Организация территориально-распределенной работы с документами

Храни порядок, и порядок сохранит тебя.
Латинское изречение
Когда невозможно уже работать напряженнее, начти работать умнее.
Ф.С.Честерфильд, 1694-1773 гг.
английский писатель, дипломат
Организация с территориально-распределенной структурой действует как единая система.
В России возникает все больше и больше объединенных компаний. Как правило, эти компании (холдинги) образуются путем слияния нескольких организаций или, наоборот, выделения из одного предприятия нескольких юридических лиц, взаимодействующих друг с другом как единое целое. Получается двоякое положение таких компаний. С одной стороны, каждое юридическое лицо, входящее в состав холдинга, официально является самостоятельной организацией, действующей автономно, самостоятельно и имеющей свою собственную культуру, в т.ч. и свой документооборот. С другой стороны, все юридические лица, входящие в состав одного холдинга, тесно взаимодействуют друг с другом с целью достижения принятой стратегии развития компании.

Формы территориально-распределенной структуры организации
территориально-удаленное подразделение юридического лица;
представительство и филиал юридического лица;
дочерняя компания;
холдинговая компания.

Правила взаимодействия, в том числе документооборота, между юридическим лицом, холдинговой компании и их дочерними компаниями, территориально-удаленными подразделениями, филиалами, представительствами должны быть закреплены в корпоративных или типовых нормативных и регламентирующих документах, а также в договорных документах, закрепляющих права на осуществление определенных действий и операций.
При организации документооборота также предлагается придерживаться следующего правила: документы корпоративного уровня подлежат централизованному учету в головной компании, а документы, касающиеся деятельности непосредственно той территориально-удаленной единицы, подлежат учету и хранению в этой единице.

Документопотоки
входящие – документы, поступившие от внешних организаций (корреспондентов/контрагентов);
исходящие – документы, направленные в сторонние организации корреспондентам/контрагентам);
внутренние – документы, изданные в организации и не предназначенные для направления в сторонние организации;
корпоративные - документы, изданные в любом юридическом лице холдинга и направленные в любое другое юридическое лицо этого холдинга, но не предназначенные для направления в сторонние организации

Документопотоки

Корпоративные документы
К корпоративным документам относятся документы, образующиеся в процессе взаимодействия и обмена информацией двух и более юридических лиц холдинга, в том числе их удаленных обособленных подразделений, и не предназначенные для направления/передачи в сторонние организации.

Совместные документы
Совместный документ – официальный документ, содержащий принятые совместные решения и закрепляющий порядок взаимоотношений между двумя и более юридическими лицами холдинга: документ, совместная разработка которого осуществляется одновременно в двух и более юридических лицах холдинга и подлежащий подписанию и регистрации в этих юридических лицах.
Принцип издания совместных документов может применяться для любых категорий и видов документов, проекты которых требуют совместной разработки (согласования, подписи, регистрации), совместного использования и исполнения в двух и более юридических лицах холдинга.

Классификация документов
Вид документа - принадлежность письменного документа к системе документации по признакам содержания и целевого назначения.
(ГОСТ Р 51141 “Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения”)
Общие:
Документопоток (тип)
Категория
Вид
Подвид
Специфичные для Холдинга:
Принадлежность к юр. лицу
Признаки классификации документов:

Классификация документов
или

Классификация документов

Регистрация документов
С целью организации единой политики регистрации документов в компаниях холдинга рекомендуется разработать коды для всех юридических лиц холдинга, всех департаментов и структурных подразделений. Они должны использоваться при регистрации документов, а также в кадровой и финансовой системах. Данные коды должны оперативно изменяться в случае изменений организационной структуры.
Коды позволяют идентифицировать место издания (регистрации) документа сразу по регистрационному номеру (без необходимости чтения текста документа), что значительно сокращает время на идентификацию и классификацию документов.
Регистрация должна осуществляться в пределах одного календарного года. Для каждого вида документа рекомендуется отражать в Журнале регистрации свой состав информации с присвоением регистрационного номера определенного формата.

Формат регистрационного номера:
Пример:
Код юридического лица
Календарный год
№п/п (счетчик)
+
+
+
Код подразделения
* ЮЛ1 - код Юридического лица 1
Регистрация документов

Оформление корпоративных документов
Общие требования к оформлению документов установлены государственным стандартом – ГОСТ Р 6.30-2003 “Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов”.
Совместные документы (приказы, распоряжения) рекомендуется оформлять на корпоративном бланке[1] (если в компании утвержден корпоративный логотип) или на бланке совместных документов (без указания логотипа юридического лица холдинга), а корпоративные служебные записки – на бланке корпоративного исходящего документа.
[1] Бланк документа – набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа (ГОСТ Р 51141- 98 “Делопроизводство и архивное дело Термины и определения”). Реквизит документа – обязательный элемент оформления официального документа (ГОСТ Р 51141- 98 “Делопроизводство и архивное дело Термины и определения”).
Оформление корпоративных документов:

Примеры оформления
Корпоративный совместный приказ (с использованием корпоративного логотипа)
с продольным расположением реквизитов

Совместное распоряжение (без логотипа юридического лица) с продольным расположением реквизитов
Примеры оформления

Концепция распределенной СЭД