Собрания, совещания, переговоры 1

© Верескун М.В.
План
1
Проведение собраний
Проведение переговоров, деловых встреч, бесед
Проведение совещаний

© Верескун М.В.
Деловые коммуникации:
совещания, заседания, собрания, беседы
Совещание – форма управленческой деятельности, содержанием которой является совместная работа нескольких участников управленческого процесса.
Заседание – форма организационной работы постоянно действующего органа. (комитета, коллегии, совета, комиссии, группы).
Собрание – присутствие в определённом месте людей, объединённых конкретной целью (собрание работников предприятия, подразделения, членов товарищества и т.д.).

© Верескун М.В.
Методика рациональной подготовки совещания
Принятие решения о проведении совещания
Подготовка материалов к совещанию
Альтернатива совещанию:
Самостоятельное решение вопроса руководителем;
Решение при помощи нескольких телефонных разговоров;
Объединение с другим совещанием
Подготовка повестки дня
Определение круга участников
Разработка регламента совещания
Определение места проведения совещания
При проведении совещания:
Доклад – 20-25 мин.;
Выступление в дебатах – 3-5 мин.
Ответы на вопросы – 5-7 мин.
Изложение проекта решения – 3-5 мин.
Обсуждение и принятие решения – 8-10 мин.
Общее время на 1 вопрос – 45-50 мин.
Оповещение участников

© Верескун М.В.
Технологическая схема подготовки и проведения совещания
Начало
Обсуждение вопросов
Определение круга
обсуждаемых вопросов
Сбор и подготовка информации
Определение участников
Подготовка технической базы и проверка готовности
Оповещение участников
Выработка решения
Контроль за соблюдением регламента
Доведение решения до исполнителей
Конец

Характерные типы участников совещаний
© Верескун М.В.

© Верескун М.В.
Методы эффективного проведения совещаний: мозговая атака
Количество участников – 10-12 чел.
Совещание проводят по одному вопросу.
За короткое время необходимо найти как можно большее количество вариантов решения проблемы, предложенных участниками без дополнительной подготовки

© Верескун М.В.
Методы эффективного проведения совещаний: метод «совещание без совещания»
Руководитель в письменном виде формулирует проблему, по которой необходимо принять решение
Собираются данные и исходные материалы, определяется круг участников, им рассылаются бланки с заданиями и местонахождением материалов для их возможного решения.
Участники письменно излагают своё мнение на том же бланке. Назначенный руководителем участник собирает заполненные бланки, систематизирует их и принимает решение

© Верескун М.В.
Методы эффективного проведения совещаний: метод телеконференции
Объединение возможностей телефонной связи, телевидения и вычислительной техники
Преимущества: экономия времени и средств, проводится без отрыва от рабочего места, высокая оперативность организации, значительно большее количество участников.
Требует наличия соответствующей телекоммуникационной аппаратуры

© Верескун М.В.
Рекомендации по проведению эффективных совещаний
Составьте конкретную повестку дня и быстро пересмотрите её перед проведением совещания
Обеспечьте свободный обмен информацией между членами группы.
Полностью используйте членов группы и стимулируйте их к участию.
Создайте атмосферу доверия, чтобы члены группы не стеснялись открыто и тактично комментировать точку зрения и идеи, которые они не разделяют.
Рассматривайте конфликт как позитивный фактор и старайтесь эффективно управлять им.
Заканчивая совещание коротко резюмируйте проведённое обсуждение и определите будущие меры, которые планируется осуществить для выполнения принятых решений.

© Верескун М.В.
Уменьшение вероятности единогласного голосования
Заверьте членов группы, что они могут свободно сообщать любую информацию, высказывать любые мысли и ли сомнения
Назначьте одного члена группы на роль «адвоката дьявола»
Сумейте выслушать разные точки зрения и критику так же спокойно, как и конструктивные комментарии
Сначала соберите все предложения, а потом обсуждайте плюсы и минусы каждого из них
Если на совещании присутствуют руководители разных уровней, то сначала дайте высказаться «младшим по званию».

© Верескун М.В.
Пять причин проведения собраний
Сделать сообщение, требующее пояснения, при чём оно даст толчок к постановке важных вопросов, ответы на которые необходимо дать сразу.
Добиться согласованного решения или получить большинство голосов по важному предложению.
Проинструктировать людей по вопросу процедуры определённой работы.
Обеспечить поддержку важного мероприятия.
Разоблачить и отбросить какой-либо неправдивый слух, неблагоприятно сказывающийся на работе.

© Верескун М.В.
Девять правил проведения собраний
Поставьте перед собой чёткие и важные задания.
Предусмотрите всё, что необходимо для решения ваших задач.
Определите время необходимое для решения ваших задач, но никогда не планируйте долгосрочных собраний, если в этом нет крайней необходимости.
Время и место проведения собрания необходимо выбирать с учётом их влияния на результат.

© Верескун М.В.
Девять правил проведения собраний
Перед началом собрания необходимо создать атмосферу взаимного доверия.
От начала и до конца собрания придерживаться основного направления, ведущего к намеченной цели.
Будьте «на высоте».
Записывайте необходимую вам информацию, а также сообщения во время собрания.
Закрывайте заседание сразу после выполнения намеченного задания.

© Верескун М.В.
Переговоры
Переговоры – взаимосвязь между людьми, предназначенная для достижения соглашения, если интересы сторон совпадают или противоречат друг другу.

© Верескун М.В.
Модель проведения деловых переговоров
Решение проблемы (завершение переговоров)
Резюмирование;
Краткое повторение основных положений, по которым достигнуто согласие сторон;
Обсуждение перспектив новых встреч.
Анализ и оценка хода и результатов переговоров, обмен мнениями, определение первоочередных мер;
Анализ на высшем уровне руководства, обсуждение отчёта, обсуждение обоснованности предложений;
Индивидуальный анализ поведения каждого из участников.
Анализ результатов переговоров
Этап 4
Этап 3

© Верескун М.В.
Условия эффективных переговоров
Достаточная компетенция, необходимые знания относительно переговоров
Двусторонний интерес к предмету переговоров
Достаточные полномочия в принятии окончательных решений
(право ведения переговоров)
Учёт субъективных и объективных интересов противоположной стороны и компромисс
Доверие друг к другу
Условия эффективных переговоров

© Верескун М.В.
Предпосылки успешного проведения деловой встречи
Отметить значимость поручения, которое выполняет коллега , поддержать и помочь
Выяснить взгляды обеих сторон на объект, событие, явление
Проявить заинтересованность в идеях и предложениях собеседника и дать им высокую оценку
Дать возможность собеседнику детально изложить волнующую его проблему
Предложить работу (дать поручение, задание), которое заинтересует работника
Отметить способности, успехи и достижения собеседника

© Верескун М.В.
Пять универсальных принципов ведения деловых бесед (пять фаз беседы)
Привлеките внимание собеседника (начало разговора).
Пробудите в собеседнике заинтересованность (передача информации).
Детально обсудите вопрос (аргументация).
Выявите интересы и устраните сомнения собеседника (нейтрализация, опровержение замечаний).
Превратите интересы собеседника в окончательное решение (принятие решений).

© Верескун М.В.
Практические рекомендации по проведению беседы
Внимательно выслушайте собеседника до конца.
Никогда не забывайте про возможные предубеждения собеседника.
Избегайте недоразумений и неправильного толкования.
Уважайте собеседника.
Всегда будьте вежливы, дружественно настроенными, дипломатичными и тактичными.
Если это необходимо и важно будьте непоколебимы, но сохраняйте хладнокровие, если градус беседы «повышается».
Любыми способами постарайтесь облегчить собеседнику восприятие ваших тезисов и предложений, учитывая внутреннюю борьбу между его желаниями и реальными возможностями, чтобы собеседник мог «сохранить лицо».
Продумайте тактические приёмы ведения беседы.
Попробуйте во время беседы достичь своей цели или, по крайней мере, найдите приемлемый компромисс.