Профессиональная речевая коммуникация. Лекция 3

ДЕЛОВОЕ СОВЕЩАНИЕ КАК ФОРМА ВЗАИМОДЕЙСТВИЯ
Деловое совещание представляет собой форму коллегиального обсуждения вопросов с целью информирования и принятия решения по ним.
Тема совещания – это предмет обсуждения.
При подготовке важно сократить длительность и повысить продуктивность
Заранее четко формируем цели
Для получения результата четко формируем повестку дня

ПОВЕСТКА ДНЯ
Повестка совещания – это письменный документ,
заранее рассылаемый участникам совещания.
Правильно разработанная повестка дня содержит:
• тема совещания;
• цель совещания;
• перечень обсуждаемых вопросов в порядке
очередности их рассмотрения;
• время начала и окончания совещания;
• место, где оно будет проходить;
• фамилии и должности докладчиков, выступающих по основным вопросам, ответственных за подготовку вопросов;
• время, отведенное на каждый вопрос;
• место, где можно ознакомиться с материалами по каждому вопросу.

Задачи и правила поведения руководителя совещания.
1) руководителю следует придерживаться нейтральной позиции
2) постоянно поддерживать разговор
3) принимать меры в случае возникновения напряжения
4) не допускать спор с переходом на личности участников совещания;
5) следует прогнозировать возможность внедрения предлагаемых идей и решений
6) вызывать участников совещания с помощью поименного вызова;
7) выслушивать мнения всех участников
8)следует стремиться к выработке общих подходов, искать точки соприкосновения
9) следует нетерпимо относиться к отклонениям от темы
10) при необходимости уточнять сообщения словами: "Я это правильно понял? Так будет правильно?";
11) экономить время

Правила поведения участников совещания.
1) представлять себя в своих высказываниях и употреблять местоимение "Я" вместо "Мы" или безличной формы;
2) в высказываниях быть конкретным, ясно излагать свои мысли, отвечать за свои ошибки, отстаивать личную точку зрения, быть терпеливым к инакомыслию;
3) после прослушанной информации задавать вопросы на уточнение и понимание обсуждаемой проблемы;
4) воздерживаться, насколько это возможно, от интерпретации чужих идей и мыслей;
5) выражать собственную позицию и стараться найти наиболее оптимальное решение проблемы.