Автоматизация учета расчетов

План
1. Общие вопросы расчетов
2. Учет расчетов с покупателями
3. Учет расчетов с поставщиками
4. Учет расчетов с подотчетными лицами

1. Общие вопросы расчетов

Партнеры по хозяйственной деятельности могут быть дебиторами или кредиторами.
Дебиторы - должники предприятия, их задолженность является активом предприятия и отражается в активе баланса. Их учет ведется на активных счетах:
36 -Расчеты с покупателями и заказчиками;
37.1 - Расчеты по авансам выданным;
37.4.- Расчеты по претензиям и тому подобное.
Кредиторы - заимодатели предприятия. Кредиторская задолженность слу­жит одним из источников образования хозяйственных средств. Учет кредитор­ской задолженности ведется на пассивных счетах:
63 - Счеты с поставщиками и подрядчиками;
68.1 - Расчеты по авансам полученным и др.
Наиболее распространенной формой безналичных расчетов являются расчеты путем платежных поручений.
Выписка платежного поручения не сопровождается формированием проводок, и только после того, как с расчетного счета предприятия перечислена банком указанная сумма, а сам факт подтверждается документом Банковская выписка, проводится отражение данного факта на счетах бухгалтерского учета.

2. Учет расчетов с покупателями

Общие вопросы расчетов с покупателями
В учете расчетов возможны два варианта расчетов – оплата реально выполненных работ и поставленных материалов или авансовые платежи (предоплата) за предстоящие поставки и еще невыполненные работы. Соответственно, оправдательным документом для первого вида платежей являются счета, акты о приемке выполненных работ и др. Оправдательным документом для выплаты авансов служат договора.
Для осуществления безналичного перечисления денежных средств в основном используется документ «Платежное поручение». Основанием для отражения операций расчетов с покупателями в бухгалтерском учете является выписка с банковского счета. Суммы, зачисленные на расчетный счет, в банковской выписке отражаются в графе «Кредит».
Суммы оплаты, поступившие от покупателя и зачисленные на расчетный счет организации, отражаются в бухгалтерском учете проводками в дебет счета 31 и кредит счета 36 "Расчеты с покупателями и заказчиками".
Предоплата переводится на расчетный счет предприятия и отражается как кредиторская задолженность предприятия перед покупателем готовой продукции.
Предприятие, получившее аванс, выплачивает в бюджет с суммы аванса НДС, поскольку авансовые платежи включаются в облагаемый оборот. Расчеты по авансам учитываются на счете 681 "Расчеты по авансам полученным".

Технология расчета в «1С»
В типовой конфигурации программы для автоматизации ввода операций по фактам оплаты или предоплаты, зачисленной на расчетный счет организации, используется универсальный документ "Банковская, выписка". Документ "Банковская выписка", входящий в состав типовой конфигурации, работает в нескольких режимах. В частности, при отражении расчетов с покупателями, таких режимов два: один для отражения факта оплаты, другой для отражения факта предоплаты.

В случае оплаты документ формирует проводку в дебет счета 311 и кредит счета 361 на сумму денежных средств, поступивших на расчетный счет предприятия. В случае предоплаты формируются три проводки:
1. В дебет счета 311 и кредит счета 681 на общую сумму средств, поступивших на расчетный счет предприятия от покупателя.
2. В дебет счета 643 и кредит счета 6415 на сумму НДС, включенного в сумму полученной предоплаты.
3. В дебет счета ВД и кредит счета ВД на сумму средств без НДС, поступивших на расчетный счет предприятия от покупателя

Программа сама определяет способ отражения факта поступления денежных средств - как оплату за реализованный товар (продукцию) или как аванс за предстоящую поставку. Решение принимается на основе анализа остатка счета 36 по конкретному контрагенту, принимающему участие в данной операции. Если за контрагентом числится дебиторская задолженность, то поступившие денежные средства трактуются как оплата в счет погашения этой задолженности, в противном случае - как предоплата.

Схема оформления реализации в условиях предоплаты

Схема оформления реализации в условиях оплаты по факту получения

Пример структуры расчетов при условии предоплаты

Таким образом, расчет с покупателями осуществляется по двум алгоритмам, в зависимости от первого действия (предоплата или отгрузка). В первом случае Валовые доходы формируются Банковской выпиской, во втором - Расходной накладной.
Для автоматизации этого процесса в справочнике Константы (меню Операции) в строке Автоматическое создание налоговых накладных устанавливается значение "Да".

3. Учет расчетов с поставщиками

Общие вопросы расчетов с поставщиками
Для учета расчетов с поставщиками в программе используется счет 63 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», на котором предусмотрено ведение аналитического учета в разрезах по субконто: справочника Контрагенты и документа Заказы.
Учетная процедура предусматривают два алгоритма расчета с поставщиками, в зависимости от определения первого действия (предоплаты или оприходования товара).

Первый алгоритм предусматривает формирование в персональном компьютере следующих документов:
Счета входящего;
Платежного поручения;
Банковской выписки;
Приходной накладной;
Запись книги приобретения;
Книга приобретения.
Второй алгоритм (первое событие-оприходование товара) предусматри­вает формирование следующих документов в таком порядке:
Счет входящий;
Приходная накладная;
Запись книги приобретения;
Платежное поручение;
Банковская выписка.
В зависимости от первого события налоговый учет (Валовые расходы) будет формироваться Банковской выпиской (первый алгоритм) или Приходной накладной (второй алгоритм).

Структура подчиненных документов и их бухгалтерское оформление

Схема оформления расчетов при условии предоплаты

4. Учет расчетов с подотчетными лицами

Технология учета подотчета при покупке ТМЦ
1. Выдача подотчетной суммы
В бухгалтерии предприятия бухгалтером выписывается расходный кассовый ордер. Кассир принимает кассовый ордер к исполнению и выдает сотруднику наличные. В компьютерном учете выполняется команда Документы «Касса «Расходной ордер. Проведение этого документа сопровождается формированием проводок в Журнале проводок - Кредит счета 301 дебет счета 3721.
2. Покупка ТМЦ
Подотчетное лицо производит оплату ТМЦ в кассе торгового предприятия. Подотчетное лицо получает материальные ценности и необходимые сопроводительные документы: чек или счет-фактуру, или накладную и т.д

3. Сдача ТМЦ на склад.
При сдаче товара на склад кладовщик выписывает приходную накладную и один экземпляр отдает подотчетному лицу.
4. Отчет подотчетного лица и оприходование ТМЦ в бухгалтерии
В бухгалтерии предприятия подотчетным лицом заполняется авансовый отчет об использовании подотчетной суммы, к нему прилагаются все документы, подтверждающие выполненные затраты: товарные чеки, приходная накладная и т.д.. На остаток недоиспользованной суммы выписывается приходный кассовый ордер, по которому остаток наличных сдается в кассу. На сумму перерасхода выписывается расходный кассовый ордер, по которому из кассы подотчетному лицу выплачиваются наличные. В компьютерном учете регистрируется авансовый отчет - Документы • Прочие • Авансовый отчет (Рис ). При регистрации авансового отчета формируются все проводки по проведенной хозяйственной операции (рис).

Порядок заполнения авансового отчета

Печать движения документа Авансовый отчет