Создание СЭД в условиях ограниченного бюджета

Формирование стоимости СЭД
Оборудование
Лицензии
Стоимость платформы
Стоимость решения
Услуги по внедрению
Услуги по сопровождению

Выбор платформы
Схемы лицензирования OEM
Решения Open source
Использование Web-клиента

Выбор платформы
Схемы лицензирования OEM
Решения Open source
Использование Web-клиента
Не нужно приобретать дополнительно лицензии на встроенные компоненты
Программное обеспечение может использоваться только как часть того решения, в составе которого оно было приобретено
Риск: ограниченность правилами использования

Выбор платформы
Не нужно приобретать лицензии
Стоимость сопровождения при отсутствии подготовленных администраторов
Риск: затраты на сопровождение превысят сумму, сэкономленную на лицензиях
Схемы лицензирования OEM
Решения Open source
Использование Web-клиента

Выбор платформы
Стоимость лицензий «тонкого» клиента
Косвенная экономия на установке СЭД
Нельзя работать автономно, данные хранятся только на сервере.
Сложность интеграции с внешними приложениями
Схемы лицензирования OEM
Решения Open source
Использование Web-клиента

Приобретение исключительного права использования
Выбор решения
Схемы лицензирования продукта:
универсальное рабочее место и доп. модули – выбор в зависимости от потребностей и возможностей
1 лицензия – неограниченное число автоматизируемых процессов
Покупка в рассрочку
Аренда

Схема внедрения
Формализация требований
Обследование организации
Подготовка концепции, регламентов, спецификаций
Внедрение и опытная эксплуатация
Установка
Обучение пользователей и администраторов
Опытная эксплуатация

Формализация требований
Риски:
реализованные процессы не соответствуют реальным
не готовность организации к реинжинирингу процессов – процессы не запущены
СЭД установлена, но не используется.
Ограничение числа процессов
Использование типовых процессов
Использование готовых решений без доработок
Не проводить обследования
Проводить обследование собственными силами
Не готовить описание процессов «to be»
Формализация требований
Обследование организации
Подготовка концепции, регламентов, спецификаций

Внедрение и опытная эксплуатация
Внедрение и опытная эксплуатация
Установка
Обучение пользователей и администраторов
Опытная эксплуатация
Подготовка администраторов и установка своими силами
Подготовка инструкторов и обучение своими силами
Использование региональных ресурсов
Сокращение этапа ОЭ
Проведение ОЭ своими силами
Риски:
Некачественное обучение пользователей
Ошибки настройки системы
Недовольство пользователей, отказ от работы в системе

Факторы, влияющие на стоимость проекта внедрения
Готовность организации к внедрению СЭД:
наличие регламентов
особенности корпоративной культуры
организационная поддержка
необходимость и объем доработок
Количественные характеристики:
число пользователей
число и сложность регламентов
число и расположение территориальных площадок

Организация сопровождения
Своими силами
«+» стоимость
«+» шаговая доступность
« - » трудно найти компетентного специалиста
« - » дополнительное обучение
Риск: приобретение сотрудником дополнительной компетенции – риск потери сотрудника
Аутсорсинг
Удаленное администрирование
Привлечение сервисной компании
простые и стандартные процедуры – своими силами
сложные и нестандартные – силами исполнителя
«+» не нужен узкоспециализированный компетентный специалист
« - » срок реализации трудоемких задач
« - » дорого!

Где мы можем сократить бюджет
Стоимость платформы
Услуги по сопровождению
Услуги
по внедрению
Стоимость решения
30-40%
30-40%
~ 30-50/%
зависит от подхода

Оптимизация затрат