Обеспечение качества проектов Темпус

Оценка качества проектов Темпус
Обеспечение качества проектов Темпус
Осуществляется проектной командой
При поддержке ЕАСЕА и НТО
www.tempus.org.ua

Критерии качества проектов технической помощи ЕС
Quality Frame / Рамка качества
Relevant / Актуальный, важный, значимый, полезный
Согласовывается с политиками и программами ЕС, национальными приоритетами; актуальность проблемы признается большинством стейкхолдеров и т.п.
Feasible / Реалистичный, осуществимый, выполнимый
Потребности определены, цели четко сформулированы, план действий составлен, необходимые ресурсы обозначены и т.п.
Effective and well - managed / Эффективный, успешный, хорошо управляемый
Проект остается актуальным и выполнимым, цели и задачи достижимы, проектная команда работает над его осуществлением, положительный эффект от проекта очевиден и т.п.
www.tempus.org.ua

Обеспечение качества проектов Темпус
Роль проектной команды
На этапе подготовки проектной заявки
2009 : Activity “Quality Control and Monitoring
2010 : Workpackages “Quality Plan”, “Quality Assurance” etc.
На этапе реализации проекта
менеджмент, внутренний текущий мониторинг, выполнение мероприятий по обеспечению качества
www.tempus.org.ua

Обеспечение качества проектов Темпус
Роль проектной команды
Внутренний текущий мониторинг:
сбор, обработку, анализ информации, принятие на ее основе управленческих решений; измерение достижений, определение прогресса, выявление рисков и угроз
Менеджмент:
планирование, организация, лидерство, координация, контроль, налаживание коммуникаций, подбор персонала, согласование процедур и т.п.
Консорциум
взаимная ответственность, взамопомощь, поддержка, ownership
www.tempus.org.ua

Мероприятия по обеспечению качества:
Участие стейкхолдеров
Вовлечение на этапах подготовки проектной заявки и реализации проекта
Разные группы стейкхолдеров: студенты, профсоюзы, работодатели, разработчики курсов, преподаватели, руководство университета, деканы, зав.кафедрами, школьные учителя и т.п.
Формы участия
приглашения на конференции, семинары, занятия, коллоквиумы, другие мероприятия проекта
фокус – группы, дискуссии, обсуждения хода реализации проекта
оценочные анкеты, опросы
контроль качества проектных «продуктов» и результатов
www.tempus.org.ua

Мероприятия по обеспечению качества:
Экспертная оценка с первого года реализации проекта
Внутренняя:
создание структур, ответственных за обеспечение качества: Группа контроля качества / Совет по обеспечению качества
коллегиальная оценка (peer – review)
анкетирование студентов, разработчиков новых курсов, деканов и т.п.
Внешняя:
приглашение внешних экспертов
аттестация, аккредитация национальным Министерством образования
аккредитация Европейскими структурами по обеспечению качества (ENQA)
приглашение на мероприятия представителей ВНЗ Украины
www.tempus.org.ua

Мероприятия по обеспечению качества:
Сотрудничество между проектами:
Приглашение на мероприятия представителей других проектов
Семинар по обмену опытом
Обмен проектными «продуктами» (общая е - библиотека, доступ на сайт проекта – партнера, проведение совместных лекций, видеоконференций, вебинаров и т.п.)
Результат: best practice and mutual learning / обобщение лучшей практики и взаимное обучение
www.tempus.org.ua

Обеспечение качества проектов Темпус
Роль НТО и ЕАСЕА
Консультации на всех этапах подготовки и реализации проекта
Выездной мониторинг на этапе реализации проекта
Оценка проекта за критериями:
актуальность
эффективность
результативность
влияние, воздействие
устойчивость, стабильность
www.tempus.org.ua

Выездной мониторинг с участием
НТО и EACEA
предназначение – наблюдение за ходом исполнения проекта, оценивание прогресса, отслеживание результатов, определение рисков и проблем, а также
выявлення позитивных достижений, разработок, методов, подходов, обобщение лучшей практики исполнения проектов Темпус с целью её распространения среди других участников и основних стейкхолдеров программы Темпус
www.tempus.org.ua

Моніторинг - важливий і обов’язковий
інструмент проектного менеджменту
Моніторинг допомагає виявити уразливі ланки та слабкі місця у реалізації проекту, привернути до них увагу виконавців проекту, вказати, на чому слід зосередити зусилля, внести зміни до графіку робіт, поміняти тактику тощо,
зберегти і поширити інформацію про досвід, накопичений проектними командами, основні уроки реалізації проектів Темпус,
та у такий спосіб підсилити програму Темпус: підвищити її ефективність, збільшити її вплив, корисність тощо
www.tempus.org.ua

Три функціональних різновиди моніторингу
Превентивний (попереджувальний): перша половина
проектного циклу
? аналіз цілей, завдань, пріоритетів, методології, заходів
? розгляд правил і процедур
? вироблення рекомендацій
Дорадчий: друга половина проектного циклу
? перевірка ходу реалізації проекту (на основі аналізу даних проміжного звіту (Intermediate Report)
? вироблення рекомендацій з метою покращення впровадження проекту
Контрольний: після завершення фінансування проекту
? загальна оцінка виконання проекту, його результатів, можливого впливу та сталості
? перевірка фінансового менеджменту, бухгалтерської документації тощо
www.tempus.org.ua

Три функціональних різновиди моніторингу
~ етапи реалізації проекту
Превентивний (попереджувальний): перші 3 – 12 місяців після початку проекту (перша половина проектного циклу)
Дорадчий: після подання проміжного звіту, останні 6 – 12 місяців проектного циклу
Контрольний: після завершення фінансування проекту протягом 3 – 15 місяців
www.tempus.org.ua

Основні напрями:
актуальність проекту (його відповідність потребам та проблемам, які він намагається розв’язати; узгодженість його дизайну із цілями, завданнями, очікуваними результатами тощо);
ефективність (як налагоджено управління проектом та комунікація, чи своєчасно надходять ресурси, чи заходи здійснюються згідно із планом, чи можна надолужити відставання);
результативність (яких результатів досягнуто, яка якість проектних продуктів та освітніх послуг, як відбувається оцінка якості);
вплив та наслідки, які матиме проект (чи достатньо поширена інформація про проект та його результати, які зміни відбуваються внаслідок реалізації проекту, на яких рівнях (кафедра, факультет, університет, національний), чи варто очікувати більшого ефекту і впливу);
забезпечення сталості проекту (які здобутки проекту будуть продовжувати приносити користь після його завершення, чи усвідомлюють бенефіціари свою відповідальність за проект, чи має він належну підтримку з боку посадових осіб, чи проект сприяє він інституційному розвитку тощо)
Виїзний моніторинг за участі НТО:
www.tempus.org.ua

Основні напрями:
актуальность
эффективность
результативность
влияние, воздействие
устойчивость, стабильность +
финансовые вопросы
Виїзний моніторинг за участі НТО та Виконавчого агентства (ЕАСЕА) :
www.tempus.org.ua

ROM - Result Oriented Monitoring - зовнішній моніторинг для проектів із бюджетом більше 1 млн. євро
експерти ROM не є експертами програми Темпус;
на додаток до ROM, може здійснюватися виїзний моніторинг НТО
Внешний мониторинг - ROM
www.tempus.org.ua

Кожен проект Темпус повинен пройти моніторинг
Відбір проектів для відвідування відбувається згідно щорічного плану, який укладається НТО у тісному співробітництві із проектними командами та ухвалюється EACEA
Виїзний моніторинг проводиться у три етапи:
1. підготовка місії
2. моніторинговий візит (виконання місії)
3. звітування
Виїзний моніторинг за участі НТО:
www.tempus.org.ua

Функції та завдання НТО:
1. встановлення контакту (телефоном) із українським координатором (координаторами) проекту, який заплановано відвідати, уточнення дати візиту, місця проведення (університету, іншої установи);
2. підготовка листів на 1) координатора, відповідального за організацію моніторингового візиту; 2) ректора / проректора університету або керівника установи, де проходитиме моніторингова місія; 3) координатора проекту від ЄС;
узгодження програми моніторингу із приймаючою стороною;
знайомство із проектною документацією, її аналіз, виявлення проблемних питань.
Підготовка місії
www.tempus.org.ua

Функції та завдання координатора, відповідального за організацію моніторингового візиту (приймаючої сторони):
1. інформування усіх українських учасників проекту про моніторинг та їх запрошення до університету, іншої установи, де проходитиме моніторингова місія;
2. інформування про заплановану моніторингову місію ректора / проректора університету або керівника установи, де вона відбуватиметься; узгодження з ними програми моніторингового візиту (плану заходів);
3. підготовка програми моніторингового візиту, її передача до НТО, поширення серед усіх учасників моніторингу;
4. організаційне забезпечення візиту (домовленості про зустрічі, підготовка аудиторій, підготовка учасників, наприклад, роз’яснення цілей моніторингу студентам, викладачам тощо);
5. інформаційне забезпечення візиту (підготовка проектної документації, поточних звітів про виконання проекту, напрацювань проекту, наявних на час проведення моніторингу, протоколів координаційних зустрічей тощо).
Підготовка місії
www.tempus.org.ua

Тривалість - один день (5 – 6 годин)
Місце проведення - університет, інша установа, залучена до виконання проекту
якщо необхідно, можна запланувати додаткові зустрічі із роботодавцями, посадовцями, відвідування підприємств тощо
Місія включає: інтерв’ю із виконавцями та стейкхолдерами проекту, ознайомлення із розробленими навчальними матеріалами або придбаним обладнанням
важлива участь представники усіх стейкхолдерів
корисним буде відвідування приміщень (класів, кабінетів, лабораторій), де встановлено обладнання
чудовою нагодою отримати інформацію про напрацювання та результати проекту буде відвідування занять
По завершенні інтерв’ю й обговорень, представники НТО мають підсумувати його основні моменти та повідомити результати учасникам.
Моніторинговий візит (виконання місії)
www.tempus.org.ua

Протягом двох тижнів після завершення моніторингової місії, НТО повинен надіслати моніторинговий звіт до EACEA
Після опрацювання звіту (його порівняння із звітами інших НТО, зіставлення із результатами поточного моніторингу та проміжного звіту і т.п.) та його ухвалення, відповідальний працівник EACEA надсилає свій «feedback» офіційному координатору проекту (від ЄС) та до Національних Темпус – офісів країн – партнерів, що беруть участь у проекті.
Офіційний координатор проекту від ЄС повідомляє усіх членів консорціуму про результати моніторингу та, якщо потрібно, починає діалог щодо можливих напрямів покращення / внесення змін до проекту.
Звітування
www.tempus.org.ua