Организация работы с документами

Организация работы с документами
-это создание условий, обеспечивающих хранение необходимой информации и снабжение ее потребителей в установленные сроки и с наименьшими затратами.
Она включает:
организацию рационального документооборота
создание информационно-поисковых систем по документам
контроль исполнения документов
подготовку документов к передаче в архив.

Документооборот организации
Движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело образуют документооборот организации.
Документопотоки в организации: входящие, исходящие, внутренние

Документопотоки
документопоток входящих в организацию документов (письма, договоры, рекламные объявления, ведомственные распоряжения и инструкции, и т.д.) Большая часть входящих документов, которые обрабатывает секретарь (или канцелярия), адресована его руководителю (по экспертным оценкам от 85 до 90% всех поступающих на предприятие документов) и только 10-15% - заместителям руководителя, руководителям структурных подразделений и конкретным исполнителям.

Документопотоки
документопоток внутренних документов, то есть создаваемых внутри организации и передаваемых из одного подразделения в другое (приказы, распоряжения, инструкции руководства, служебные записки, акты и т.д.)
документопоток исходящих документов - информация направляемая во внешний мир (письма и ответы на письма, договоры, отчеты, контракты, пресс-релизы и т.д.)

Порядок обработки поступающих документов
Документы, поступающие в организацию, в том числе созданные с помощью средств вычислительной техники, проходят приём и первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.
Прием и первичная обработка документов осуществляется централизованно экспедицией или сотрудниками службы документационного обеспечения. При поступлении документов в нерабочее время они принимаются дежурным сотрудником.

Порядок обработки поступающих документов
Конверты с документами, в том числе и заказные, вскрываются, при этом проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов. Конверты от поступающих документов (в том числе писем граждан) не уничтожаются в случаях, когда только по конверту можно определить адрес отправителя, время отправки и получения документа, а также при поступлении личных или доплатных документов.
На полученном документе проставляется регистрационный штамп. Документы с грифом "лично" или адресованные общественным организациям в экспедиции не вскрываются и передаются по назначению.

Порядок обработки поступающих документов
Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям.
Предварительное рассмотрение осуществляется, исходя из оценки их содержания, на основании установленного в организации распределения обязанностей.

Схема работы с входящими документами

Схема работы
с исходящими документами

Схема работы
с внутренними документами

Регистрация документов

Регистрация документа
- это фиксация факта создания или поступления документа в организацию. Регистрация включает проставление регистрационного номера документа и запись сведений о документе в регистрационных формах.
Регистрация документа необходима для учета, контроля и поиска нужных документов.

Дело
– совокупность документов или документ, относящийся к данному вопросу или участку деятельности и помещенный в отдельную обложку.
Основным видом работы, обеспечивающим систематизацию документов в делопроизводстве, является составление номенклатуры дел.

Принципы формирования дел:
Документы формируются в дела в следующем порядке: помещают только исполненные и правильно оформленные в соответствии с заголовками; помещают вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса; помещают приложения вместе с основными документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; раздельно группируют в дела документы постоянного и временного сроков хранения.

Принципы формирования дел:
В дело не должны помещать документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики: дело не должно превышать 250 листов.
Дела постоянного, долговременного хранения и по личному составу подлежат полному оформлению, подшивка, нумерация листов, составление внутренней описи документов, оформление реквизитов обложки дела.
Дела временного хранения не подшиваются, листы в нем не нумеруются, документы хранятся в скоросшивателях. Обложка дел оформляется по установленной форме.

Номенклатура дел
– систематизированный перечень наименований дел (заголовков) заводимых в организации с указанием сроков их хранения, оформления в установленном порядке.
Она предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения.

Цель создания номенклатуры дел
систематизация документов, т.е. она служит планом распределения документов после их исполнения в дела, и таким образом определяет систему хранения документов в учреждении.
каждое дело, включенное в номенклатуру, имеет указание срока хранения документов, помещенный в него. Распределяя документы в дела в соответствии с номенклатурой, одновременно намечают, пока еще ориентировочно, срок хранения документа.

При составлении номенклатуры дел используют:
Устав
Положение об организации;
планы; отчеты о работе;
штатное расписание;
действующие перечни документов;
классификаторы;
номенклатуры дел за прошлые годы;
список структурных подразделений;
список корреспондентов;
список постоянного и временного хранения (свыше 10 лет).

Реквизиты номенклатуры дел:
Герб или Эмблема
Код предприятия по ОКПО
Код формы документа по ОКУД
Наименование учреждения
Наименование структурного подразделения (в номенклатуре дел структуры подразделений)
Дата и индекс
Место составления

Реквизиты номенклатуры дел:
Гриф утверждения
Заголовок к тексту (на 20____г)
Текст (табличная форма)
Подпись
Отметка о согласовании (визы или гриф согласования)
Отметка об исполнении и направлении в дело

Номенклатура дел учреждения представляет собой многостраничный документ.
Первый лист номенклатуры оформляется на общем бланке формата А4.
Состав, оформление и размещение реквизитов определены ГОСТ 6.30-2003.
Второй и последующие листы нумеруют.

Порядок согласования и утверждения номенклатуры дел
Номенклатура дел на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале текущего года и представляется на согласование в архив не позднее 1 декабря.
Номенклатура дел подписывается сотрудником, ответственным за делопроизводство в подразделении, согласовывается с архивом и после этого утверждается руководителем подразделения.

Порядок согласования и утверждения номенклатуры дел
Номенклатура дел печатается в двух экземплярах: первый экземпляр остается в архиве, второй – у работника делопроизводства подразделения.
Номенклатура дел доводится до сведения каждого сотрудника подразделения, а отделы получают выписки соответствующих разделов номенклатуры для использования в работе.

Порядок согласования и утверждения номенклатуры дел
В течение года утвержденная номенклатура дел уточняется, в нее вносятся необходимые изменения о заведении новых дел, о включении новых дел и т.д.
Сведения об изменениях в номенклатуре дел сообщаются в архив. При необходимости номенклатура дел перепечатывается.
Номенклатура дел вводится в действие с 1 января следующего года

Порядок согласования и утверждения номенклатуры дел
По окончании календарного года работник делопроизводства подразделения вносит изменения в итоговую запись о количестве заведенных дел (томов и частей).
Сведения, содержащиеся в итоговой записи, в обязательном порядке сообщаются в архив по установленной форме до 15 января.
В номенклатуре дел об этом делается отметка с указанием должности, даты и подписи лица, сделавшего отметку.

Порядок согласования и утверждения номенклатуры дел
Номенклатура дел хранится в подразделении у работника делопроизводства, и, до составления описей дел постоянного и долговременного хранения, акта на уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения и передачи дел за соответствующий год в архив, является основным учетным документом.

000 "Comp Corporation"
продажа комплектующих
Образец составления номенклатуры дел
г. Челябинск
на 2005год