Пресс-коференции и мероприятия с участием журналистов

Мероприятия, цель которых — информирование СМИ о важных новостях компании.
Пресс-конференция- мероприятие для прессы, во время которого представители компании делают заявление для собравшихся журналистов.
Брифинг -особая форма встречи руководства компании с узким кругом журналистов, которым первым сообщаются свежие новости и даются комментарии.
Пресс-ланч - мероприятие для ограниченного числа представителей СМИ, являющихся наиболее важными для компании. Со стороны компании участвуют первые лица.
Пресс-тур- мероприятие для прессы, связанное с переездом журналистов в другой географический пункт. Как правило, программа пресс-тура предусматривает экскурсию
Круглый стол- проводится для привлечения общественного внимания к социально значимой проблеме.

При подготовке пресс-конференции необходимо учесть:
место проведения мероприятия;
продолжительность мероприятия;
количество спикеров, регламент их выступлений;
наличие необходимого оборудования;
наличие информационных материалов и сувенирной продукции;
оформление зала;
необходимость привлечения фотографа, переводчика, других подрядных организаций;
необходимость обеспечения транспортом участников и гостей пресс-конференции.

Первый этап
разрабатывается PR-предложение, включающее бюджет мероприятия, списки СМИ и график выполнения работ.
пишутся пресс-релиз и текст приглашения. Оба документа должны содержать информацию о контактных лицах, логотип клиента.
Составляется информационная папка: (пресс-релиз; тематические обзоры печати по теме пресс-конференции;справочные материалы;особые мнения, заявления участников, включенные устроителями конференции в папку материалов)
информирование клиента о настрое журналистов, возможных последствиях, откликах; совместно с ним уточняет сценарий пресс-конференции, вырабатывает возможные ответы на вопросы корреспондентов, составляет тезисы выступлений спикеров, определяет сильные и слабые стороны проводимого мероприятия и вносит предложения.

До пресс-конференции необходимо сделать по два звонка каждому приглашенному журналисту.
Цель первого звонка — выяснение возможных мотивов участия журналиста в пресс-конференции.
После первого звонка, заинтересованному мероприятием журналисту высылается приглашение, и затем делается второй звонок с целью подтверждения получения приглашения и готовности корреспондента посетить пресс-конференцию.
За день до начала мероприятия на основе полученных от журналистов подтверждений об участии составляется список ожидаемых СМИ.

Второй этап
В день проведения мероприятия менеджеры PR-агентства прибывают на место не позднее, чем за час до его начала. При этом они должны иметь с собой:
• сформированные информационные папки для журналистов;
• именные бэйджи с логотипами изданий;
• бэйджи для клиентов и менеджеров PR-агентства;
• списки для регистрации;
• таблички на столы;
• флаги и плакаты клиента, необходимые для украшения зала;
• стрелки, указывающие путь к залу, в котором проводится мероприятие;
• диктофон;
• фотоаппарат (в случае отсутствия профессионального фотографа).

ПРЕСС-КОНФЕРЕНЦИЯ НАЧАЛАСЬ...
Пресс-конференцию ведет пресс-секретарь (или ответственный за это мероприятие сотрудник пресс-центра или ПР-агентства).
ВСТУПИТЕЛЬНОЕ слово пресс-секретаря - это объявление темы пресс-конференции и знакомство (поименное, с указанием должности, титула, звания и пр.) с каждым из тех, кто устраивает данную встречу с журналистами.
РЕГЛАМЕНТ оглашается ведущим пресс-конференцию; в дальнейшем он же следит за его соблюдением.(час на пресс конференцию и полчаса на вопросы)
ВЫСТУПЛЕНИЯ представителей организации (фирмы) должны быть краткими (в расчете на последующие вопросы).
ТЕКСТЫ выступлений (заранее отпечатанные) размещаются или на специальном столике, или на информационном стенде. Их включают и в информационный пакет документов (пресс-кит).
ВОПРОСЫ журналистов, касаясь существа дела, не должны повторяться. Они, далее, не могут принимать форму собственных заявлений и деклараций. Ведущий может отвести такие вопросы, т.е. оставить их без ответа, ссылаясь на отклонение от объявленной темы пресс-конференции, на попытки навязать собранию необъявленный порядок работы.

Последний вопрос специально объявляется и после ответа на него пресс-конференция закрывается.
ОТВЕТЫ выступающих согласуются с их компетенцией. По ходу встречи ведущий определяет, кому из ораторов более всего "подходит" вопрос.
НЕ ОТВЕЧАТЬ на вопросы на пресс-конференции не принято. Нужно избегать здесь таких фраз, как "Без комментариев!", "Не для печати". Если затронут вопрос, не подлежащий пока освещению, лучше сказать, что информация по нему будет сообщена позднее.
ВИДЕОМАТЕРИАЛЫ демонстрируются после закрытия пресс-конференции (они всегда несут дополнительную, детализированную информацию, их показ в ходе пресс-конференции обязательно затягивает время встречи, что не всегда устраивает журналистов).

Третий этап
После мероприятия (в тот же день) пишется отчет для клиента, к которому прилагается список присутствовавших СМ И.
после мероприятия распространяет пресс-релиз среди изданий, представители которых не смогли присутствовать на мероприятии (в течение одного дня после мероприятия) и подготавливает для клиента план выхода публикаций о пресс-конференции.