Внедрение системы электронного документооборота на ОГУП «Областнойаптечный склад»

ОГУП «Областной аптечный склад
Специализируется на поставке лекарственных средств и изделий медицинского назначения, включает в себя:
Головное подразделение-офис (150 сотрудников)
Оптовое звено – склад (237 сотрудников)
Аптечная сеть - 278 аптек в 4-х филиалах расположенных на территории Челябинской области ( 1500 сотрудников)

Предпосылки для внедрения СЭД
Новая концепция управления компанией – бизнес единица АПТЕКА
Процесс централизации информационного потока (бухгалтерия, кадры, ОТиЗ);
Увеличение внутреннего и внешнего документооборота;
Возникновение потребности у топ менеджеров в СЭД;

Цель внедрения СЭД
Основная цель внедрения системы электронного документооборота - повышение качества управления рабочими процессами и избавление от бумажного делопроизводства.

Внедрение СЭД-решение проблем
Усиление и персонализация контроля над деятельностью сотрудников, повышение исполнительской дисциплины;
Предотвращение потерь документов;
Увеличение производительности труда сотрудников, рабочих групп и предприятия в целом;
Формирование единого информационного пространства предприятия;

Выбор СЭД
DIRECTUM, БОСС-Референт, DocsVision ;
Функциональные возможности программного комплекса;
стоимость внедрения;
стоимость владения;
подбор компании по внедрению и оценка ее возможностей;

процесс внедрения…
Создание проектной группы по внедрению
Определены этапы внедрения:
- сначала центр(офис), после рабочей эксплуатации-удаленные подразделения;
- сначала простые документы( служебные записки, ОРД), на следующем этапе -договоры
Составлен план- график внедрения, определены ответственные за каждый этап
Назначен ответственный за актуализацию всех справочников СЭД, что очень важно для нормальной работы СЭД
Организовано постоянное обучение пользователей «Учебным центром» предприятия с принятием зачетов
Разработана адаптированная к пользователям компании инструкция по работе с СЭД
Установлен контроль за процессом внедрения СЭД со стороны руководителя проектной группы

Проблемы, возникшие в процессе внедрения
«Человеческий фактор», консерватизм сотрудников, непонимание бизнес-ролей в СЭД;
Отсутствие на начальном этапе типовых маршрутов документов;
Незаинтересованность сотрудников в изменении культуры работы с документами;
Постоянные структурные изменения организации;

ИСХОДЯЩАЯ КОРРЕСПОНДЕНЦИЯ

ВНУТРЕННИЕ ДОКУМЕНТЫ

ВХОДЯЩАЯ КОРРЕСПОНДЕНЦИЯ

На сегодняшний день к системе Босс-Референт подключено 282 сотрудника.
Все они активно участвуют в электронном документообороте.

Итоги внедрения СЭД
Создано единое информационное пространство(офис, оптовый склад, около 250 розничных обособленных подразделений
Созданы электронные базы основных организационно-распорядительных и нормативных документов предприятия. Введена единая номенклатура дел.
Оптимизирован механизм работы с приказами, служебными записками, входящей и исходящей корреспонденцией, договорами.
Регистрация и архивация всех документов происходит в электронном виде.
В период промышленной эксплуатации системы поставлены новые задачи и созданы 58 новых маршрутов документов.
Переход предприятия с бумажного документооборота на электронный произошел за 6 мес.

Отслеживается исполнительская дисциплина сотрудников.
Оптимизирован процесс принятия управленческих решений.

На 90% ликвидирован бумажный документооборот

Эффект от внедрения
Прямой
связан с экономией средств на расходные материалы, логистику бумажного документооборота, рабочее время сотрудников
Косвенный
связан с преимуществами, которое дает СЭД для предприятия:
-прозрачность и оперативность управления
-контроль исполнительской дисциплины
-отсутствие потерь документов
-возможность накопления, хранения, быстрого поиска информации

Планируемые изменения
Доработка базовой отчетности (по виду документов, по периодам, по исполнителям и т.д.)
Доработка существующего типового процесса по заключение договоров ( внесение в карточку правоустанавливающих документов, учет договоров по видам расхода и т.д.)
Некоторые сервисные улучшения для удобства пользователя
Дооснащение сканерами линейных подразделений компании для передачи документов в кадровою службу