О качественных изменениях в управлении крупной компании в связи с переходом на электронный документооборот

Внедрение систем управления документами должно быть использовано как средство для пересмотра, переопределения и оптимизации существующих процессов. Автоматизация бумажных процессов в существующем виде часто приводит к еще большей неэффективности в работе организаций
(из аналитического отчета GartnerGroup.
Keys to a Succesfull IDM Implementation, 2000, August)

Желаемые ключевые изменения
положительный экономический эффект (за счет возможного уменьшения штата сотрудников, работающих с документами; сокращения непроизводительных затрат рабочего времени сотрудников; сокращения затрат на бумажные документы и расходные материалы)
положительные изменения в документообороте предприятия (увеличение скорости принятия управленческих и хозяйственных решений; уменьшение стоимости рабочего времени, затрачиваемого на типовые операции с документами)
повышение уровня защиты конфиденциальности информации
полная «прозрачность» и подконтрольность документооборота
повышение исполнительской дисциплины
значительное повышение возможности анализа процессов, загруженности персонала и состояния документооборота

Основные проблемы/риски внедрения СЭД
Необходимость внедрения системы на каждом рабочем месте=консерватизм и недостаточная квалификация персонала, в том числе в области ИТ-технологий
Недоверие к электронному документообороту = на бумаге привычнее, компьютер может не работать и проч.
Неготовность руководства, боязнь прозрачности управленческой деятельности
Структурная «чехарда»
Недостаточная формализация бизнес-процессов
Завышенные ожидания части персонала = отсутствие четких целей проекта
Возникновение ряда рисков, связанных с защитой информации
Отсутствие регламентов работы с документами, нормативной базы по использованию СЭД

Оценка возврата от внедрения
С точки зрения внедрение СЭД может дать два типа возврата от инвестиций:
Возврат, который непосредственно измеряется в денежном выражении, т.е. прямой эффект (hard dollar),
Косвенные преимущества (soft dollars).
Примеры:
General Motors не выполнял формального анализа возврата инвестиций. Однако, по их оценкам было сэкономлено примерно $10 млн. на лицензиях и получено 4-хкратная экономию от внедрении Domino.Doc по сравнению с Documentum.
Компания Caterpillar первоначально после формальной оценки выбрала Documentum в качестве решения по управлению документами. На этапе пилотного проекта по внедрению Documentum на 50 пользователей был потрачен весь бюджет, который изначально выделялся на 20000 пользователей. В результате, Caterpillar вернулся к решениям от Lotus в области управления документами и записями.