Развитие документооборотакак услуги

Документооборот. Определение
Документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления (ГОСТ Р 51141-98)
Бумажный
Электронный

Документооборот. Факты
Никто не создает документы на печатной машинке
21% офисных распечаток оказывается в корзине в тот же день, 44% теряют актуальность на следующий день
От 6% до 25% бумажных документов безвозвратно теряется
Более 80% информации в организациях – неструктурированные документы

Документооборот в организации

Документооборот как услуга
Внутрифирменная услуга:
Сотрудники, служба делопроизводства
ECM (Enterprise content management) - владение системой (on-premise)
Внешняя услуга
Рекруитинг услуг и сотрудников
SaaS (Software as a service) –
обращение к приложениям (on-demand)

Рождение документа
Бумажный (получение, печать)
рекруитинг персонала и техники (подготовка и печать)
Электронный (ввод, создание в электронном виде)
аренда внешних продуктов (приложений и ECM по технологии SaaS)

Из рук в руки
Бумажный (получение, работа, доставка)
рекруитинг персонала (службы делопроизводства)
Электронный (получение, работа, доставка)
аренда внешних продуктов (ECM по технологии SaaS)

На долгую память
Бумажный (доставка, хранение)
внеофисное хранение документов
сканирование бумажных документов
Электронный (работа, хранение)
аренда внешних продуктов (Электронные архивы по технологии SaaS)

Что делать?
Обращение к приложениям и технологиям (SaaS)
Аренда техники
Рекруитинг сотрудников
Внеофисное хранение документов
Непрерывность бизнеса
Безопасность
Масштабируемость
Адаптируемость

Итого
Аутсорсинг документооборота – это
не самоцель, а средство, с помощью которого возможно:
снизить накладные расходы, сосредоточившись на основной деятельности, приносящей прибыль;
быстрее выйти на рынок, не тратя времени на создание инфраструктуры вспомогательных служб;
улучшить качество потребляемых услуг за счет выбора профессионального поставщика данных услуг.