Система электронного документооборота

Цели и задачи Системы электронного документооборота
Задачи, решаемые системой электронного документооборота:
Поддержка процессов создания, обработки и согласования документов на всех стадиях жизненного цикла.
Выдача заданий, поручений в электронном виде и автоматический контроль их исполнения.
Рассылка документов в электронном виде и контроль их местонахождения.
Создание оперативного и долговременного архивов бумажных и электронных документов
Поиск документов по содержанию и реквизитам.
Формирование отчетов по исполнительской дисциплине
Ведение единой базы организаций и контактных лиц.
Обеспечение территориально-распределенного обмена данными между сотрудниками в ОГВ.
Декабрь 2005 г. – начало работы по проекту
Издано распоряжение губернатора Пермской области от 26.12.2005 № 49-р
«О реализации проекта «Внедрение системы электронного документооборота в администрации и исполнительных органах государственной власти области»
Цель: Создание юридически значимого электронного документооборота в органах государственной власти Пермского края
2006 г. – обследование, разработка регламентов процессов
2007 – 2008 г. – опытная эксплуатация системы
С 13 апреля 2009 г. – промышленная эксплуатация системы

Основные этапы работ по проекту

Подготовка к старту ИСЭД
Развернуто и настроено оборудование для опытной эксплуатации
Подготовка к старту ИСЭД

Подготовка к старту ИСЭД
Создана программа обучения сотрудников
Подготовка к старту ИСЭД

Подготовка к старту ИСЭД
Введена в действие система дистанционного обучения
Подготовка к старту ИСЭД

разработка ЧТЗ
разработка регламента
разработка процесса
настройка рабочих мест
обучение пользователей
Представители Подрядчика
Организация работ по внедрению СЭД

Организация работ по внедрению СЭД
согласование ЧТЗ
приемка функционала
консультирование пользователей
сбор замечаний пользователей
согласование регламента
приемка процессов в опытную эксплуатацию
целевые группы пользователей
ответственные за процессы

Нормативное обеспечение ИСЭД
Нормативные документы
Соглашения
об участии
в ИСЭД
ОМСУ
Регламенты
процессов
ИСЭД
Инструкция
по
делопроизводству
Порядок
эксплуатации
системы
Регламент
применения
электронной
цифровой
подписи

Управление хранилищем
Защита данных от несанкционированного доступа
Импорт данных из наследуемых систем
Работа с архивом
Автоматизация договоров
Построение отчетов
Сканирование
Работа с обращениями граждан
Работа с электронной цифровой подписью
Работа с содержанием документа

Процессы СЭД
2006 2007 2008 2009
Опытная эксплуатация Промышленная
эксплуатация
Подготовка актов губернатора
Подготовка актов Правительства края
Подготовка договоров
Контроль исполнения нормативно-правовых актов
Работа со служебной корреспонденцией
Поручения руководителей
Подготовка приказов
Работа с обращениями граждан
Планирование работ

СЭД-процессно-ориентированная система
Подготовка правовых актов губернатора Пермского края
Подготовка правовых актов Правительства и председателя Правительства Пермского края
Подготовка приказа руководителя
Подготовка исходящего документа
Подготовка внутреннего документа
Регистрация входящего документа
Прикрепление приложения к входящему документу
Прямое поручение губернатора
Контроль исполнения нормативных правовых и распорядительных документов
Контроль планирования и исполнения работ
Исполнение документа, резолюции или поручения
Продление срока
Поручение
Подготовка договора
Работа с письменными и устными обращениями граждан
Регламенты процессов

Регистрация входящего документа
Прием и регистрация
документа
Сканирование документа
Верификация
Исполнение документа
Регистрационная карточка
документа, документу присвоен
регистрационный номер
Электронный образ документа
Электронный образ документа
связан с карточкой документа

Исполнение документа, резолюции или поручения

Подготовка исходящего и внутреннего документа
Формирование проекта
документа
Подготовлен проект документа
Редактирование
Проект документа отредактирован
Согласование (последовательное)
Проект документа согласован
Выбор индекса дела
по номенклатуре дел
Для проекта документа указан
индекс дела по номенклатуре
Подписание
Документ подписан в электронном
и бумажном виде
Сканирование и верификация
Электронный образ документа
связан с карточкой документа
Отправка документа адресатам

Подготовка актов губернатора края

Подготовка приказа руководителя
Формирование проекта приказа
Редактирование
Согласование (параллельное)
Подписание
Сканирование и верификация
Ознакомление

Поручение

Контроль планирования и исполнения работ
9.00 пятница
Завершение задач
предыдущей недели
Формирование задания 1
Все задачи
предыдущей
недели завершены
Отчет о работе
сотрудника за неделю
Формирование задания 2
Формирование задания…n
Сформированы
задачи на неделю
План работ
сотрудника на неделю

Работа с письменными и устными обращениями граждан
Поступило обращение
письменное
факсом
по электронной
почте
виртуальная
приемная
устное
Регистрация обращения
Первичная обработка
Запись на личный прием
Сканирование и верификация
Проведение личного приема
Рассмотрение руководителем
Исполнение
Обработка результатов
личного приема

Подготовка договора
Необходимость
в подготовке договора
Формирование проекта договора
Визирование проекта договора автором
Проект договора
поступил от контрагента
Редактирование
Юридическая экспертиза
Согласование (последовательное)
Подписание и регистрация
Сканирование и верификация
Ознакомление

Структура хранилища СЭД

Структура хранилища СЭД
Папка подразделения
Общие документы
Персональная папка пользователя
Должностные регламенты
Рабочая папка пользователя
Номенклатурная папка
Тематическая папка
Проектная папка

ОБЩИЙ ВИД СЭД

Задача – согласовать проект внутреннего документа

СВЕДЕНИЯ О ДОКУМЕНТЕ

РЕЗОЛЮЦИИ

ПРОЦЕССЫ

Связанный процесс

Содержание номенклатурных папок

Текущее состояние
Показатели активности использования системы

Пермь
ТЕХНИЧЕСКАЯ ПОДДЕРЖКА СЭД
1 линия поддержки — ИВЦ (Информационно-вычислительный центр Правительства Пермского края)
2 линия поддержки — группа компаний ИВС
Москва
3 линия поддержки — ЗАО «КРОК инкорпорейтед» (разработчик СЭД)

Развитие СЭД
Внедрение СЭД в муниципальных образованиях края
Повышение эффективности применения СЭД посредством модернизации системы
Модернизация функциональных возможностей СЭД
Модернизация инфраструктуры и программного обеспечения СЭД

ЭТАПЫ ВНЕДРЕНИЯ
СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА
В МУНИЦИПАЛЬНЫХ ОБРАЗОВАНИЯХ
Правовое обеспечение
Техническое обеспечение
Организационное обеспечение

ПРАВОВОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ
Соглашение об участии в СЭД
Распорядительный документ главы города о внедрении СЭД
ЭТАПЫ ВНЕДРЕНИЯ
СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА
В МУНИЦИПАЛЬНЫХ ОБРАЗОВАНИЯХ

ТЕХНИЧЕСКОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ
Установка СЭД на рабочих местах
Получение сертификатов ключей подписей в Удостоверяющем центре
Настройка ЭЦП на рабочих местах
ЭТАПЫ ВНЕДРЕНИЯ
СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА
В МУНИЦИПАЛЬНЫХ ОБРАЗОВАНИЯХ

ОРГАНИЗАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ
Создание организационной структуры в СЭД
Включение пользователей в реестр СЭД
Обучение сотрудников
Дистанционное обучение (система корпоративного обучения)
Очное обучение
Обучение руководителей
Организация опытной эксплуатации СЭД
ЭТАПЫ ВНЕДРЕНИЯ
СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА
В МУНИЦИПАЛЬНЫХ ОБРАЗОВАНИЯХ

Система корпоративного обучения

ПЕРЕЧЕНЬ УРОКОВ В СКО

УРОК 7.16.2. «Подготовка внутреннего документа» в СКО

Теоретическая часть урока в СКО

КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ ПО УРОКУ В СКО

Ускорение работы с документами
1. Уменьшаются сроки согласования документов
(возможность параллельного согласования)
2. Уменьшается время на передачу документов между подразделениями
Прозрачность движения документов
Сотрудник видит все документы и поручения, с которыми
работает в данный момент.
2. Руководитель на экране видит ход выполнения процесса.
Контроль исполнения
Формирование единых отчетных форм.
Наличие полной информации о местонахождении документа на всех этапах
Преимущества использования СЭД

Быстрый поиск документов
За счет хранения в единой базе.
Унификация и соблюдение требований к оформлению.
Преимущества использования СЭД
Введение единой технологии работы с документами
Единое информационное пространство

Повышение эффективности труда
отдела по организации работы со служебной корреспонденцией
в процессе внедрения СЭД

Сроки рассмотрения документов
и подготовки ответов на документы (*)
Служебные документы подлежат исполнению в
10-дневный срок.
(*) Распоряжение губернатора Пермского края от 17.02.2009 № 14-р
«Об утверждении Порядка рассмотрения входящей корреспонденции, поступающей на имя губернатора Пермского края, руководителя Администрации губернатора Пермского края, председателя Правительства Пермского края, заместителей председателя Правительства Пермского края, руководителя
Аппарата Правительства Пермского края»

Изменение показателей нарушения
исполнительской дисциплины с момента
ввода в промышленную эксплуатацию всех процессов СЭД
Январь 2010 г.: Нарушение исполнительской дисциплины
по служебным письмам составляет 0,31%

Внешний вид отчета по исполнительской дисциплине

Перечень документов в отчете
по исполнительской дисциплине

Карточка документа

Текст документа

Основные нормативные документы
Указ губернатора Пермского края от 10 апреля 2009 г.
№ 16 «Об интегрированной системе электронного документооборота, архива и управления потоками работ».
Указ губернатора Пермского края от 10 декабря 2008 г. № 73 «Об утверждении Регламента применения ЭЦП в ИСЭД»
Постановление Правительства Пермского края от 22 декабря 2006 г. № 103-п «Об утверждении Регламента удостоверяющего центра, обеспечивающего использование средств электронной цифровой подписи».
Постановление Правительства Пермского края от 21 марта 2008 г. № 54-п «Об утверждении Перечня базовых средств аппаратного и программного обеспечения типовых рабочих мест».