Транспорт. Обработка документов от транспортных компаний

Обработка документов от транспортных компаний
1 Формирование реестров ГП
Проставление статусов в ТМС по завершенным транспортировкам включаемых в реестр.
Перед формированием файла убедиться в корректности цен в ТМС.
Формирование файла загрузки данных.
Выполнение шагов согласно инструкции, проверка загруженных данных
Печать сформированного реестра из ТМС
Сбор всех ТСД согласно сформированного реестра и направление на проверку по адресу 432072, г. Ульяновск, 44-йпроезд Инженерный, д.1 АО «АБ ИнБев Эфес»
Вопросы/консультации относительно реестров направлять согласно матрицы коммуникаций.
Реестр будет проверен и подтвержден после получения полного пакета ТСД единовременно по тарифам и документам в нормативный срок согласно договора и предоставлена обратная связь с эл. адреса [e-mail]
Этапы формирования на стороне ТК
Инструкции
ТК
ABIE
ТК
ТК
ТК
ТК
ТК
ТК

Обработка документов от транспортных компаний
2 Формирование реестров ТМЦ
Сформировать реестр по шаблону.
Оформленный реестр необходимо отправить на проверку по тарифам на эл. адрес [e-mail] , тема письма должна соответствовать наименованию реестра
Реестр по тарифам будет проверен в нормативный срок согласно договора и предоставлена обратная связь с эл. адреса [e-mail] с приложением подтвержденного реестра в exl-формате.
Подготовка полного комплекта ТСД к подтвержденному реестру и направление на проверку по адресу 432072, г. Ульяновск, 44-йпроезд Инженерный, д.1 АО «АБ ИнБев Эфес»
Реестр по ТСД (документам) будет проверен в нормативный срок согласно договора и предоставлена обратная связь с эл. адреса [e-mail]
Вопросы/консультации относительно реестров направлять согласно матрицы коммуникаций.
Этапы формирования
Шаблон реестра / доп. комментарии
ТК
ABIE
ТК
ABIE
ТК
Просим принять во внимание, что отдельными реестрами выставляются:
- рейсы по перевозке стеклобутылки
- поставки на 16… (например: 4505610634/1603695766)
- поставки на 13… (например: 4505610634/1303695766)
- оплата рейсов по заказам на 45… Если в заявке будет указано, что оплата рейса по заказу, то по завершению рейса транспортные координаторы должны будут предоставить номер заказа на 45…, если не предоставили, то необходимо будет у них запросить и указать этот номер в реестре.

Обработка документов от транспортных компаний
3 .1 Требования к оформлению ТСД
Минимальный пакет ТСД для оплаты рейса
Согласно Постановления Правительства РФ от 15.04.2011 №272
Транспортная накладная (ТрН)
Товарно-транспортная накладная (ТТН)
Товарная накладная (ТН) и счет фактура – при наличии
Требуемые документы по различным видам перевозок
В прикрепленном файле прописаны минимальные требования к комплекту ТСД в зависимости от типа перевозки ГП/ТМЦ/оборотная тара (кеги) с детализацией.

Обработка документов от транспортных компаний
3.2 Требования к оформлению ТСД
Транспортная накладная (ТрН)
ТрН составляется на одну или несколько партий груза, перевозимую на одном транспортном средстве (ТС), в т.ч. по нескольким заказам.
Если ТС одно, а Грузополучателей несколько, то количество ТрН соответствует количеству Грузополучателей.
В случае погрузки подлежащего перевозке груза на различные ТС одному Грузополучателю составляется такое количество ТрН, которое соответствует количеству используемых ТС.
В п.6 – печать ABIE(грузоотправителя),подпись оператора, подпись водителя с расшифровкой, и подпись, должность, расшифровка перевозчика(уполномоченного лица). В п.7 – печать, подпись грузополучателя, подпись водителя с расшифровкой и подпись, должность, расшифровка перевозчика(уполномоченного лица). в п. 9 – подпись с расшифровкой грузоперевозчика и печать, п.11 - проставить тип владения транспортом (1,2,3, знак «-» при привлечением другого перевозчика) п.15 – подписи сторон с расшифровкой. п.16 печать и подпись, должность, расшифровка перевозчика(уполномоченного лица).
Все подписи обязательно должны быть с расшифровкой
П.14 заполняется в случае переадресации транспорта другому Грузополучателю с указанием фактического адреса доставки груза и наименования Грузополучателя.
Любые исправления заверяются подписями и печатями как Грузоотправителя, так и Перевозчика (Постановление Правительства РФ от 15.04.2011 N 272 (ред. от 14.08.2020) "Об утверждении Правил перевозок грузов автомобильным транспортом“; изменения в Постановление Правительства РФ от 21 декабря 2020 г. № 2200 “Об утверждении Правил перевозок грузов автомобильным транспортом и о внесении изменений в пункт 2.1.1 Правил дорожного движения Российской Федерации )
Товарно-транспортная накладная (ТТН)
Должны быть предоставлены все три раздела –товарный раздел, транспортный раздел, раздел погрузочно-разгрузочных операций
Номер ТТН должен совпадать с номером поставки
В графе «Организация» указывается наименование ТК, фактически осуществившей рейс
В графе «Водитель» указывается ФИО водителя
В графе «Сдал» ставится подпись с расшифровкой и печать Грузоотправителя
В графе «Принял водитель-экспедитор» ставится подпись с расшифровкой водителя
В графе «Сдал водитель-экспедитор» ставится подпись с расшифровкой водителя
В графе «Принял» ставится подпись с расшифровкой и печать Грузополучателя.
Все подписи обязательно должны быть с расшифровкой
Исправления должны содержать дату исправления, а также подписи лиц, составивших документ, в котором произведено исправление, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц (Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ (ред. От 26.07.2019) "О бухгалтерском учете"

Обработка документов от транспортных компаний
4 Схема определения базовой даты отсрочки платежа
Базовая дата = дата счёт фактуры
Базовая дата = дата предоставления корректных документов
Досылка корректных ТСД (в течение 30 дней от даты СФ)
Досылка корректных платёжных документов (в течение 30 дней от даты СФ)
Отправка ТСД и платёжных документов
30 дней от даты счёта
Более 30 дней от даты счёта
Досылка корректных ТСД (по истечении 30 дней от даты СФ)
Досылка корректных платёжных документов (по истечении 30 дней от даты СФ)
Отправка ТСД и платёжных документов

Обработка документов от транспортных компаний
4.1 Пример (документы корректны)
Базовая дата = дата счёта = 01.03.2020
30 дней
01.03.2020
10.03.2020
31.03.2020
Базовая дата = дата предоставления корректных документов = 10.04.2020
30 дней
01.03.2020
10.04.2020
31.03.2020
1
2
Окончание срока предоставления документов для
сохранения базовой даты
Получение платёжных документов и
ТСД
Дата
выставления
счёта
Окончание срока предоставления документов для
сохранения базовой даты
Получение корректных платёжных документов или
ТСД
Дата
выставления
счёта

Обработка документов от транспортных компаний
4.2 Пример (документы НЕ корректны)
Дата
выставления
счёта
Базовая дата = дата счёта = 01.03.2020
30 дней
01.03.2020
10.03.2020
31.03.2020
Получение платёжных документов и
ТСД
Окончание срока предоставления документов для
сохранения базовой даты
Базовая дата = дата предоставления корректных документов = 10.04.2020
30 дней
01.03.2020
10.04.2020
31.03.2020
1
2
20.03.2020
Получение платёжных документов и
ТСД
Окончание срока предоставления документов для
сохранения базовой даты
Дата
выставления
счёта
10.03.2020
Получение платёжных документов и ТСД
Получение корректных платёжных документов или
ТСД

Обработка документов от транспортных компаний
5 Этапы взаимодействия
1. При проверке тарифов, ТСД и платёжных документов с Вами будут коммуницировать с электронного адреса:
[e-mail]
ВАЖНО! Если Вам написали с адреса [e-mail] для того чтобы Ваш ответ не потерялся, просьба не менять и не удалять тему и содержимое письма.
2. Дополнительная коммуникация по платёжным документам может поступать с адреса:
[e-mail], [e-mail]

Обработка документов от транспортных компаний
6 Идеальные условия для обеспечения ранней базовой даты
Перед загрузкой реестра в TMS убедиться в корректности тарифа по каждой транспортировке в системе.
При необходимости корректировки стоимости транспортировки в системе - своевременно оформить запрос согласно матрице коммуникации.
2. Дата формирования счёт фактуры должна быть не ранее даты загрузки реестра по тарифам в TMS / даты подтверждения реестра по тарифам ТМЦ
3. Перед отправкой убедиться в корректности ТСД и платёжные документов
4. Оперативно предоставить корректные документы при получении обратной связи по ошибкам в ТСД и платёжных документах

Обработка документов от транспортных компаний
7 Требования к оформлению платежных документов

Обработка документов от транспортных компаний
8 Требования к оформлению платежных документов ЭДО