Опыт программного мониторинга в сфере ухода и поддержки. Достижения, проблемы, перспективы Подготовлено для Секции 9. Мониторинг

Система программного мониторинга проектов по уходу и поддержке Сети. Становление.
Начала свое становление в связи с реализацией компонента «Уход и поддержка» национальной программы «Преодоление эпидемии…» (грант ГФ, 1-й раунд) 2004 год
Проекты реализуются посредством грантирования успешных проектных заявок
III национальная конференция “Создание системы мониторинга и оценки мероприятий по противодействию эпидемии ВИЧ/СПИД в Украине»

Система программного мониторинга проектов по уходу и поддержке Сети. Становление.
Составляющие:
Внутренний мониторинг реализации компонента (в форме рабочих встреч)
Квартальная отчетность субгрантеров: количественные показатели (стандартный формат Альянса, отчет по прерыванию АРТ клиентами медико-социального сопровождения АРТ, отчет о проведении Акций)
и нарративная часть
Мониторинговые визиты (field visits) реализации грантопрограмм
III национальная конференция “Создание системы мониторинга и оценки мероприятий по противодействию эпидемии ВИЧ/СПИД в Украине»

Система программного мониторинга проектов по уходу и поддержке Сети. Становление.
Внутренний мониторинг реализации (в форме рабочих встреч)
Кто осуществляет - отдел по поддержке НПО, руководитель проекта, директор программ, финансовый менеджер, специалист по мониторингу и оценке (с мая 2005 года)
Квартальная отчетность субгрантеров:
Кто собирает, анализирует – специалисты по поддержке НПО, специалист по мониторингу и оценке
Мониторинговые визиты (field visits) реализации грантопрограмм
Кто осуществляет - специалисты по поддержке НПО, другие эксперты специалист по мониторингу и оценке
III национальная конференция “Создание системы мониторинга и оценки мероприятий по противодействию эпидемии ВИЧ/СПИД в Украине»

Система программного мониторинга проектов по уходу и поддержке Сети. История решения возникших проблем.
С 2004 года по 2005 год четырежды менялся формат квартальной отчетности проектов по уходу и поддержке, предлагавшийся основным реципиентом гранта
В связи с этим была затруднена преемственность в отслеживании показателей охвата услугами
Возникла осознанная необходимость в выработке четкой системы учета и документирования услуг, предоставляемых проектами по уходу и поддержке
III национальная конференция “Создание системы мониторинга и оценки мероприятий по противодействию эпидемии ВИЧ/СПИД в Украине»

Результат:
1. Классифицированы услуги, которые предоставляются в каждом компоненте ухода и поддержке
Пришли к осознанию, что многие услуги повторяются и их можно сгруппировать в соответствии с классификацией, рекомендованной ВООЗ, и практически все они подразделяются на услуги социально-психологические и социально-экономические
Система программного мониторинга проектов по уходу и поддержке Сети. История решения возникших проблем.
III национальная конференция “Создание системы мониторинга и оценки мероприятий по противодействию эпидемии ВИЧ/СПИД в Украине»

2. Выработано понятие ЛЖВ, охваченный услугами по уходу и поддержке
ЛЖВ, на протяжении отчетного периода получивший 1 социально-психологическую и\или 1 социально-экономическую услугу
3. Выработано понятие «Постоянный клиент»
ЛЖВ, получавший услуги по уходу и поддержке как минимум дважды в месяц каждый месяц отчетного квартала
В связи с этим было разработано понятие минимального пакета услуг
1 психологическая услуга (группа самопомощи, консультирование «равный-равному», консультировние специалистов) и\или 1 социально-экономическая услуга (патронаж на дому, гуманитарная помощь, содействие в получении лечения, транспотировка и т.п.)
Система программного мониторинга проектов по уходу и поддержке Сети. История решения возникших проблем.
III национальная конференция “Создание системы мониторинга и оценки мероприятий по противодействию эпидемии ВИЧ/СПИД в Украине»

Результат:
Разработаны требования к учетной документации субгрантеров, которая позволит правильно и точно отобразить проделанную работу и отчитываться об индикаторах охвата
Первичная карточка пользователей услуг,
Карточки постоянных клиентов,
Журналы предоставления услуг,
Электронная база регистрации клиентов и услуг, ими полученных
Система программного мониторинга проектов по уходу и поддержке Сети. История решения возникших проблем.
III национальная конференция “Создание системы мониторинга и оценки мероприятий по противодействию эпидемии ВИЧ/СПИД в Украине»

4. Предложена периодичность учета получателей услуг и предоставляемых услуг:
Первичный учет ведется социальными работниками, консультантами, привлеченными специалистами в отдельных журналах;
Ежемесячно данные сводятся и переносятся в электронную базу клиентов\пользователей услуг;
Подсчет охвата услугами по уходу и поддержке и постоянных клиентов осуществляется на квартальной основе
Система программного мониторинга проектов по уходу и поддержке Сети. История решения возникших проблем.
III национальная конференция “Создание системы мониторинга и оценки мероприятий по противодействию эпидемии ВИЧ/СПИД в Украине»

Все наработки рабочих встреч были изложены в инструктивном материале для субгрантеров, к которому прилагались образцы документации, а так же формат электронной базы данных клиентов
Система программного мониторинга проектов по уходу и поддержке Сети. История решения возникших проблем.
III национальная конференция “Создание системы мониторинга и оценки мероприятий по противодействию эпидемии ВИЧ/СПИД в Украине»

Методическая база приурочена к введению новой отчетной формы, предложенной МБФ «Международный Альянс по ВИЧ\СПИД» в Украине и призвана была максимально облегчить процесс документирования и сбора данных субгрантерами
+ Позволила четко отслеживать качество (точность и правдивость) квартальной отчетности субгрантеров в ходе мониторинговых визитов
Количественная информация, получаемая в виде квартальной отчетности дополняется «наративным» отчетом Сети
Система программного мониторинга проектов по уходу и поддержке Сети. История решения возникших проблем.
III национальная конференция “Создание системы мониторинга и оценки мероприятий по противодействию эпидемии ВИЧ/СПИД в Украине»

Сложно менять стереотипность систем учета и документации, сложившихся в организациях
Отдельные организации допускают «интерпретацию» основных понятий и требований, особенно понятие «постоянный клиент»
Не всегда корректное транслирование руководителями проектов информации, полученной от менеджмента программы непосредственно лицам, ответственным за документацию
Отсутствие должного контроля и ответственности со стороны руководителей отдельных проектов за ведением учета клиентов и услуг
Проблемы внедрения новой системы учета и отчетности
III национальная конференция “Создание системы мониторинга и оценки мероприятий по противодействию эпидемии ВИЧ/СПИД в Украине»

Техническая помощь организациям-субгрантерам
визиты технической поддержки
мониторинговые визиты
телефонное консультирование специалистами по поддержке НПО, специалистом по мониторингу и оценке
методические «работы над ошибками»
инструкции и методические материалы
Как мы решаем проблемы:
III национальная конференция “Создание системы мониторинга и оценки мероприятий по противодействию эпидемии ВИЧ/СПИД в Украине»

Ежегодное планирование в рамках проекта ГФ;
В ходе разработки «Дорожной карты Универсального Доступа»;
В ходе участия в написании Заявки Украины на 6-й раунд Глобального Фонда;
В ходе утверждения проекта Глобальным фондом – планирование целей, методики сбора данных;
Программный мониторинг как базис для планирования :
III национальная конференция “Создание системы мониторинга и оценки мероприятий по противодействию эпидемии ВИЧ/СПИД в Украине»

Создать отдел МиО;
Наладить программный мониторинг деятельностей, новых для Сети – АРВ лечение, ЗТ, лечение ОИ, «интегрированные услуги», адвокационные проекты;
Наладить сотрудничество с Исполнительными партерами (уникальными) на новом уровне;
Унификация систем МиО компонента «уход и поддержка» Сети и Министерства по делам семьи, молодежи и спорта - провести переговоры и при достижении принципиальных договоренностей (по поводу методологических подходов, сроков, инструментария) осуществить унификацию;
Наладить систему внутреннего потока данных между подразделениями, ответственными за различные компоненты проекта;
Перспективы и потребности системы мониторинга Сети как Основного Реципиента :
III национальная конференция “Создание системы мониторинга и оценки мероприятий по противодействию эпидемии ВИЧ/СПИД в Украине»