Система хранения и обработки документов (СХОД)в ОАО Банк ВТБПрименение Указания Банка России № 2346-У

Указание ЦБ РФ от 25.11.2009 N 2346-У
"О хранении в кредитной организации в электронном виде отдельных документов, связанных с оформлением бухгалтерских, расчетных и кассовых операций при организации работ по ведению бухгалтерского учета"
Банком России установлен порядок хранения в кредитных организациях документов в электронном виде.
Кредитные организации вправе хранить на машинных носителях типа CD-, DVD-дисков в электронном виде отдельные документы, связанные с оформлением бухгалтерских, расчетных и кассовых операций при организации работ по ведению бухгалтерского учета.
Документы в электронном виде хранятся в течение сроков, установленных в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет.
В течение всего срока хранения должны обеспечиваться неизменность информации и возможность ее представления на бумажном носителе, а также должна обеспечиваться идентификация составителя документа в электронном виде.
*Источник - КонсультантПлюс

Концепция обработки и архивирования ДЭВ* в Банке
Компоненты и участники системы:
СИ** ДЭВ – банковская система, поставщик ДЭВ.
Подразделение-поставщик ДЭВ – подразделение отвечающее за передачу ДЭВ в СХОД и формирование Справок по ДЭВ.
Система хранения и обработки документов(СХОД) – операционный архив ДЭВ.
Подразделение, формирующее ЕХ (осуществляет централизованную запись на ЕХ, формирование ярлыков и описей ЕХ).
Архив единиц хранения ДЭВ.
Пользователь архива ДЭВ (внутренний – пользователи подразделений).
Пользователь архива ДЭВ (внешний – внешние контролирующие органы).
*Документы в электронном виде
**Система источник

Цели и назначение СХОД
ЦЕЛИ:
снижение расходов возникающих при хранении и обработке документов Банка (по предварительным расчетам система окупается в 2011 году и за 2011-2013 годы экономия на бумаге и расходах на печать составит приблизительно $ 2,6 млн.);
снижение трудозатрат сотрудников Банка при работе с ДЭВ*;
снижение рисков утери или искажения ДЭВ;
снижение затрат на развитие и сопровождение разнородных систем электронного хранения, при применении единого сервиса электронного хранения.
СХОД** предназначена для поддержания задач и выполнения функций, способствующих достижению конкретных целей бизнеса в области электронного хранения и обработки документов в соответствии с № 2346-У.
*Документы в электронном виде
**Система хранения и обработки документов

Функции СХОД
*Документы в электронном виде
** Электронная цифровая подпись
консолидирует ДЭВ*, предназначенные для хранения и созданные в электронном виде;
обеспечивает предварительную обработку ДЭВ, формируемых из разных систем источников (просмотр, согласование, подписание ЭЦП**, утверждение, аналитические задачи);
обеспечивает контроль дублирования ДЭВ направляемых на хранение;
поддерживает версионность ДЭВ;
предоставляет доступ внутренних пользователей к утвержденным ДЭВ (поиск, просмотр, проверка ЭЦП);
обеспечивает учет документов – формирование справок, ярлыков ЕХ и передаточных описей (план реализации на II-III квартал 2010 года).
запись на единицы хранения (план реализации на II квартал 2010 года);
прочие функции документооборота (e-mail уведомления, разграничение доступа и т.д.).

СХОД на платформе Oracle UCM в инфраструктуре Банка

Перспективы применения СХОД* в Банке
* Система хранения и обработки документов
В настоящий момент, для увеличения операционной эффективности, Банке рассматривается возможность применения СХОД для:
Системы обработки заявок на кредит.
Системы валютного контроля.
CRM и других систем.

Заключение
* Электронная цифровая подпись
Выводы:
В Банке разработана собственная концепция применения Указания № 2346-У.
Банк получил юридически значимый документооборот по ДЭВ (ЭЦП*).
Внедрена универсальная Система хранения и обработки документов для всех банковских систем и продолжается ее развитие.

Вопросы
Вячеслав Артищев
ИТ менеджер проекта
[phone]
[email protected]

Методика расчета эффекта от применения 2346-У
Учитывается при расчетах:
экономия расходов на бумагу;
экономия расходов на печать;
затраты на лицензии, сопровождение (внешнее) и оборудование;
затраты на доработку сторонней компанией;
затраты на DVD диски.
Не учитывается при расчетах:
экономия на транспортные и почтовые расходы;
экономия рабочего времени сотрудников;
экономия на аренде складских помещений;
затраты на внутренние разработки и сопровождение ПО;
затраты времени на запись DVD дисков;
затраты на сопроводительные документы к DVD.
Принято при расчетах:
DVD диски записываются централизованно (2 диска в день);
к началу 2011 года все необходимые доработки СХОД будут завершены и дальнейшее развитие будет осуществляться посредством настройки прикладными администраторами;
2009 - 0% ДЭВ*, 2010 - 40% ДЭВ, 2011 - 75% ДЭВ, 2012 - 90% ДЭВ, 2013 - 95% ДЭВ;
ставка дисконтирования = 15 %.
*Документы в электронном виде

Приблизительный расчет эффекта от применения 2346-У

Перечень ДЭВ* передающихся на хранение посредством СХОД
*Документы в электронном виде
Ведомости открытых и закрытых счетов головной организации.
Реестр операций с наличной валютой и чеками головной организации.
Реестры расчетов по операциям с банковскими картами.
Книга регистрации открытых счетов (распечатывается в части действующих по состоянию на 1 января счетов)
Документы филиалов (план реализации на II квартал 2010 года - ведомости счетов).
Платежные поручения поступившие по системе дистанционного банковского обслуживания (план реализации на II квартал 2010 года).
Мемориальные ордера (план реализации на III-IV квартал 2010 года).
Распоряжение на отражение в бухгалтерском учете начисленных процентов по привлеченным и размещенным денежным средствам (план реализации на IV квартал 2010 года).

Обобщенный жизненный цикл документов электронного вида
Выгрузка ДЭВ* в СХОД** из Системы источника инициируется вручную Подразделениями-поставщиками ДЭВ или автоматически по событию в Системе источнике.
Выгрузка осуществляется автоматически.
Обработка ДЭВ в СХОД (согласование и ЭЦП) осуществляется Подразделениями-поставщиками ДЭВ, если ЭЦП*** не были получены из Системы источника.
Справки по ДЭВ подготавливаются Подразделениями-поставщиками ДЭВ из СХОД.
Подготовка ЕХ**** осуществляется централизованно по всем подразделения головной организации и филиалам.
Хранение ЕХ (в т.ч. выдача ЕХ по запросам, проверка состояния и наличия ЕХ в архиве) обеспечивает Управление документационного обеспечения и контроля.
Уничтожение ЕХ по срокам хранения обеспечивает Управление документационного обеспечения и контроля.
*Документы в электронном виде **Система хранения и обработки документов ***Электронная цифровая подпись ****Единица хранения