходить неоднократное изменение его содержания. В редактировании документа могут принимать участие различные пользователи. При этом иногда бывает необходимо вернуться к одной из предыдущих редакций документа;
NauDoc позволяет создавать и отслеживать редакции документов, формируя эволюционный след изменения документа. Различные редакции одного и того же документа называются версиями и могут отличаться друг от друга содержанием, статусом, владельцем, наличием вложенных файлов, ссылок и т.д.

Работа с документами

Создание нового документа
С помощью меню «Новый объект» в системе можно создавать любые новые объекты – в том числе и документы
Зайдите в папку, в которой вы хотите создать новый документ;
В меню «Новый объект» выберите пункт «Документ». Нажмите кнопку «Создать».
Если у пользователя недостаточно прав для создания документа, то в перечне объектов строка «Документ» будет отсутствовать

Создание нового документа
При создании документа, система предлагает вам заполнить его регистрационную карточку;
Поле «Заголовок» является обязательным для заполнения;
Поле «Описание» заполняется по желанию и может содержать краткую аннотацию документа;
В раскрывающемся списке «Категория» укажите «Документ». Это базовая категория документов, которая не содержит базового маршрута прохождения и специфических реквизитных полей. Служит для начального ознакомления с системой и создания простых документов, не привязанных к каким-либо бизнес-процессам.
При создании документа можно к нему прикрепить файл и преобразовать содержание этого файла в содержание документа
В раскрывающемся списке «Категория» можно выбрать нужную категорию документа.
В зависимости от выбранной категории у документа могут быть дополнительные поля реквизитов, шаблоны, набор состояний и автоматически назначаемые цепочки согласования, подписания и исполнения.
Категории настраиваются технологом.

Редактирование текста документа
После нажатия кнопки «Применить» перед вами откроется для редактирования новый чистый документ;
В режиме редактирования можно ввести текст документа, включая таблицы и списки, отформатировать содержание с помощью панели инструментов визуального текстового редактора.
После окончания редактирования текста документа не забывайте нажать кнопку «Сохранить» на панели редактора

Вложения
Кроме текстового содержания и реквизитов каждая версия документа в NauDoc может иметь прикрепленные файлы, созданные в различных программных приложениях;
Чтобы добавить новое вложение, достаточно перейти в документе на вкладку «Вложения», нажать кнопку «Обзор», указать путь к выбранному файлу в файловой системе компьютера и нажать кнопку «Вставить файл».
Если вы присоединяете файл не графического формата, то он отображается в тексте документа в виде ссылки
Если вы присоединяете графический файл (например, отсканированный документ), то его содержимое автоматически вставляется в текст документа

Копирование и перемещение документа
Для копирования документа нужно войти в папку, где находится документ, включить флажок рядом с названием документа, нажать кнопку «Копировать»;
Затем зайти в папку, куда нужно скопировать документ и нажать кнопку «Вставить»;
Перемещение документа можно осуществить аналогичным способом, только вместо кнопки «Копировать» требуется нажать кнопку «Вырезать»

Работа с папками

Создание папки
Зайдите в папку, в которой вы хотите создать новую Папку;
В меню «Новый объект» выберите пункт «Папка». Нажмите кнопку «Создать».

Создание папки
При создании папки, система предлагает вам заполнить ее регистрационную карточку;
Поле «Заголовок» является обязательным для заполнения;
Поле «Описание» заполняется по желанию и может содержать краткое описание назначения данной папки;
Нажмите кнопку «Применить», после выполнения этого действия NauDoc автоматически откроет созданную папку.
Поля «Номенклатурный номер» и «Постфикс» являются опциональными и используются только при регистрации документов в журналах

Контроль доступа к папке
Следующим шагом после создания папки является назначение прав доступа к ней для других пользователей. Эта операция необходима в том случае, если с содержанием папки помимо ее создателя будут работать и другие пользователи;
Для назначения прав доступа к папке откройте выбранную папку, в выпадающем меню «Папка» выберите «Контроль доступа».

Контроль доступа к папке
Вызванная форма позволяет назначать права доступа для отдельных пользователей и целых групп.
В этой части формы можно настроить групповые права доступа к данной папке
В этой части формы можно настроить персональные права доступа к данной папке