Виды архивов: ведомственные, объединенные ведомственные, объединенные межведомственные по личному составу

Архив – учреждение или структурное подразделение организации, осуществляющие хранение, комплектование, учет и использование архивных документов; а также совокупность документов, образующихся в результате деятельности учреждений, обществ или отдельных лиц.

Понятие «ведомственный архив» довольно широкое. Это и центральный архив министерства, и архив подведомственной организации, и специально выделенная комната, шкаф, стеллаж для хранения документов постоянного и долговременного сроков хранения. ГОСТ Р 51114-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» дает следующее определение: ведомственный архив – это часть государственного Архивного фонда РФ, однако не входящая в систему государственной архивной службы.

Основными задачами ведомственного архива являются:
- комплектование архива документами, состав которых предусмотрен положением об архиве;
- обеспечение сохранности, учета, качества обработки, отбора и использования документов, хранящихся в архиве, а также подготовка и передача документов на государственное хранение;
- осуществление методического руководства и проверок состояния организации документов в делопроизводстве организации, а также архивного дела и организации документов в делопроизводстве в подведомственных организациях.

В зависимости от компетенции (функций) организации могут создаваться следующие виды архивов:
- центральный архив федерального органа власти или органа власти субъекта Российской Федерации, хранящий документы аппарата органа власти, документы организаций непосредственного подчинения и других организаций, включенных в список источников комплектования архива, утвержденный руководителем органа власти;
- центральный отраслевой архив, хранящий документы всех организаций, отнесенных к определенной отрасли, всех уровней подчиненности и независимо от их территориального расположения;
- объединенный архив, хранящий документы нескольких организаций отрасли, связанных системой соподчиненности или однотипных по профилю деятельности;
- архив организации, хранящий документы только данной организации и ее предшественников Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Рос архива от 06.02.2002).

Существуют такие разновидности ведомственных архивов как:
отраслевой государственный фонд;
центральный отраслевой архив министерства, ведомства;
центральный архив министерства, ведомства;
объединенный ведомственный архив;
объединенный межведомственный архив;
архив учреждения, организации, предприятия.

Объединенные ведомственные архивы
создаются в целях обеспечения сохранности документов небольших учреждений, рациональной их организации, обеспечивающей оперативное использование документов.
Объединенный межведомственный архив – это один из разностей ведомственных архивов, который создается для хранения документов по личному составу, документов, сроки которых достаточно велики и т. д.

Государственные архивы - это специализированные государственные учреждения, основное звено системы учреждений архивной службы России.
Все государственные архивы делятся на две группы:
первая - архивы, осуществляющие постоянное хранение документов,
вторая - архивы, осуществляющие временное хранение документов (с переменным составом документов).
Гос. архивы первой и второй групп находятся в подчинении Росархива и соответствующих органов управления архивным делом.

Государственный архивный фонд (ГАФ)
представляет собой совокупность документов, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое, культурное или иное государственное значение, независимо от времени их образования, техники и способа воспроизводства. В него входят все документальные материалы, находящиеся на государственном хранении, а также те материалы, которые в соответствии со специальными правилами подлежат передаче на государственное хранение из учреждений и организаций. ГАФ образован с целью централизованного учета и хранения Документов, их всестороннего изучения и использования. Единый государственный архивный фонд был образован в 1918 г.