Жизненный цикл проекта. Процессы управления проектами

1. Понятия жизненного цикла и фаз проекта
Промежуток времени между моментом появления проекта и моментом его окончания называется проектным циклом или жизненным циклом проекта.
Жизненный цикл проекта содержит определенные фазы, через которые проходит тот или иной замысел в процессе своей реализации и функционирования.
Такое разделение дает возможность лучше контролировать процесс производства и реализации продукта.

Принципы жизненного цикла проекта:
- наличие детального плана, в котором четко прописаны все временные периоды, сроки, участники, а также показатели в цифровом выражении, которые должны быть достигнуты по итогам работы;
- проработанная система отчетности, в соответствии с которой будет проводиться мониторинг соответствия достигнутых результатов заявленным;
- наличие системы анализа, для прогнозирования будущая ситуация, с целью внесения коррективов;
- налаженная система реагирования на непредвиденные ситуации, чтобы работа могла быть направлена в нужное русло на любом из этапов жизненного цикла.

Жизненный цикл проекта подразумевает определенную последовательность этапов по реализации той или иной идеи касательно производственного или управленческого процесса.
Жизненный цикл проекта :
- определяет продолжительность проекта, четко обозначая даты его начала и завершения;
- позволяет детализировать процесс реализации замысла, разбивая его на конкретные фазы;
- дает возможность четко определить количество задействованного персонала, а также необходимые ресурсы;
- облегчает процедуру контроля.

Стадии жизненного цикла проекта:
1. Инициация - выдвижение идеи, подготовка проектных документов. (детальное обоснование и маркетинговые исследования, которые послужат подспорьем для реализации последующих стадий).
2. Планирование - определение сроков реализации замысла, разделение процессов на конкретные этапы, а также назначение исполнителей и ответственных лиц.
3. Исполнение - начинается сразу же после того, как были утверждены планы, включает реализацию в полном объеме всех намеченных действий.
4. Завершение - анализ полученных данных и контроль на предмет соответствия их запланированным.

Фазы жизненного цикла проекта:
- исследования, предшествующие инвестированию (выбор наилучшего варианта проекта, переговоры, эмиссия ценных бумаг для привлечения капитала);
- непосредственно инвестирование (привлечение финансовых инструментов для получения средств для реализации замысла);
- эксплуатация проекта (полномасштабный производственный процесс, по заранее разработанному плану);
- послеинвестиционное исследование (оценка эффективности деятельности, определение соответствия полученных результатов предполагаемым).

Особенности жизненного цикла проекта:
- на первом этапе наблюдается наибольший уровень риска, а также неуверенности и сомнений по поводу успешного исхода деятельности;
- в начале жизненного цикла проекта участники имеют огромные возможности для внесения изменений и совершенствования методик достижения целей;
- наибольшее количество затрат и персонала, задействованного в реализации проекта, появляется в середине цикла.

2. Модели жизненного цикла проекта
Существуют некоторые общепринятые модели, которые могут послужить базовой основой.
Каскадная модель жизненного цикла проекта -
последовательное выполнение каждого запланированного действия:
- составление четкого плана действий по достижению поставленных целей;
- по каждому действию определяется определенный перечень задач и обязательных к исполнению работ;
- внедрение промежуточных (контрольных) этапов, на которых будет проводиться контроль соблюдения ранее разработанного плана.

Спиральная модель жизненного цикла проекта -
для проектов, отличающихся многоэтапностью.
На каждом витке определяется эффективность и риски:
- недостаток квалифицированных и опытных кадров;
- возможность выйти за рамки бюджета или же не уложиться в заданные сроки;
- потеря актуальности разработки за время ее реализации;
- необходимость вносить изменения в процессе производства;
- риски, связанные с внешними факторами;
- несоответствие производственной мощности необходимому уровню;
- противоречия в работе различных подразделений.

Инкрементная (пофазовая) модель жизненного цикла проекта используется, когда предполагается сложная и масштабная работа с большим количеством участников.
Объемный проект расчленяется на множество мелких составляющих, которые, реализуясь по частям, впоследствии складываются в масштабный проект. Инкрементная модель не требует единовременного вложения всей необходимой суммы средств.
Проект разбит на небольшие составляющие, потому он достаточно гибок и позволяет в любое время вносить соответствующие изменения.
Одним из самых важных моментов является минимизация рисков, которые равномерно распределяются между фазами.

3. Процессы управления проектами
Общепринятым на современном этапе подходом к управлению проектами является процессный подход.
Он означает, что все процессы проектов и продуктов должным образом выстраиваются и связываются с другими процессами для облегчения их координации. Эти взаимодействия между процессами часто требуют согласования требований и целей проекта.

Процессы управления проектами
Управление проектом - интегрированный процесс. Действия в одном направлении влияют на остальные направления. Такая взаимосвязь заставляет балансировать между задачами проекта - часто улучшение в одной области может быть достигнуто лишь за счет ухудшения в другой.
Под процессами понимаются действия и процедуры, связанные с реализацией функций управления.

Процессы проекта
Проект состоит из процессов. Процесс - это совокупность действий, приносящая результат. Процессы проекта обычно распадаются на две основные группы:
Процессы управления проектами - касающиеся организации и описания работ проекта;
Процессы, ориентированные на продукт - касающиеся спецификации и производства продукта. Эти процессы определяются жизненным циклом проекта и зависят от области приложения.
В проектах эти процессы накладываются друг на друга и взаимодействуют.
Например, цели проекта не могут быть определены
при отсутствии понимания того, как создать продукт.

Основные группы процессов управления проектами:
1. Процессы инициации - принятие решения о начале выполнения проекта.
2. Процессы планирования - определение целей и критериев успеха проекта и разработка рабочих схем их достижения.
3. Процессы исполнения - координация людей и других ресурсов для выполнения плана.
4. Процессы анализа - определение соответствия плана и исполнения проекта поставленным целям и критериям успеха и принятие решений о необходимости применения корректирующих воздействий.
5. Процессы управления - определение необходимых корректирующих воздействий, их согласование, утверждение и применение.
6. Процессы завершения - формализация выполнения проекта и подведение его к упорядоченному финалу.

Наложение групп процессов в фазе.
Процессы управления проектами накладываются друг на друга и происходят с разными интенсивностями на всех стадиях проекта.
Процессы управления проектами связаны своими результатами - результат выполнения одного становится исходной информацией для другого.
Имеются взаимосвязи групп процессов различных фаз проекта. Например, закрытие одной фазы может являться входом для инициации следующей фазы (пример: завершение фазы проектирования требует одобрения заказчиком проектной документации, которая необходима для начала реализации).

Взаимосвязи процессов
Внутри каждой группы процессы управления проектами связаны друг с другом через свои входы и выходы.
Входы - документы или документированные показатели, согласно которым процесс исполняется.
Выходы - документы или документированные показатели, являющиеся результатом процесса.
Методы и средства - механизмы, по которым вход преобразуется в выход.

Процесс инициации
Инициация включает единственный подпроцесс -авторизацию, т.е. решение начать проект или следующую фазу проекта.

Основные процессы планирования:
Планирование целей - разработка и постановка задач.
Декомпозиция целей - декомпозиция этапов проекта на более мелкие и более управляемые компоненты для обеспечения более действенного контроля,
Определение состава операций (работ) проекта - составление перечня операций, из которых состоит выполнение различных этапов проекта,
Определение взаимосвязей операций - составление и документирование технологических взаимосвязей между операциями,

Основные процессы планирования:
Оценка длительностей или объемов работ - оценка количества рабочих временных интервалов, либо объемов работ, необходимых для завершения отдельных операций,
Определение ресурсов (людей, оборудования, материалов) проекта - определение общего количества ресурсов всех видов, которые могут быть использованы на работах проекта (ресурсов организации) и их характеристик;
Назначение ресурсов - определение ресурсов, необходимых для выполнения отдельных операций проекта;

Основные процессы планирования:
Оценка стоимостей - определение составляющих стоимостей операций проекта и оценка этих составляющих для каждой операции, ресурса и назначения;
Составление расписания выполнения работ - определение последовательности выполнения работ проекта, длительностей операций и распределения во времени потребностей в ресурсах и затрат, исходя и с учетом наложенных ограничений и взаимосвязей;
Оценка бюджета - приложение оценок стоимости к отдельным компонентам проекта (этапам, фазам, срокам);

Основные процессы планирования:
Разработка плана исполнения проекта - интеграция результатов остальных подпроцессов для составления полного документа.
Определение критериев успеха - разработка критериев оценки исполнения проекта.

Вспомогательные процессы планирования:
- Планирование качества - определение стандартов качества и путей их достижения;
- Планирование организации - определение, документирование и назначение ролей, ответственности и взаимоотношений отчетности в организации;
- Назначение персонала на выполнение работ проекта;
- Планирование взаимодействия - определение потоков информации и способов взаимодействия, необходимых для участников проекта,

- Идентификация риска - определение и документирование событий риска, которые могут повлиять на проект;
Оценка риска - оценка вероятностей наступления событий риска, их характеристик и влияния на проект;
- Разработка реагирования - определение необходимых действий для предупреждения рисков и реакции на угрожающие события;
- Планирование поставок - определение того, что, как и когда должно быть поставлено;
- Подготовка условий - выработка требований к поставкам и определение потенциальных поставщиков.

Процессы исполнения и контроля
Под исполнением подразумеваются процессы реализации мероприятий составленного плана.
Исполнение проекта должно регулярно измеряться и анализироваться на соответствие срокам и качеству исполнения, для того, чтобы выявить отклонения и оценить их влияние на проект. Контроль исполнения - регулярное измерение параметров проекта и идентификация возникающих отклонений.
Контроль исполнения следует проводить по всем параметрам, входящим в план проекта.

Процессы исполнения делятся на основные и вспомогательные.
Основной процесс - процесс исполнения плана проекта.
Вспомогательные процессы:
- учет исполнения - подготовка и распределение необходимой для участников проекта информации с требуемой периодичностью;
- подтверждение качества - регулярная оценка исполнения проекта с целью подтверждения соответствия принятым стандартам качества;
- подготовка предложений - сбор рекомендаций, отзывов, предложений, заявок и т.д.;

- выбор поставщиков - оценка предложений, выбор поставщиков и подрядчиков и заключение контрактов;
- контроль контрактов - контроль исполнения контрактов поставщиками и подрядчиками;
- развитие команды проекта - повышение квалификации участников команды проекта.

Процессы анализа
Процессы анализа включают анализ плана и анализ исполнения проекта.
Анализ плана - определение соответствия плана проекта предъявляемым к проекту требованиям и ожиданиям участников проекта.
Результатом анализа плана может быть принятие решения о необходимости изменения начальных условий и составления новой версии плана, либо принятие разработанной версии в качестве базового плана проекта, который в дальнейшем служит основой для измерения исполнения.

Процессы анализа исполнения - оценка состояния и прогноза успешности исполнения проекта согласно критериям и ограничениям, определенным на стадии планирования.
В число основных ограничений и критериев успеха входят цели, сроки, качество и стоимость работ проекта.
При отрицательном прогнозе принимается решение о необходимости корректирующих воздействий, выбор которых осуществляется в процессах управления изменениями.
В результате анализа принимается решение либо о продолжении исполнения проекта по намеченному плану, либо о необходимости его коррекции.

Процессы анализа подразделяются на основные и вспомогательные.
Основные процессы анализа непосредственно связаны с целями проекта и показателями, характеризующими успешность исполнения проекта:
- анализ сроков - определение соответствия фактических и прогнозных сроков исполнения операций проекта директивным или запланированным;
- анализ стоимости - определение соответствия фактической и прогнозной стоимости операций и фаз проекта директивным или запланированным;

- анализ качества - мониторинг результатов с целью их проверки на соответствие принятым стандартам качества и определения путей устранения причин нежелательных результатов исполнения качества проекта;
- подтверждение целей- процесс формальной приемки результатов проекта его участниками (инвесторами, потребителями и т.д.).

Вспомогательные процессы анализа - анализ факторов, влияющих на цели и критерии успеха проекта:
- оценка исполнения - анализ результатов работы и распределение проектной информации с целью снабжения участников проекта данными о том, как используются ресурсы для достижения целей проекта;
- анализ ресурсов - определение соответствия фактической и прогнозной загрузки и производительности ресурсов запланированным, а также анализ соответствия фактического расхода материалов плановым значениям.

Процессы управления
Управление исполнением проекта - это определение и применение необходимых управляющих воздействий с целью успешной реализации проекта.
Если исполнение проекта происходит в соответствии с намеченным планом, то управление сводится к доведению до участников проекта плановых заданий и контролю их реализации. Эти процессы включены в процессы исполнения.
Если же возникли отклонения, требуется оптимально скорректировать план оставшихся работ и согласовать намеченные изменения с участниками проекта.
Итак, процессы управления предназначаются для определения, согласования и внесения необходимых изменений в план проекта. Такие процессы управления называются управлением изменениями и инициируются процессами анализа.

Основные процессы управления:
- общее управление изменениями - определение, согласование, утверждение и принятие к исполнению корректирующих воздействий, координация изменений по всему проекту;
- управление ресурсами - внесение изменений в состав и назначения ресурсов на работы проекта;
- управление целями - корректировка целей проекта по результатам процессов анализа;
- управление качеством- разработка мероприятий по устранению причин неудовлетворительного исполнения.

Вспомогательные процессы управления:
- управление рисками - реагирование на события и изменение рисков в процессе исполнения проекта;
- управление контрактами - координация работы субподрядчиков, корректировка контрактов, разрешение конфликтов.