Система электронного документооборота как средство управления крупной телекоммуникационной компанией

Особенности отрасли
Географическая распределенность
Высокая степень использования различных информационных систем
Доступность каналов связи
Значительная потребность в ускорении бизнес-процессов

Роль и место документооборота
Документооборот – средство обеспечения деятельности
Организация документооборота непосредственно влияет на общую эффективность деятельности
Управление компанией – одна из наиболее чувствительных к организации документооборота областей

Актуальные задачи
Повышение прозрачности
Повышение управляемости
Снижение потерь
Повышение безопасности

Цели и ожидания
Обеспечить хранение – документы больше не теряются
Упорядочить бизнес-процессы – никаких неожиданностей
Усилить контроль – автоматизация контроля и напоминаний
Повысить безопасность – каждый видит только то, на что имеет право
Ускорить работу – меньше трудозатраты, меньше потери времени

Документооборот и ECM
ECM – гораздо шире документооборота
Документооборот – очевидная и традиционная область, востребованность которой очевидна и понятна
Внедрение и развитие систем автоматизации документооборота – одна из возможных «точек входа» в ECM

Внедрение системы –
катализатор перемен
Разработка политик и регламентов в процессе внедрения – фактор совершенствования бизнес-процессов
Формализация требований, стандартизация бизнес-процессов – самостоятельная ценность
Фиксация ролей уточняет распределение полномочий
Внедренная система закрепляет желаемые перемены

Эксплуатация системы
– будничное управление
«Врастание» системы в повседневную деятельность
Автоматизированный документооборот – инфраструктура управления
Упорядоченные документопотоки
Средства выдачи указаний/контроля исполнения
Накопленная информация – средство

Практические результаты
Прямой эффект от упорядочивания и ускорения документооборота
Косвенный эффект: возможность использовать информацию о документообороте для анализа деятельности и принятия решений
Критерии успеха внедрения:
Использование информации по документообороту для принятия решений
Появление задач по анализу информации

Что дальше?
Восприятие электронного документооборота как «естественного и необходимого»
Накопление и использование электронных архивов
Постепенный переход от документооборота к ECM

КОРУС Консалтинг
Александр Хайтин,
Руководитель направления Документум
«КОРУС Консалтинг»
[email protected]
(812) 3242457
(495) 2295370
www.KORUSConsulting.ru