Структура документа. Требования к оформлению документов. (Тема 3)

1. Унификация и стандартизация
Унификация документов - установление единого комплекса видов и разновидностей документов для аналогичных управленческих ситуаций, разработка единых форм и правил их составления, оформление и создание трафаретных текстов. Правовые основы стандартизации в Кыргызской Республике устанавливает закон, а также государственные стандарты . Унификация и стандартизация тесно связаны. Объекты унификации: 1) форма документов и состав включаемых в нее реквизитов, 2) системы документации, 3) тексты документов, 4) виды и разновидности документов. Разрабатываемые унифицированные формы объединяются в унифицированные системы документации. Унификация документов проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, снижения трудоемкости их обработки,

достижения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективного использования оргтехники (Схема № 2).
Стандартизация документов - это форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности (государственный стандарт - ГОСТ, отраслевой стандарт - ОСТ, республиканский стандарт - РСТ). Применение стандартов повышает качество документов.
В делопроизводстве существуют единые требования и правила оформления документов управления, которые установлены государственными нормативными актами.

Унифицированная система документации. Унифицированная система организационно распорядительной документации. Требования к оформлению документов. Является основой для оформления организационно-распорядительной документации. Данный стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам и оформлению документов; требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба Кыргызской Республики. Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД).
- предприятий, организаций и их объединений независимо от формы собственности и организационно-правовой формы.

2. Оформление реквизитов
Каждый документ состоит из элементов, которые называются реквизитами. Различные документы имеют разный набор реквизитов. Совокупность реквизитов, определенным образом расположенных в документе, составляет формуляр этого документа. Формуляры, характерные для определенного вида документов называются типовыми. Графические модели или схемы построения документов имеют название "формуляробразец".
ПЕРЕЧЕНЬ реквизитов, используемых при оформлении ОРД

1 - Государственный герб Кыргызской Республики;
2 - эмблема учреждения;
3 - код учреждения по Единому государственному реестру статистических единиц (ЕГРСЕ);
4 - наименование вышестоящего учреждения;
5 - наименование учреждения;
6 - наименование структурного подразделения;
7- индекс предприятия связи, почтовый адрес, номер телефакса, адрес электронной почты, номер счета в банке, номер телефона;
8 - наименование вида документа;
9 - дата;
10 - регистрационный номер документа (индекс);
11 - ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа;

12 - место составления или издания;
13 - адресат;
14 - гриф утверждения;
15 - резолюция;
16 - заголовок к тексту;
17 - отметка о контроле;
18 - текст документа;
19 - отметка о наличии приложения;
20 - подпись (электронная цифровая подпись);
21 - гриф согласования;
22 - визы;
23 - оттиск печати; (Печати по оттиску — это точная копия вашей печати, для изготовления которой нужен только ее качественный оттиск на бумаге).

24 - отметка о заверении копии;
25 - фамилия исполнителя, номер его телефона, номер телефакса, адрес электронной почты;
26 - отметка об исполнении документа и направлении в дело;
27 - отметка о поступлении документа в учреждение;
28 - отметка для автоматизированного поиска документа.

§2. Реквизиты документа
При оформлении документов необходимо соблюдать реквизиты, обеспечивающие юридическую силу, качественное и оперативное исполнение документа.
Обязательными реквизитами документов являются: наименование учреждения - автора документа, наименование вида документа, текст, заголовок к тексту, дата и регистрационный номер документа, подпись (электронная цифровая подпись), отметка об исполнителе, отметка об исполнении документа, место создания или издания документа.
В процессе подготовки и оформления документов состав обязательных реквизитов при необходимости может быть дополнен другими реквизитами.

Для ОРД устанавливается следующие реквизиты
1) Изображение Государственного герба Кыргызской Республики помещается на бланке в соответствии с Законом Кыргызской Республики "О государственных символах Кыргызской Республики". Изображение Государственного герба Кыргызской Республики должно в точности соответствовать цветному или черно-белому изображению эталона Государственного герба Кыргызской Республики. Запрещается изображение Государственного герба Кыргызской Республики цветной однотонной краской.
Изображение Государственного герба Кыргызской Республики помещается в центре верхнего поля документа. Диаметр изображения - не более 20 мм.