Проблемы интеграции в сфере управления электронными документами в рамках Таможенного союза

«Гильдия Управляющих Документацией» – единственная в России организация, объединяющая специалистов в сфере управления документацией. Интересы организации распространяются как на традиционный, бумажный документооборот, так и на электронный. В составе организации – государственные служащие, представители национальной промышленности, кредитных организаций, руководители ряда российских ВУЗов, представлены наиболее успешные производители систем управления электронными документами (СУЭД).
Сфера компетенции организации - продвижение прогрессивных технологий в деятельности делопроизводственных служб органов власти, бизнеса, высших учебных заведений и пр.
«Гильдия Управляющих Документацией»

Законодательная деятельность в России, относящаяся к сфере документационного обеспечения управления, связанная в первую очередь с функционированием органов государственной власти, развивается весьма продуктивно. Появились новые законы, приняты несколько национальных стандартов. Один из них «О взаимодействии систем электронного документооборота», автором которого стала «Гильдия Управляющих Документацией» получил недавно статус национального стандарта. На регистрации в Минюсте России находится долгожданный регламент типовых требований к системам управления электронными документами, применяемых в органах исполнительной власти.
Выделены два документа поскольку именно они стали фундаментом настоящих и будущих работ по формированию единого информационного пространства для органов государственных власти.
О законодательстве
Российской Федерации в сфере
документационного обеспечения управления

Проблема межведомственного документооборота не актуальна для Казахстана, поскольку в органах власти применяется единая система управления электронными документами и этим обеспечен фундамент для межведомственного взаимодействия всех без исключения органов власти. Вместе с тем проделанные нами работы станут весьма актуальными при формировании единого информационного пространства в рамках Таможенного союза и Единого экономического пространства.
Электронный документооборот в России существует более 25 лет, однако узаконенных правил его построения до последнего времени не существовало.
Состояние национального рынка СУЭД напоминает восточный базар, где каждый торговец сам оценивает качество своего товара. Потребители столкнувшись со скрытыми проблемами приобретенных ранее систем, сознают, что большие деньги потрачены зря, а исправить, сложившееся положение дел, практически не возможно.
Правила построения СУЭД
и их взаимодействие

Системы электронного документооборота, работающие в России сконструированы на разных платформах, как правило, несовместимых принципах построения. Последствия такого состояния дел не заставляют себя ждать: весьма проблематично взаимодействие различных автоматизированных систем, непредсказуемо их качество, размыты требования к технологиям делопроизводства.
Отсутствие типовых требований мешает созданию единого информационного пространства в сфере управления государством. С бессистемной автоматизацией вертикали власти раньше всех столкнулись регионы. В большинстве случаев для обеспечения взаимодействия различных властных структур принимается решение об унификации программного обеспечения во всех аппаратах управления по вертикали и горизонтали. Однако в масштабе государства установить единую систему пока признано нецелесообразным.
В России функционирует более
100 различных систем
электронного документооборота

Существует два пути создания единого информационного пространства посредством электронного документооборота:
применение единой системы управления электронными документами;
создание типовых требований к системам управления электронными документами и требований к их взаимодействию.
Наша позиция отнюдь не оригинальна, страны Европейского Союза, которые так же столкнулись с настоящей проблемой, занимаются задачей стандартизации типовых требований уже более 10 лет.
«Гильдией Управляющих Документацией» подписано соглашение с Генеральной Канцелярией Европейской Комиссии о правах на использование европейской спецификации MoReq.
Однако международный опыт следует рассматривать, в пределах его совместимости с национальной практикой делопроизводства.
Межведомственный электронный
документооборот –
единое информационное пространство

Я детально рассказываю о задачах и их решениях, поскольку аналогичная проблема существует для информационного пространства стран, входящих в Таможенный союз. Системы управления электронными документами у нас различные, принципы их построения отличаются друг от друга. Разработка требований к их взаимодействию в настоящее время остро не стоит на повестке дня, однако спустя совсем не много времени такая потребность возникнет обязательно.
Если смотреть в будущее, то задача создания единых требований к СУЭД в рамках Таможенного союза могла бы решаться совместными усилиями уже сейчас. Потребуется прямое общение экспертов трех стран по формированию единого информационного пространства, разработке единых стандартов и требований. Видимо, плодом такого взаимодействия могли бы стать законодательные акты, которые имели бы юридическую силу во всех странах единых экономических отношений.
Роль стандартов в создании
информационного пространства

Предположим, что необходимые ГОСТы разработаны и утверждены, будут ли они полноценно работать при том, что в мировой практике действуют принципы добровольности в применении стандартов. Россия не является исключением, применение стандартов у нас носит рекомендательный характер.
К сожалению в России добровольная сертификация в сфере управления документацией не пользуется большой популярностью. Это обстоятельство существенно влияет на качество СУЭД и сегодня, по существу, отсутствуют действенные рычаги, которые могли бы заставить производителей программного обеспечения следовать стандартам при производстве качественной продукции.
Наличие стандартов
условие необходимое, но не достаточное

«ДОУСЕРТИФИКАТ» существует более трех лет, однако её услугами пользоваться не спешат как производители программных продуктов, так и пользователи. Для создателей СУЭД это дополнительные расходы и без требования заказчиков, их разработки не подвергаются экспертной оценке. Заказчики не требуют сертификации программного обеспечения, поскольку государство не настаивает на этом.
Вопросы качества программных продуктов, применяемых в органах государственной власти, не могут находиться вне поля зрения государства. Вместе с тем государство не должно давать прямых указаний рынку, вмешиваться в рыночные отношения, но создавать необходимые условия для его совершенствования, действовать рыночными методами посредством квотирования, пошлин, налогов и сертификации – прерогатива государства.
Необходим экспертный орган, который давал бы заключение о готовности той или иной СУЭД функционировать в едином информационном пространстве.
Система добровольной сертификации «ДОУСЕРТИФИКАТ»

Европейская Комиссия поручила создание требований к системам электронного документооборота и системы сертификации согласно этим требованиям общественной организации DLM-Forum, объединяющей национальные архивы и профессионалов в сфере управления документацией.
Что мы знаем о стандартах в области электронного документооборота и применяемой терминологии в Казахстане или Белоруссии? Видимо следует объединить усилия профессиональной общественности трех стран по формированию будущих национальных стандартов, с тем, чтобы имеющиеся наработки способствовали формированию единого информационного пространства.
Вопросы гармонизации стандартов, технологических решений и сертификация могли бы быть в компетенции профессиональной общественности трех стран, объединенных, предположим, Общественным Экспертным Советом Документационного Обеспечения Управления.
Общественный Экспертный Совет ДОУ
в рамках Таможенного союза

При приеме на работу сотрудника канцелярии, как в органах государственной власти, так и в коммерческих структурах, заключение о его профессионализме делается достаточно формально, как правило, по результатам устных собеседований.
В других сферах деятельности существует практика оценки профессионального уровня соискателей по средством тестирования и пр. Кроме того, существует система сертификации специалистов на определенный уровень квалификации, например, низший, средний и высший.
Сотрудник сам заинтересован в приобретении такого сертификата соответствия. Помимо послужного списка, который не отражает в достаточной степени уровень компетентности, наличие сертификата о профессиональном уровне подготовки позволит работодателю не допустить ошибки при подборе специалиста, а соискателю получить желаемое место работы.
Нужна ли сертификация персонала
в сфере управления документацией

Высшая школа России готовит документоведов, готовят специалистов по информационным технологиям, но специалистов, разбирающихся в той и другой сфере деятельности одновременно, в утвержденном Министерством образования списке профессий, не существует. Как правило, такими специалистами сегодня становятся только в результате практической деятельности.
«Гильдия Управляющих Документацией» сформировала систему сертификации персонала по управлению как бумажными, так и электронными документами. Интернет-технологии позволяют специалистам пройти тестирование, находясь в любой точке страны.
Выработка единых требований к компетенциям специалиста помогла бы решить проблему мониторирования уровня их квалификации, гармонизации требований к персоналу наших стран, к состоянию делопроизводства и автоматизации делопроизводственных процессов.
Высшая школа не готовит
документоведов с глубокими знаниями информационных технологий

Год назад учебный центр «Гильдии Управляющих Документацией» получил заказ на обучение специалистов в сфере управления документацией, помощников руководителей Карачаганак Петролиум Оперейтинг, известной Казахстанской нефтегазовой компании в городе Аксай. Мы убедились, что проблемы переподготовки кадров у нас абсолютно идентичные и предлагаемая система сертификации могла бы способствовать повышению качества подготовки специалистов для союзных нужд.
Хотелось бы надеяться на то, что поднятые проблемы стандартизации в сфере управления электронными документами, а также сертификации программных продуктов и персонала, управляющего документацией, предлагаемые пути их решения, позволят сделать очередной шаг к гармонизации отношений, которые должны присутствовать в рамках таможенного союза трех стран в создании единого экономического и информационного пространства.
Единые требования к специалистам
- ключ к формированию единого
информационного пространства