Организация документооборота

1. Документооборот

Документооборот
это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки адресату или сдачи на хранение
цель — обеспечение движения комплексов документов в процессе документационного обеспечения управления (ДОУ)
задача совершенствования документооборота — организация такого движения, которое наилучшим образом обеспечивало бы достижение целей системного ДОУ

качественные и количественные показатели оценки и анализа документооборота
Качественные показатели:
используемая система информационного обеспечения (автоматизированная, традиционная или смешанная);
организация документооборота в пространстве (маршруты движения документов, этапы и инструкции по их прохождению, стадии документооборота);
особенности пополнения системы информацией (состав и содержание документов, включаемых в документооборот, направление движения документов, периодичность документопотока).
Количественные показатели:
объем документооборота, который равен количеству входящих, исходящих и внутренних документов организации за конкретный период времени (год, квартал, месяц, день);
удельный вес каждой группы документов или документопотоков в общем документообороте;
плотность документопотока — объем документов, проходящих через подразделение за единицу времени;
физический объем конкретного документа — размер его текста;
продолжительность документооборота — скорость прохождения отдельных документов в процессе документооборота. Определяется как время, затрачиваемое на прохождение маршрута документа

Принципы документооборота

Методы сокращения объема документооборота

1.1. Технология обработки входящих документов

Регистрация документов
фиксация факта создания или поступления в организацию документа путем проставления на нем регистрационного индекса с записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах:
единая регистрационно-контрольная карточка
журнальная форма регистрации документов

регистрационно-контрольная карточка

пример журнальной формы регистрации документов:

1.2. Технология обработки исходящих документов

Операции обработки исходящих документов

1.3. Технология обработки внутренних документов

Внутренние документы
документы, которые создаются организацией и остаются в ней.
на стадии подготовки они проходят путь исходящих документов, а на стадии исполнения — входящих.
распорядительные документы и протоколы всегда регистрируются отдельно по видам:
к порядковым номерам приказов по личному составу через дефис добавляются литеры «к» или «л»;
порядковые номера приказов по административно-хозяйственной деятельности должны содержать соответствующие обозначения - «ад» или «ахд» и т.д.

2. Систематизация управленческих документов

Унификация документов -
выбор рациональных структур построения документов, приведение их к единообразию на основе установления рационального количества форм и типизации построения
Стандартизация - процесс установления и применения стандартов, под которыми понимается образец, эталон, модель, принимаемые за исходные для сопоставления с ними других подобных объектов

Принципы унификации и стандартизации документации

Унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД) -
рационально организованный комплекс взаимосвязанных унифицированных форм документов, рекомендуемых для применения в органах государственного управления, учреждениях, организациях и на предприятиях государственной и негосударственной форм собственности

Состав УСОРД:
Государственный стандарт Республики Беларусь 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;
Методические указания по практическому применению Государственного стандарта Республики Беларусь 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;
Классификатор унифицированных форм организационно-распорядительных документов и пояснительная записка по его применению;
Альбом унифицированных форм ОРД.

Альбом унифицированных форм документов
это сборник эталонных унифицированных форм документов, применяемых для документирования деятельности организации.
Унифицированная форма документа
это бланк с реквизитами, обязательными для конкретной разновидности документа, и унифицированным текстом.
Табель унифицированных форм документов
перечень разрешенных к применению форм документов. Табель утверждает руководитель организации.

Альбом унифицированных форм документов
Унифицированные формы систематизированы по следующим подсистемам:
документация по созданию организации;
документация по реорганизации организации;
документация по ликвидации организации;
документация по приватизации государственных организаций;
документация по распорядительной деятельности организации;
документация по организационно-нормативному регулированию деятельности организации;
документация по оперативно-информационному регулированию деятельности организации;
документация по приему на работу
документация по оформлению изменений трудовых отношений;
документация по увольнению с работы;
документация по предоставлению отпусков и отзыву из отпуска;
документация по оформлению поощрений;
документация по оформлению дисциплинарных взысканий;
документация по оформлению командировок.

Номенклатура дел
это систематизированный перечень наименований дел, создающихся в процессе деятельности организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке
является классификационным справочником, обязательным для составления во всех государственных организациях, и должна содержать полный перечень дел, заводимых всеми структурными подразделениями

Формирование дел
группировка документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и их систематизация внутри него
работа по формированию дел состоит из следующих операций:
раскладка документов по папкам (делам) и подшивка документов;
расположение документов внутри дел в определенной последовательности;
оформление дела.

Основные правила формирования дел

3. Опись дел

Экспертиза ценности документов
определение научно-исторической, социально-культурной и практической значимости документов с целью установления сроков их хранения
проводится в два этапа: в делопроизводстве и в архиве организации

Оформление дел
Документы, отобранные в процессе экспертизы на постоянное или временное (свыше 10 лет) хранение, сдают в архив организации. При этом дела в течение года после их завершения остаются на хранении в структурных подразделениях для использования в практической работе, после чего в течение года оформляются и готовятся для передачи в архив.
Оформление дел включает комплекс работ по их технической обработке и проводится теми же сотрудниками, которые ведут формирование дел, под контролем ведомственного архива.
В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.
При полном оформлении дел выполняются: подшивка или переплет дел; нумерация листов в деле; составление завершительной надписи дела (листа-заверителя), а в необходимых случаях и внутренней описи документов дела, оформление реквизитов обложки дела