Презентация ВД

Справочная Система Консультант Внутренние документы (ВД)
Консультант Внутренние документы

Решаемые задачи
Консультант Внутренние документы
Быстрое создание хранилища документов
Позволяет собственными силами и без значительных трудозатрат создать хранилище внутренних документов
Доступ к внутренним документам для сотрудников
Оперативное доведение до сотрудников важной внутренней информации (письма, регламенты, нормы и др.)
Повышение эффективности работы с внутренними документами
Удобное хранение и работа с документами: быстрый и простой поиск необходимой информации, привычный интерфейс

Преимущества
Консультант Внутренние документы
внутренние документы в едином массиве СПС КонсультантПлюс
автоматическое определение реквизитов
автоматическая простановка ссылок
широкий диапазон поддерживаемых форматов
прикрепление к тексту внешних файлов
безопасность - вся информация хранится у клиента
внутренние документы в едином массиве СПС КонсультантПлюс

Порядок ввода документов
Консультант Внутренние документы
Работа с файлами в назначенных директориях:
Ввод нового документа – добавить файл с новым документом
Внесение изменений в документ – заменить исходный файл на отредактированный
Удаление документа из базы – удалить файл с документом
1
Запуск утилиты ВД (автоматический или ручной):
DocToBase.exe sdk.cfg
Утилита обрабатывает документы, автоматически определяет реквизиты, расставляет ссылки и загружает документы в ВД
2

Общая схема работы
Консультант Внутренние документы

Работа с внутренними документами в едином массиве КонсультантПлюс
Консультант Внутренние документы

Карточка поиска
Консультант Внутренние документы
В поле «Исходная директория» отображается путь к исходному файлу, начиная с директории исходных документов. Распределяя файлы в директории и поддиректории, можно сформировать тематические группы (рубрикатор)

Ввод документов разных форматов
Консультант Внутренние документы
Ввод документов с текстом (doc, docx, odt, rtf, txt, xml)
Документы текстовых форматов вводятся в виде документов с текстом с автоматическим прикреплением исходного файла.
Название и реквизиты (тип, дата, номер) формируются автоматически из первых абзацев вводимого текста.
Ввод электронных писем (eml, msg)
Электронные письма вводятся в виде документов с текстом с автоматическим прикреплением исходного файла. Все вложения к письму, если они есть, также прикрепляются к документу.
В название документа заносится наименование файла письма, в вид документа – электронное письмо.
Ввод документов без текста (xls, pdf, rar, pptx и др.)
Документы остальных форматов вводятся без текста, со ссылкой на исходный файл.
В название документа заносится наименование исходного файла и директории, в которой он размещен.

Ввод документов с текстом
Консультант Внутренние документы
К тексту документа автоматически прикрепляется исходный файл.
Карточка реквизитов формируется автоматически из первых абзацев вводимого текста. Карточку реквизитов также можно заполнить вручную.

Ввод электронных писем
Консультант Внутренние документы
Электронные письма (eml, msg) вводятся в виде документов с текстом. Все вложения к письму прикрепляются к документу в начале текста. В тексте документа автоматически проставляются заголовок, содержащий название файла письма без расширения; и шапка, содержащая основные реквизиты письма: «От», «Кому», «Тема», «Отправлено».
Поле «Вид документа» заполняется значением: «Электронное письмо». Если письмо не было отправлено, то поле «Дата» не будет заполнено.

Ввод документов без текста
Консультант Внутренние документы
Документы в формате xls, xlsx, xlsm, csv, png, gif, jpg, tif, bmp, pdf, pps, ppt, vsd, rar, zip, 7z, pptx, log вводятся без текста с автоматическим прикреплением исходного файла.
Загруженный документ можно открыть прямо из Системы.
Названием документа является наименование исходного файла и директории, в которой он размещен. Реквизиты документа (тип, дата, номер) для таких документов не заполняются.

Прикрепление файлов к документу
Консультант Внутренние документы
Файлы поддерживаемых форматов можно вручную прикрепить к исходному документу, поставив в тексте ссылку на нужный файл в виде:
!ссылка!<название внешнего файла>
Сам файл размещается в директории присоединенных файлов.

Автоматическая простановка ссылок
Консультант Внутренние документы
Ссылки на документы
Автоматически проставляются ссылки на начало документов ВД и СПС КонсультантПлюс, установленные в одном комплекте
Интернет-ссылки
Автоматически проставляются ссылки на адреса сайтов Интернета
Гиперссылки пользователя
Сохраняются в тексте документа проставленные гиперссылки на Интернет-сайты, адреса электронной почты, сетевые файлы и папки, документы

Техническая поддержка
Консультант Внутренние документы
установка и настройка, внесение изменений в конфигурационные файлы
консультации по вопросам эксплуатации
решение технических проблем
обновление версий и др.
обучение пользователей и администраторов
Обеспечивается Региональным Информационным Центром <название> на всех этапах внедрения и эксплуатации ВД:

Условия поставки
Контактная информация
Консультант Внутренние документы