План развития группы ДОУ

Группа
Документационного обеспечения и управления
Штатная структура: 1 руководитель, 2 ведущих менеджера, 1 менеджер.
Фактическое наличие: 1 руководитель, 2 ведущих менеджера.
Функциональные обязанности группы ДОУ
проверка первичной документации и организация операционной деятельности по заведению заявок и задач в учетные системы;
формирование и передача итоговой бухгалтерской отчётности;
обеспечение работы по приему, регистрации, учёту, хранению, оперативному поиску документов и их доставке;
организация работы с документооборотом компании, совершенствование форм и методов;
подготовка документов к передаче в архив;
оптимизация документооборота, разработка и внедрение новых нормативных и методических регламентов.

Ключевые результаты деятельности группы ДОУ
за период с 2016 по 2020 год
Разработаны и внедрены нормативные и методические регламенты, позволившие упорядочить и оптимизировать рабочий процесс по закрытию отчётных периодов (98%)
Проведена сверка и закрытие авансов МГТС (100%)
Закрыты авансовые платежи по компании 3ДАТА (100%)
Разработан и запущен Личный кабинет для Агентов
Разработана и внедрена в работу ДПКС Программа наставничества

Фактор, негативно влияющий на работу
группы ДОУ
Результаты анализа деятельности ДОУ за 2020 год свидетельствуют об увеличении количества просроченных платежей.
Основные причины
Отсутствие согласования ДС в установленный срок
Отсутствие расходной договорной документации (ДС)
Зона ответственности менеджеров КД

Предлагаемый способ решения
Передача следующих функций в группу ДОУ:
Организация обработки расходных документов (ДС, БЗ, соглашения):
ЗДАТА
HR
ДПКС
Лыков Н.
Маркетинг
работа строится по остаточному принципу
самые уязвимые
требуют основного контроля
Организация контроля осуществления оплаты просроченных платежей
Преобразование группы ДОУ в отдел, доукомплектация штата 1 менеджером, перераспределение функциональных обязанностей внутри подразделения.

Прогнозируемый результат и цели
Консолидация указанных рабочих процессов в рамках отдела позволит минимизировать просрочки платежей и, как следствие, сделает возможным закрытие отчётных периодов на 100%.
Задачи отдела:
разработка и внедрение дополнительных нормативных и методических регламентов по обработке расходных документов;
оптимизация механизма взаимодействия с основными клиентами, исключающая просрочку платежей.