Кассовые операции в филиале ФНКЦ ФМБА

Законодательные акты, регулирующие кассовые операции в РФ
- Указание ЦБ РФ № 3210-У
- Типовые правила эксплуатации ККТ, утвержденные Министерством финансов РФ 30.08.1993
- Указаниям по заполнению и применению форм первичной документации по учету кассовых операций, приведенные в Постановлении Госкомстата N 88 от 08.08.1998г.

Обязанности кассира
- Соблюдение действующего Законодательства;
- Приемка оплат, осуществление возвратов пациентам (в том числе, по банковским картам);
- Внесение в Информационную систему данных о движении денежных средств:
- об оплате услуг физическими лицами наличными и по платежным картам,
- об оплате услуг физическими лицами по безналу ,
- об инкассации;
- Работа с кассовым аппаратом;
- Ведение кассовой книги, отражение операций по движению денежных средств
- Контроль лимита остатка кассы

Оснащение рабочего места кассира
Материальное обеспечение:
-Контрольно-кассовая техника (фискальный регистратор), зарегистрированная в соответствии с Законодательством РФ
-Сейф
-Детектор банкнот
-Персональный компьютер
Программное обеспечение:
-Информационная система (далее – МИС) по учету оказываемых медицинских услуг

Начало кассового дня
Перед началом смены администратор-кассир :
-проводит проверку кассовой машины на работоспособность (печатает Х-отчет), чтобы проверить четкость печати, качество обозначения реквизитов, дат, контрольных цифр.
-проверяет наличие и исправность оборудования и программного обеспечения.
-проверяет наличие ключей от сейфа (при наличии) или код доступа.
-проверяет наличие комплекта документов за предыдущую смену.
-пересчитывает наличные денежные средства (сумма должна соответствовать остатку на конец предыдущего дня, указанному в кассовом журнале и МИС).
-если не выявлено никаких факторов, препятствующих дальнейшей работе, начинает рабочий день.
-открывает рабочую смену на ККТ и банковском терминале.

В течение рабочей смены
-принимает денежные средства от пациентов с последующей выдачей фискального чека.
-производит возвраты денежных средств согласно инструкции с последующей выдачей фискального чека.
-оформляет Приходные кассовые ордера, Расходные кассовые ордера.
-отражает информацию об оплатах, возвратах, инкассации в МИС и в кассовом журнале.
-готовит денежную наличность для инкассирования согласно Правил, установленных Договором с банком.
-следит за тем, чтобы лимит остатка денежных средств в кассе не был превышен.
-следит за соответствием остатка наличных в кассе учетным данным.

В конце рабочей смены
-проводит проверку кассовой машины на работоспособность (печатает Х-отчет), чтобы проверить четкость печати, качество обозначения реквизитов, дат, контрольных цифр
-проверяет наличие ключей сейфа (при наличии) или код доступа
-оформляет комплект документов по выручке за рабочую смену и Кассовый журнал за день
-снимает Z-отчет (Отчет с гашение) кассового аппарата
-снимает Отчет закрытия смены терминала по приему банковских карт
-пересчитывает наличные денежные средства в кассовом ящике и сейфе: сумма должна соответствовать полученной наличной выручке за день, уменьшенной на суммы возвратов и инкассации, + остаток наличных на начало рабочей смены
-отражает приход выручки, а так же количество услуг в Реестре договоров и услуг
-сканы отчетов закрытия смены с гашением ККМ и банковского терминала за день направляются по электронной почте бухгалтеру Абильвап Оксане на следующий адрес: [e-mail] .
На следующий день передаются оригиналы документов и выручка в головную кассу.

Приемка оплат
- При приеме денежных средств от пациента необходимо выдать ему кассовый чек ККТ.
- В случае оплаты банковской картой необходимо вместе с чеком ККТ выдать слип банковского терминала (с подписью кассира).
- Если пациент просит предоставить ему электронный чек ККТ, необходимо получить у него адрес его электронной почты и направить чек.
- Полученные наличные денежные средства хранятся в кассовом ящике ККТ. Большие суммы денежных средств хранятся в сейфе
Информация обо всех полученных денежных средствах от пациентов отражается в режиме on-line в МИС с разделением по видам оплат: наличными, картой, безналичными (через расчетный счет).

Оформление возвратов
Если оплата была наличными, возврат только наличными.
Если оплата банковской картой, возврат на эту же банковскую карту

Возврат в день оплаты
При осуществлении возврата пациенту в день оплаты или необходимости корректировки выявленной ошибки – в рамках незакрытой кассовой смены – оформляется заявление о возврате денежных сумм по неиспользованным кассовым чекам.
В случае возврата денежных средств пациенту к заявлению подшивается комплект документов:
-Заявление пациента
-Чек на оплату
-Чек на возврат (чек коррекции)
-Слипы терминала на оплату и возврат, если оплата производилась банковской картой
В случае оформления операции возврата в связи с ошибкой администратора-кассира к заявлению подшивается комплект документов:
-Объяснительная кассира
-Чек на оплату
-Чек на возврат (чек коррекции)
Заполненное и подписанное заявление о возврате денежных сумм по неиспользованным кассовым чекам вместе с приложенными документами вкладывается в папку «ВОЗВРАТЫ».

Оформление возвратов
Возврат наличными и безналичными(не в день оплаты)
Возврат денежных средств пациенту осуществляется только на основании его личного заявления, уполномоченным лицом. Для получения возврата пациент должен предъявить свой паспорт или другой документ, удостоверяющий личность, чек об оплате, счет, акт и договор на оказание услуг.
Возврат денежных средств осуществляется СТРОГО в Поликлинике №1, по адресу: ул. П. Тольятти д. 13, этаж 6, каб. № 619, по предварительному звонку по тел. [phone]

Оформление возвратов
Возврат на банковскую карту в день оплаты
В случае, если оплата проводилась с помощью платежной карты, возврат производится на карту, с которой осуществлен платеж.
Кассир производит возврат денежных средств на карту пациента с помощью банковского терминала в день оплаты.
В ККТ проводится операция ВОЗВРАТ с типом оплаты «Безналичными».
В папку «Возвраты» вкладывается заявление пациента с приложенными чеками на оплату и возврат.
Информация обо всех возвратах денежных средствах пациентам отражается в режиме on-line в ИС с разделением по видам оплат: наличными, картой, безналичными (через расчетный счет).

Закрытие смены
-По завершению рабочей смены (кассового дня), кассир на ККТ снимает отчет с гашением и отчет закрытия смены банковского терминала.
-Сумма безналичных оплат сверяется с отчетом закрытия смены банковского терминала. Расхождения могут быть только на суммы проведенных по ККТ оплат, поступивших на расчетный счет. В случае выявления прочих расхождений необходимо выяснить причины и внести корректировки.
-Сумма по графе Приход Наличными отчета ККТ за вычетом проведенных возвратов и инкассации за день/смену должна совпадать с остатком в денежном ящике. В случае выявления расхождений необходимо выяснить причины и внести корректировки. Далее выручка передается в главную кассу Филиала.
-Все суммы оплат, возвратов, инкассации должны совпадать с суммами, отраженными в МИС. В случае выявления расхождений необходимо выяснить причины и внести корректировки.
-Данные о всей поступившей выручке за день/смену записываются в Справку-отчет кассира-операциониста (форма КМ-6).

Закрытие смены. Сверка расчетов по банковским картам
1. По завершению рабочей смены (кассового дня), кассир на ККТ снимает Отчет с гашением (далее Z-отчет) и Отчет закрытия смены банковского терминала (Сверка итогов).
2. Кассир проверяет соответствие данных по оплатам и возвратам в Сверке итогов с банковского терминала и в Z-отчете:
Сумма полученных оплат по платежным картам (строка «Оплата» - «Всего операций» Отчета банковского терминала) должна соответствовать сумме в Z-отчете «Приход» - «Безналичными» (рис. 1);
Сума возвращенных денежных средств на платежные карты (строка «Возврат» - «Всего операций» Отчета банковского терминала) должна соответствовать сумме в Z-отчете «Возврат прихода» - «Безналичными». (рис. 1)
Если по платежным картам осуществлен возврат в день оплаты, на терминале проводится операция «Отмена». Сумма таких операций отражается в строке «Отмена» - «Всего операций» Отчета банковского терминал. На сумму операций отмены увеличиваются строки «Приход» и «Возврат прихода» «Безналичными» в Z-отчете. (рис.2)
Рисунок 1
Рисунок 2

Закрытие смены. Заполнение справки КМ-6
Наименование подразделения/розничной точки
ОКПО, ИНН организации
Наименование программы, через которую осуществляется передача данных на ККТ
Наименование ККТ
ФИО кассира
Номер справки по порядку с начала года, Дата составления, Время рабочей смены ККТ
Номер ККТ (производителя, регистрационный)
Справка-отчет кассира-операциониста заполняется по каждому кассовому аппарату за день/смену в одном экземпляре.
Если за день/смену было сформировано несколько Z-отчетов, заполняется соответствующее количество строк Справки.
Оригинал справки с приложенными Z-отчетами и Отчетом с банковского терминала прикладываются к ПКО и подшиваются в Кассовую книгу.
Наименование организации

Закрытие смены. Заполнение справки КМ-6
Номер Z-отчета по порядку
Необнуляемая сумма прихода на начало рабочей смены (из Z-отчета за предыдущий день)
Необнуляемая сумма прихода на конец рабочей смены
Сумма оплат всего за рабочий день/смену
Сумма возвращенных денежных средств в день оплаты (по кату КМ-3
ФИО, подпись руководителя
Сумма поступивших денежных средств за день, уменьшенная на возвраты в день оплаты
Номер, дата приходного кассового ордера (из 1С). Если ПКО несколько, делается несколько записей
Банковские реквизиты
№, дата квитанции к инкассаторской сумке (заполняется если была сдана выручка в банк)
Подписи, ФИО ответственных лиц организации

Лимит остатка кассы
Приказом Организации ежегодно устанавливается лимит остатка наличных денежных средств в кассе.
Необходимо неукоснительно его соблюдать.
При накоплении сверхлимитной выручки или значительной суммы наличных в кассе Организации, нужно организовать сдачу наличной выручки в главную кассу организации (инкассацию).
Лимит наличных в кассовом ящике и сейфе не должен превышать 100 000 руб.

Телефоны сотрудников
- Бутримова Наталия Владимировна [phone] (руководитель экономической службы)
- Козеева Юлия Владимировна [phone] (руководитель службы сервиса)
- Агафонов Руслан Николаевич [phone] (руководитель IT службы)
Шмалюк Наталья Георгиевна [phone] (бухгалтер)
Абильвап Оксана Алексеевна [phone] (бухгалтер по оплате)