Тенденции совершенствования информационно-коммуникационного процесса современных организаций

1.Чем обусловлено стремление современных организаций к переменам и инновациям
2.Как соотносятся коммуникационные процессы и информационные технологии
3.Что включают новые информационные технологии (НИТ)
4. Основные функции и характеристики НИТ
5. Концепции использования НИТ
6. Выводы
Основные вопросы

В условиях стремительного развития техники и технологии производства, динамических изменений потребительских свойств продуктов и услуг, беспрецедентного роста и качественного изменения коммуникаций и взаимосвязей в управлении принципиальную важность приобретает стремление к организационным переменам и инновациям как к возможности препятствовать стагнации и обеспечивать эффективное использование всех имеющихся ресурсов.
1. Чем обусловлено стремление современных организаций к переменам и инновациям

В связи с ростом масштаба информации, уплотнением информационного пространства, существующие коммуникационные связи представляются неэффективными. Чтобы соответствовать современным реалиям, необходимо пересмотреть на качественном уровне цели, задачи, связи внутри системы коммуникационного процесса. Эффективность или неэффективность деятельности организации во многом зависит от готовности или неготовности этой организации к качественным изменениям в системе коммуникационного процесса в гибком режиме с тем, чтобы данные мероприятия не влекли за собой конкретных изменений структуры организации. Следует отметить, что понятие коммуникационный процесс взаимозависимо с таким понятием как информационные технологии. Информационная технология представляет собой систему методов и способов сбора передачи, накопления, обработки, хранения, представления и использования информации.
2.Как соотносятся коммуникационные процессы и информационные технологии

3.Что включают новые информационные технологии (НИТ)
Новые информационные технологии включают:
новые технологии обработки информации на основе персональных компьютеров /ПЭВМ/ и, специализированных рабочих мест;
новые технологии коммуникаций на основе локальных и распределительных сетей ЭВМ;
технологии, исключающие бумагу как основной носитель информации;
новые технологии принятия решений на основе средств искусственного интеллекта - баз знаний, экспертных систем, систем моделирования с различными формами представления моделируемых ситуаций.

Функции НИТ следующие:
общая обработка документов, их верификация и оформление;
локальное хранение документов;
обеспечение сквозной доступности документов без их дублирования на бумаге, дистанционная и совместная работа служащих над документами;
поддержка, способов общения, не покидая привычной обстановки рабочего места;
электронная почта;
персональная обработка данных;
составление, воспроизведение и полиграфическое размножение документов;
обмен информацией между базами данных;
ведение персональных, баз данных;
управление ресурсами;
контроль исполнения;
контроль автоматической корреспонденции;
4. Основные функции и характеристики НИТ

поддержка технического и профессионального инструктажа служащих;
передача данных;
обеспечение разнообразия в наглядном представлении материала;
моделирование, имитация и информационная поддержка принятия решений;
автоматизированное обучение;
служба консультаций;
обмен локальной и персонализированной информацией;
служба видеотекста;
обмен и интеграция программных средств;
перенос документов с одного носителя на другой;
полиграфическое оформление документов;
телефонные и телевизионные совещания;
групповой контакт через терминалы.
4.Основные функции и характеристики НИТ (продолжение 1)

4.Основные функции и характеристики НИТ
(продолжение 2 )
Основные характеристики новых информационных технологий

В экономической литературе рассматриваются две основные концепции, отражающих сложившиеся точки зрения на существующую структуру организации и роль в ней информационных технологий.
Первая концепция ориентируется на существующую структуру организации. Информационная технология приспосабливается к организационной структуре и происходит лишь модернизация методов, работы, коммуникации развиты слабо, рационализируются только рабочие места. Функции распределяются между техническими работниками и специалистами. Степень риска от внедрения новой информационной технологии минимальна, так как затраты незначительны, и организационная структура фирмы не меняется. Основной недостаток такой стратегии - необходимость непрерывных изменений формы; представления информации, приспособленной, к конкретным технологическим методам и техническим средствам. Любое оперативное решение "вязнет" на различных этапах информационной технологии. К достоинствам стратегии можно отнести минимальные степень риска и затраты. Данная концепция преимущественно основывается на ситуационном подходе к управлению.
5. Концепции использования НИТ

Вторая концепция - ориентируется на будущую структуру организации. Существующая структура будет модернизироваться на основе системного подхода. Такая концепция, предполагает максимальное развитие коммуникаций и разработку новых организационных взаимосвязей с точки зрения максимального приближения к принятию реальных управленческих решений по прямой и обратной связям, связям координации. Продуктивность структуры управления организации возрастает, так как рационально распределяются информационные потоки, снижается объем циркулирующей по системным каналам информации и достигается сбалансированность между решаемыми задачами. К основным её недостаткам относятся:
-существенные, затраты на первом этапе, связанные с разработкой общей концепции и обследованием всех подразделений и связей организации;
-наличие психологической напряжённости, вызванной предполагаемыми изменением, структуры фирмы и, как следствие, изменениями штатного расписания и должностных обязанностей.
Достоинствами такой стратегии являются:
-рационализация организационной структуры фирмы;
-максимальная занятость всех работников;
-высокий профессиональный уровень;
-интеграция профессиональных функций за счет использования компьютерных сетей.
5. Концепции использования НИТ
(продолжение)

Выводы. Можно утверждать, что с позиции стратегического развития организации, приведения ее к состоянию, в котором она сможет реализовывать любые поставленные цели и задачи, из двух представленных концепций наиболее конкурентоспособной выглядит вторая.
Программа реализации такой концепции может быть представлена следующим образом:
1)Вложение инвестиций в исследование организации, разработку идей по реализации концепции, создание и/или закупку необходимых для реализации информационных технологий;
2)Подготовка организации к внедрению новых информационных технологий;
3)Работа с персоналом организации по снятию психологической напряженности, связанной с готовящимися изменениями в организации;
4)Планомерная и системная реализация разработанных изменений: внедрение новых информационных технологий, оптимизация структуры организации и т.д.
Таким образом, выбранная концепция является решением тезиса о необходимости пересмотра на качественно новом уровне целей, задач и связей внутри системы коммуникационно - информационного процесса.
6. Выводы