Процессы управления проектом

ЭДиРРВ. Введение

Группа процессов инициации
Инициация — убеждение (обеспечение принятия решения) руководства организации в необходимости выполнения проекта.

Задачи этапа инициации:
— признание необходимости реализации проекта;
— определение общей цели проекта;
— определение его границ;
— определение ожиданий заказчика, руководства и других участников;
— определение примерного объема работ проекта и потребностей в ресурсах;
— определение основных членов команды управления и организационной структуры;
— назначение руководителя проекта.
Результаты фазы инициации — Устав (паспорт) проекта, решение о его запуске, утвержденный руководитель.
Устав проекта – документ, выпущенный инициатором или спонсором проекта, который формально узаконивает существование проекта и предоставляет менеджеру проекта полномочия использовать организационные ресурсы в операциях проекта.

Устав должен быть обязательно. Это зафиксированный договор между руководителем проекта и спонсором
Устав защищает руководителя проекта от посягательств на ресурсы проекта сторонних лиц, а иногда – и спонсора
Устав фиксирует цели и задачи проекта, принятые на старте, и предохраняет проект от «раздувания» объема задач
Устав должен быть коротким поскольку длинные документы не читают, или читают невнимательно.

Описание содержания проекта — project scope statement. Описание
содержания может быть предварительным — project scope statement
(preliminary) и полным — project scope statement (detailed).
Описание Содержания проекта представляет собой документ, в котором сформулировано то, что должно быть сделано в ходе реализации проекта. Практический смысл
этой части состоит в необходимости учесть все работы, без которых выполнение проекта невозможно и расположить их в наиболее выгодной оптимальной последовательности, которая позволит реализовать проект с наименьшими затратами.

Исходными данными для разработки документа являются:
принятый Устав проекта,
задание для дальнейшей разработки проекта,
анализ факторов внешнего окружения и организационной среды,
организационные активы — совокупность доступных факторов, которыми фирма владеет или управляет,
ресурсы.
Содержание проекта описывает то, каким образом будет создан продукт, ради
получения которого создается проект. Этим продуктом могут быть услуги, товары, работы, информация.
Существенной характеристикой продукта, получаемого в результате проекта должно быть наличие изменений, по сравнению с ситуацией до начала проекта.
Приступая к работе над Содержанием проекта, вам необходимо учесть ряд взаимосвязанных действий, к которым относятся:
описание запланированных изменений,
разработка иерархической структуры работ (ИСР),
разработка идеального графика работ,
анализ ресурсов и другие.
Когда данная работа будет закончена, у вас в итоге получится расписание проекта. Этот документ должен оптимально и реалистично сочетать цели проекта
с имеющимися ресурсами и ограничениями.

Группа процессов планирования состоит из процессов, осуществляемых для определения общего содержания работ, постановки и уточнения целей и разработки последовательности действий, требуемых для достижения данных целей.
2. Группа процессов планирования

Цель проекта — желаемый результат деятельности, достигаемый в пределах установленного интервала времени. Цель проекта всегда связана с решаемой в ходе него проблемой или совокупностью проблем.
Формулировка проблемы или потребности.
Сбор информации.
Ограничения.
Анализ альтернатив.
Цели проекта.
Процедура определения целей:

Основные характеристики:
Длительность проекта (Duration of Project)
Ранние даты проекта - (Early Start (ES), Early Finish(EF))
Поздние даты проекта - (Late Start(LS), Late Finish (LF))
Резервы работ (частные и общие) - (Free Float (FF), (Total Float(TF))
Критический путь проекта (CPM)- Цепочка критических работ. Самая длинная цепочка работ в проекте

Прямой анализ – это определение ранних сроков начала работ.
1. Как скоро может начаться работа (ранний старт - ES)?
2. Как скоро она может закончиться (ранний финиш - EF)?
Обратный анализ – это определение поздних сроков завершения работ.
1. Какой самый поздний срок начала работы (позднее начало - LS)?
2. Какой самый поздний срок завершения работы (позднее окончание - LF)?
3. Какие работы составляют критический путь (CPM)?
4. На какое время может быть задержано выполнение работы (резерв времени = LF – EF = LS - ES)?

Группа процессов исполнения состоит из процессов, применяемых для выполнения работ, определенных в плане управления проектом для осуществления целей проекта.
Эта группа процессов включает в себя координацию людей и ресурсов, а также интеграцию и выполнение операций проекта в соответствии с планом управления проектом
3. Группа процессов исполнения

Руководство и управление исполнением проекта
процесс исполнения работ, определенных в плане управления проектом, для достижения целей проекта.
Подтверждение качества
процесс проверки требований качества и результатов измерений в процессе контроля качества для подтверждения использования соответствующих стандартов качества и рабочих инструкций.

Набор команды проекта
процесс подтверждения наличия трудовых ресурсов и набора команды, необходимой для выполнения заданий проекта.
Развитие команды проекта
процесс совершенствования компетенций, взаимодействия членов команды и общих условий работы команды для улучшения исполнения проекта

Управление командой проекта – процесс отслеживания деятельности членов команды, обеспечения обратной связи, решения проблем и управления изменениями с целью оптимизации исполнения проекта.
Распределение информации – процесс предоставления необходимой информации заинтересованным сторонам проекта в соответствии с планом.

Управление ожиданиями заинтересованных сторон проекта – процесс общения и работы с заинтересованными сторонами проекта для удовлетворения их потребностей и решения проблем по мере их возникновения

Осуществление закупок – процесс получения ответов от продавцов, выбора продавца и заключения контракта.

Группа процессов мониторинга и управления состоит из процессов, требуемых для отслеживания, анализа и регулирования хода и эффективности выполнения проекта, выявления тех областей, в которых требуется внесение изменений в план, и инициации соответствующих изменений.
4. Группа процессов мониторинга и управления

ОСНОВНЫЕ ЭТАПЫ
1. Приемка проектных работ.
Руководитель получает от исполнителя уведомление о готовности результата работы, и, при его согласии с отчетом о работе, задача меняет свой статус на «Завершен».
Если же руководитель не удовлетворен результатами, то он указывает причину отказа, и задача возвращается исполнителю на доработку.
2. Актуализация оперативного плана.
Фактический ход исполнения задач проекта может отличаться от первоначального плана. Кроме того, в процессе выполнения проекта меняются многие условия, в результате чего оперативный план проекта, изначально совпадающий с базовым, становится не актуальным и подлежит изменению.
3. Анализ фактической трудоемкости.
После выполнения задач появляются данные о фактических трудозатратах. По мере их появления, руководитель проекта выполняет анализ плановых и фактических трудозатрат, что позволяет оценить фактическую стоимость ресурсов и проанализировать отклонения от плана.

4. Анализ отклонений оперативного плана от базового.
Важную роль в контроле сроков выполнения проекта играет возможность проанализировать ход выполнения проекта относительно базового плана. При этом базовый план не может быть изменен Руководителем проекта самостоятельно без согласования с куратором проекта.
5. Анализ и оптимизация загрузки команды проекта.
В ходе реализации проекта, руководитель проекта должен следить за загрузкой ресурсов, так как объем и состав работ может меняться, а ресурсы могут быть задействованы и в других проектах.
6. Контроль исполнения договоров.
Заключенные договоры должны выполняться в срок и с соблюдением бюджета, руководитель проекта должен обеспечивать выполнение всех договорных обязательств.
7. Актуализация бюджета проекта.
По мере выполнения работ проектов, и прохождения оплат, необходимо фиксировать фактические данные о бюджете проекта.
При необходимости к плановым суммам договоров можно вносить и фактически произведенные оплаты или приход денежных средств.

8. Анализ план-факт бюджета проекта.
Руководитель проекта должен проводить анализ отклонений от планового бюджета.
9. Запрос на изменение.
По мере выполнения проекта его Руководитель сталкивается с разнообразными ситуациями, когда необходимо вносить изменения в проект. Примерами причин могут служить изменение содержания проекта, сбывшиеся риски проекта, отклонения от базового плана, вызванные ошибками планирования.
10. Анализ и согласование документов.
В ходе выполнения задач проекта требуется согласовывать разного рода документы, например, Договоры, Сметы, Техническое задание, Технический проект и т.п. Согласования проходят по закрепленным в Уставе проекта регламентам с участием определенного круга лиц.

Группа процессов завершения состоит из процессов, выполняемых для завершения всех операций в рамках всех групп процессов управления проектом для формального завершения проекта, фазы или контрактных обязательств.
5. Группа процессов завершения проекта

Завершение проекта или фазы – процесс завершения всех операций всех групп процессов управления проектом с целью формального завершения проекта или фазы.
Закрытие закупок – процесс завершения всех закупок по каждому проекту.