Виртуальные коммуникации

О чем речь?
Структура письма
Списки рассылки
Планирование и подтверждение мероприятий
Оптимизация своего почтового ящика
Папки
Правила и оповещения
Архивация писем
Работа с нежелательной почтой
Отдел информационных технологий управления НИИИТ

Перед тем как написать письмо
Если письмо длинное – подумайте над структурой
Если хотите обсудить несколько вопросов – используйте пункты
Отдел информационных технологий управления НИИИТ

Как вести переписку
Письмо всегда начинается с приветствия:
«Здравствуйте, Елена Петровна!»,
«Привет всем!»,
«Здравствуйте!»
Если письмо длинное, обязательно в первом абзаце сформулируйте кратко его суть
Старайтесь избегать длинных предложений.
Разбивайте предложения на несколько.
Указывайте понятную тему письма. Тема описывает краткое содержание письма.
Отдел информационных технологий управления НИИИТ

О содержании писем
Разбивайте длинные письма на абзацы по смыслу
При ссылке на какое-то письмо – скопируйте его во вложение
Если комментируете письмо, на которое отвечаете – пишите «Смотрите мои комментарии ниже» и выделяйте их другим цветом:
НЕ ПИШИТЕ БОЛЬШИМИ БУКВАМИ
Отдел информационных технологий управления НИИИТ

Как закончить письмо
Завершите свою мысль.
Если есть следующие шаги – напишите о них.
Если что-то просите – выскажите благодарность.
Подпись – стандартная, одна за всю переписку, или вообще опциональная.
Не стоит вставлять в подпись афоризмы
Отдел информационных технологий управления НИИИТ

Как оформить
Избегайте:
нестандартных шрифтов
(face and size)
разных цветов
фоновых картинок
разных стилей в письме: всегда сбрасывайте стиль, если делаете copy-paste в письмо
Отдел информационных технологий управления НИИИТ

Как оформить
Избегайте больших вложений ( до 1 Mb)
Удаляйте большие картинки (например, screenshots) из переписки, которую цитируете
Отдел информационных технологий управления НИИИТ

Перед отправкой
Проверьте список адресатов
Никого не забыли?
Есть ли лишние?
Используйте списки рассылки
Если добавили список – посмотрите что список тот, и кто на него подписан
Не забывайте про авто подстановку в адресах
Если хотите собрать мнение, чтобы не было видно списка и люди не отвечали Ответить всем: себя в поле Кому, остальных в СК (скрытая копия)
В остальных случаях СК лучше не использовать
Отдел информационных технологий управления НИИИТ

Перед отправкой
Сделайте проверку орфографии
Проверьте все вложения в письме, открыв их.
При необходимости выставьте важность письма
Отдел информационных технологий управления НИИИТ

Списки рассылки
Списки рассылки служат удобным средством группировки подписчиков, получающих определённые сообщения.
Преимущество использования
Отдел информационных технологий управления НИИИТ

Планирование и подтверждение собраний
Drag-drop письма в календарь создает
Собрание, цитируя письмо
Ctrl+V во Входящие/Календарь создает письмо/собрание c содержимым буфера обмена
Повторяющаяся встреча
При отправке приглашения на собрание - указывайте часовой пояс
После получения приглашения на собрание необходимо дать свой ответ
При принятии приглашения на Собрание, оно автоматически перемещается в Календарь
Отдел информационных технологий управления НИИИТ

Оптимизация своего почтового ящика
Почтовые папки
Список стандартных папок
Входящие (Inbox)
Исходящие (Outbox)
Отправленные (Sent)
Удаленные (Trash)
Черновики (Drafts)
Пользовательские папки
Избранные папки
Личные папки
Категории писем
Отдел информационных технологий управления НИИИТ

Правила и оповещения
Полезность
Перемещение писем по одной тематике в единую папку.
Задание папкам статуса важности по определенным параметрам.
Перемещение RSS-каналов.
Как настроить правила
и оповещения
Отдел информационных технологий управления НИИИТ

Управление размером почтового ящика
Как узнать размер почтового ящика?
Архивация писем
Другие способы уменьшения размера почтового ящика
Удаление вложенных файлов, картинок
Очистка папки Удаленные
Использование личных папок
Удаление нежелательной почты
Очистка почтового ящика
Автоматическая очистка
Очистка вручную
Отдел информационных технологий управления НИИИТ

Работа с нежелательной почтой
Все сообщения, перехваченные фильтром нежелательной почты, помещаются в специальную папку Нежелательные письма.
Что делать, если интересующее вас письмо попало в папку Нежелательная почта?
Удаление нежелательной почты
Отдел информационных технологий управления НИИИТ