TEMPUS IV- ПЯТЫЙ КОНКУРС ЗАЯВОК Как подготовить конкурентоспособное проектное предложение Исполнительное агентство по образованию, а

План презентации
Часть I. Электронная заявка (eForm) и обязательные приложения к ней
Часть II. Подготовка заявки, соответствующей условиям конкурса
http://eacea.ec.europa.eu/tempus

I. Электронная заявка (eForm) и обязательные приложения к ней

Структура электронной заявки (eForm) (основная часть)

Эти приложения обязательны.
Образцы имеются на сайте Агентства.
Структура электронной заявки (eForm) (приложения)

ЧАСТЬ A - Идентификационные данные Заявителя и других участвующих в проекте организаций
Партнер 1 (ЗАЯВИТЕЛЬ)
A1 Организация (функции, наименование, адрес, телефон, email и т.д. + № в таблице университетов (Erasmus University Charter) для вузов из государств ЕС)
A2 Лицо, ответственное за оформление приложений (name, адрес, телефон, email и т.д.)
A3 Лицо с полномочиями официального представителя организации (официальный представитель ) – только для организации-заявителя
Партнер 2, 3… (партнеры)
A1
A2
Части A и B должны заполняться для
каждого участника проекта

B1 Структура:
Статус: Частная / Государственная
Тип организации
B2 Цели и задачи организации
основная деятельность, относящаяся к теме проекта
(в произвольном виде, до1000 знаков)
функции организации в проекте (в произвольном виде,
до1000 знаков)
B3 Другие гранты ЕС
поддержка в рамках Tempus за последние три года (таблица)
другие грантовые заявки на тот же проект (таблица)
ЧАСТЬ B Краткое описание организации и ее деятельности

ЧАСТЬ C. Описание проекта (резюме)
C1 Временные рамки проекта
C2 Спецификация задач (в произвольном виде, до1000 знаков)
C3 Задачи, темы и приоритеты Tempus (отметить варианты и небольшое количество текста)
C4 Участвующие страны-партнеры (отметить варианты )
C5 Резюме проекта в целом (в произвольном виде, до2000 знаков)
C6 Резюме частей проекта (автоматически)
C7 Список подлежащих достижений – продукция/результаты (автоматическим)
C8 Общий бюджет
C9 История проекта

ЧАСТЬ D. Потенциал деятельности
D1 Навыки и квалификация основного персонала, участвующего в проекте
- номер организации
- наименование организации
- фамилии и имена ключевых участников: резюме соответствующих навыков и опыта (в произвольной форме, до 750 знаков / человека)
D2 Определенные задачи, которые будут предметом субконтрактов с представителями вне формального консорциума

ЧАСТЬ E. Внедрение проекта / Критерии выделения
E1 Обоснование проекта – Релевантность
(анализ потребностей, направленность на приоритеты, задачи, целевые группы)
- объем ограничен: 6 000 знаков
E2 Качество партнерства
(удобство совместной работы, основные и дополнительные навыки и квалификация) - объем ограничен: 6 000 знаков
E3 Содержание проекта и методология
(учебное содержание, педагогический подход, методология)
- объем ограничен: 12 000 знаков
E4 Распространение и устойчивость - объем ограничен: 4 000 знаков
E5 Бюджет и эффективность вложений - объем ограничен: 2 000 знаков

ЧАСТЬ F. План работ по группам (WP) (1)
F1 Идентификация: № WP - тип:
Начало – Конец – Продолжительность
Соответствующие допущения и риски (не более 400 знаков)
Описание (не более 2000 знаков)
F2 Конечные результаты – продукция / последствия
Наименование
Тип или природа
Дата поставки
Уровень распространения
Целевые группы
Язык(и) продукта

ЧАСТЬ F. План работ по группам (WP) (2)
F3 Вовлеченные партнеры по консорциуму:
Ведущий партнер
Другие партнеры
Функции и задачи в группах работ (WP) (не более 400 знаков)
F4 Ресурсы, необходимые для заполнения групп работ WP
Категории персонала – количество дней – для каждой организации-партнера
Задачи, подлежащие суб-контрактированию
Командировки: персонал, студенты: количество потоков / направление
Оборудование
Публикации и печать
Другие расходы

Особенности электронной заявки (eForm)
Электронная форма заявки может быть подана только через Интернет
Не требуется вашего пребывания он-лайн в момент заполнения или уточнения формы
Интерактивная pdf-форма работает в программе Adobe Acrobat Reader (которую можно скачать с веб-сайта Adobe БЕСПЛАТНО)
Форма заявки интуитивно понятна и легка в использовании

eForm – технические требования
Для заполнения формы на вашем компьютере должна быть установлена программа Adobe Acrobat Reader (или Standard, или Professional) – для этого могут потребоваться специалисты вашего ИТ подразделения
Версия программы должна быть не ниже 8.1.3 (до v9)
Требуется наличие доступа в сеть Интернет и стандартный браузер
Специального ПО для eForm не требуется

Практические рекомендации
До начала заполнения формы прочитайте руководство «eForm User Guide»
Убедитесь, что у вас есть вся необходимое компьютерное оборудование и ПО
Не пытайтесь заполнить электронную форму заявки непосредственно на веб-сайте – предварительно сохраните ее на своем компьютере
Заполните все поля на титульной странице, только затем приступайте к заполнению остальных разделов
Периодически сохраняйте файл формы
Максимальный размер приложений 5Mб
Не заявляйте форму, пока вы полностью не заполнили ее
Заявленная форма блокируется – не может быть изменена

План работы и бюджет :
- Таблица плана работы (Excel Лист 1)
Соответствует представленным в eForm группам работ (work-packages) (разработка, распространение, менеджмент….)
- Таблицы бюджета (Excel Листы 2-10)
Не недооценивайте рабочую нагрузку, которая заполняется в 10 бюджетных таблицах
Следите за полным соответствием между упомянутыми в eForm затратами и затратами, обозначенными в таблицах Excel
Следите за реалистичностью стоимости ваших затрат
Проводите перекрестные проверки соответствия различных таблиц бюджета
Необходимые приложения к eForm

2. Логико-структурная матрица (ЛСМ):
Ознакомьтесь с литературой по ЛСМ
Убедитесь, что записи совместимы с предыдущими разделами и соответственно заполнены
Еще раз проверьте логику проекта в соответствии с ЛСМ
Индикаторы прогресса (количественные / качественные) должны быть конкретными, измеряемыми, реалистичными и должны относиться к целям и результатам проекта
Обозначьте и рассмотрите основные предположения и риски
Следите за соответствием ЛСМ описанию проекта
Необходимые приложения к eForm

Необходимые приложения к eForm
 Декларация (Declaration of Honour):
Должна быть подписана лицом, имеющим полномочия для заключения официальных соглашений имени организации-заявителя
Должна удостоверять, что учреждение-заявитель не подпадает ни под один из случаев, упомянутых в Статьях 93 и 94 Финансовых инструкций (Financial Regulations) (см. Раздел 6 «Критерии исключения» в Руководстве по пятому конкурсу заявок)
Декларация принимается в сканированном виде

II. Подготовка заявки в соответствии с требованиями конкурса

Источники для руководства
Инструкции для заявителей (заполнение заявления и обязательных документов)
Правила и пояснения по содержанию eForm и весь прикладной процесс
Руководство пользователя по eForm
Помощь в части технических аспектов заполнения eForm
Нужна дополнительная помощь...?
НТО/НКП
[email protected]
[email protected]

Процесс отбора базируется на оценке заявок по 4 группам критериев:
Критерии правомочности
Критерии исключения
Критерии отбора
Критерии выделения гранта
Конкурсные требования

Критерий правомочности
Большей частью критерии правомочности (см. Раздел 5 и 14 Запроса предложений) сосредоточены в e-form; следующие критерии проходят двойную проверку группой отбора Tempus Selection Team:
Формальные требования к подаче заявки
Размер гранта и продолжительность проекта
Требования к заявителям, партнерам и партнерству (количество партнеров, статус заявителя и партнеров и т.д.)
Национальные и региональные приоритеты
Не имеет значения, насколько хорошо был проработан проект, если он не соответствует критериям правомочности, это ведет к автоматическому отклонению предложения

Основные причины отказа по формальным критериям, 2011
Из 525 поданных проектов, 48 были отвергнуты по причине нарушения критериев правомочности :
Минимальное количество высших учебных заведений
Тип заявителя
Обязательство обеспечить официальные приложения (Мандаты)
Не заполнены соответствующие части заявки
(таблицы плана работ и бюджета)

Критерии исключения
Учреждение заявителя не находится ни в одной из ситуаций, упомянутых в Статьях 93 и 94 Финансовых Инструкций (банкротство, профессионально некорректное поведение, мошенничество, коррупция, административный штраф, злоупотребление служебным положением и т.д)
Основание:
ДЕКЛАРАЦИЯ «DECLARATION OF HONOUR», подписанная официальным представителем учреждения-заявителя

Критерии отбора
Заявитель обладает эксплуатационным и финансовым* потенциалом для реализации проекта
Основание:
ДЕКЛАРАЦИЯ «DECLARATION OF HONOUR», подписанная официальным представителем учреждения-заявителя, в которой засвидетельствован статус, официальный представитель, наличие финансового и эксплуатационного потенциала для выполнения предложенных мероприятий
Оценка учреждения-заявителя
навыки и опыт
счета прихода и расхода + бухгалтерский баланс за последних 2 финансовых года**
форма банковских реквизитов, заверенная заявителем и банком
* EACEA может вернуть предложение, запросить более подробную информацию, запросить финансовых гарантий…
**не требуется для государственных органов.

Критерии выделения гранта
В Запросе определены пять критериев выделения гранта
Релевантность (25%)
Хорошее качество партнерства (20%)
Качество содержания проекта и методологии (25%)
Распространение и устойчивость (15%)
Бюджет и эффективность вложений (15%)

Соответствие национальным/региональным приоритетам.
Определенность в отношении ключевых проблем и потребностей конкретной страны-партнера (партнеров) и потенциально заинтересованных.
Реалистичность и релевантность задач стратегиям реформирования высшего образования в странах-партнерах
Направленность на потребности и проблемы четко обозначенных целевых групп; включены соответствующие заинтересованные
Проект описывает, как он будет способствовать решению обозначенных проблем.
Объяснено, как проектное предложение было подготовлено.
ГДЕ в E-form? E.1 Обоснование проекта; C.2 Специфические задачи ; C.3 Резюме проекта
(1) Релевантность

Партнерство должно обладать всеми навыками, опытом и знаниями, необходимыми для удовлетворения потребностей учреждений или систем высшего образования стран-партнеров и достижения целей проекта
Каждый партнер из числа стран-партнеров или стран ЕС должен показать, насколько его опыт и функции (с акцентом на навыки и компетенции) релевантны запланированным в рамках проекта мероприятиям
Партнерство должно обеспечивать региональное измерение и разнообразие (новые партнеры), а также сбалансированное распределение задач ("пассивные партнеры" отсутствуют)
Описаны меры по обеспечению эффективной коммуникации между партнерами
ГДЕ в E-form? B; D.1 Навыки и опыт ключевого персонала
(2) Качество партнерства

(3) Качество содержания проекта и методологии
Описание проекта в целом, включая:
Учебное содержание и педагогический подход; соответствующую методологию, вовлечение заинтересованных в целом, связь между общими и специфическими задачами, а также между ожидаемыми результатами и мероприятиями
Процесс контроля качества и мониторинговые оценки, которые будут внедрены
Управление проектом, функциями и обязанностями, закрепленными за каждым из партнеров, процесс принятия решений и структура реализации
Убедитесь, что информация в этом разделе соответствует ЛСМ
Гарантируйте сбалансированное распределение задач (+ функции Главного партнера в группах работ)
ГДЕ в E-form? E3. Проект и F. Группы работ; + ЛСМ

Как информация/результаты проекта будут становиться доступными для групп, непосредственно не вовлеченных
Насколько ожидаемые результаты будут устойчивы в долгосрочной перспективе (финансово, на уровне учреждения, на уровне политики)
В проекте должно быть предусмотрено:
разработка "визуальной" идентификации проекта
ясно обозначены целевые группы
запланировано внутреннее (в пределах учреждения страны-партнера) и внешнее (в стране-партнере) распространение
использован широкий диапазон инструментов распространения
реклама первых результатов / продукции
консультирование и вовлечение соответствующих заинтересованных (лица, принимающие решения на национальном и учрежденческом уровне, студенческие организации, профессиональные организации, частные лица)
меры для признания / аккредитации новых курсов
оценка и описание того, что будет после окончания проекта
консультирование с Руководством Tempus «Устойчивость через распространение»
ГДЕ в E-form? E4. Распространение и устойчивость; F. Группы работ
(4) Распространение и устойчивость

(5) Бюджет и эффективность затрат
Реализуйте мероприятия проекта и достигайте ожидаемых результатов и целей максимально экономичным путем, уважая финансовые правила Tempus
В проекте необходимо:
Соблюдать уровни для зарплаты и мобильности (в соответствии с типом задания в проекте, а не со статусом лица) и предельный уровень бюджета для персонала и оборудования
Планировать разумные/эффективные затраты на персонал для каждого вида деятельности (включая разумные затраты на управление)
Эффективно использовать периоды мобильности - тщательно планируя время зарубежных командировок для извлечения максимальной пользы для проекта
Ограничивать покупку оборудования тем, что действительно необходимо для выполнения проекта
Тщательно контролировать допустимость расходов и учитывать расходы по правильным статьям бюджета
Объяснять принципы распределения бюджета партнерам
Исключать ошибки вычисления и проверять соответствие различных частей бюджета
Внимание!: Раздувание бюджета недопустимо!
ГДЕ в E-form? E5. Бюджет и рентабельность; бюджетные таблицы в Excel

Группы работ (WP), результаты и деятельность
Обеспечьте логическую структуру мероприятий, сгруппированных в группах работ, увязанных с разумным числом достижений / результатов
Гарантируйте логический прогресс результатов в пределах каждой группы работ от года к году
Предложите подходящие для достижения каждого конкретного результата мероприятия
Идентифицируйте и определите количество всех соответствующих целевых групп (без общих заявлений)
Предусмотрите реалистические затраты, непосредственно касающиеся мероприятий и являющиеся рентабельными*
Обозначьте и обоснуйте, финансовые ресурсы, необходимые для получения продукции/результата и предусмотренные бюджетом (таблицы Excel)
Запланируйте соответствующее число индивидуальных поездок, мест следования и продолжительность для каждой поездки по каждому виду деятельности
*В eForm необходима только общая сумма финансирования; отдельные затраты должны указываться в листах таблиц бюджета

Выбирайте язык, наиболее удобный для всех партнеров проекта
Объясняйте понятия и идеи (избегая сокращений, акронимов)
Будьте точны и конкретны: приводите факты и цифры; указывайте, ПОЧЕМУ, КЕМ и КАК что-либо будет делаться
Избегайте "лоскутной работы" (копирования-вставки информации)
Перед подачей заявки, попросите кого-либо, кто не знает проекта, прочитать/выверить черновик проектного предложения.
Качество языка и ясность изложения

Помните, что оценке подлежит только имеющаяся в заявке информация
Не надейтесь, что эксперт знаком с предшествующими техническими или историческими аспектами проекта
Избегайте наиболее частых ошибок

С чего начать…
Внимательно прочитайте Руководство по подаче заявки, особенно обратите внимание на различия между 4-м и 5-м конкурсами
В первую очередь ознакомьтесь с новыми приоритетами (национальными и региональными), после чего принимайте решение, какая из обозначенных в Запросе тем будет наилучшей для разработки проекта
Внимательно прочитайте Инструкции по заполнению формы заявки и обязательных приложений* + Руководство пользователя по eForm
Найдите заинтересованных и релевантных партнеров
Посоветуйтесь со своим НТО / НКП заранее
Будьте в курсе других проектов в области высшего образования в задействованных странах-партнерах (должно быть исключено двойное финансирование)
* Декларация, таблицы плана работ и бюджета, ЛСМ

Как можно раньше
Устанавливать реалистические временные рамки для подготовки проекта (включая получение Мандатов от партнеров)
Получать информацию о технических требованиях для подачи заявки он-лайн как можно раньше
Установить методичность: кто и какую часть будет разрабатывать (описание, финансы, приложения и т.д.)
Определиться со стратегией коммуникации
Определиться КТО будет писать проект; заполнять eForm; подавать eForm и приложения
Когда начинать?

К координатору Офиса Программы Tempus в стране-партнере (NTO)
В Национальный контактный пункт в стране ЕС (NCP)
На сайт EACEA (следите за регулярными обновлениями):
http://eacea.ec.europa.eu/tempus/participating_countries/index_en.php
За помощью можно обратится: