Система электронного документооборота FossDoc

Система электронного документооборота FossDoc
Общая схема работы с документами
© 2010 «ФОСС-Он-Лайн», г. Харьков, ул. Дарвина, 20, тел [phone], www.fossdoc.com.ua,
[email protected]
Рассмотрим следующий сценарий:
По электронной почте поступает письмо. Секретарь организации регистрирует его, готовит проект резолюции по письму и отправляет прикрепленный к письму проект резолюции руководителю на утверждение. Резолюция требует подготовить ответ на письмо.
После утверждения резолюции, исполнитель которой начальник финансового управления, письмо регистрируется в канцелярии финансового управления и поступает к начальнику управления.
В свою очередь, начальник управление налагает внутреннюю резолюцию с заданием для сотрудников юридического отдела, входящего в финансовое управление, подготовить ответ.
Один из сотрудников готовит ответ, согласовывает его, а затем отправляет его на подпись руководителю организации и далее на регистрацию секретарю организации.
Секретарь после регистрации исходящего письма отправляет его получателю по электронной почте, а входящее письмо списывает в номенклатуру дел.

Система электронного документооборота FossDoc
Общая схема работы с документами
© 2010 «ФОСС-Он-Лайн», г. Харьков, ул. Дарвина, 20, тел [phone], www.fossdoc.com.ua,
[email protected]
Для создания документа вида «Входящее письмо» достаточно перетащить его при помощи мыши из почтовой папки «Входящие» в папку «На регистрацию» документооборота. При соответствующих настройках системы письмо может автоматически попадать в папку «На регистрацию».
Рабочее место секретаря организации. Создание документа

Система электронного документооборота FossDoc
Общая схема работы с документами
© 2010 «ФОСС-Он-Лайн», г. Харьков, ул. Дарвина, 20, тел [phone], www.fossdoc.com.ua,
[email protected]
В документ автоматически был добавлен вложенный в сообщение файл,
Рабочее место секретаря организации. Общий вид карточки документа «Входящее письмо»
.
а также содержание из темы сообщения
индекс входящего документа, его дата и корреспондент при возможности их распознавания,

Система электронного документооборота FossDoc
Общая схема работы с документами
© 2010 «ФОСС-Он-Лайн», г. Харьков, ул. Дарвина, 20, тел [phone], www.fossdoc.com.ua,
[email protected]
К «Входящему письму» на закладке «Связанные документы» можно прикрепить ранее созданное «Распоряжение», относительно которого пришел запрос
Рабочее место секретаря организации. Прикрепленный документ
.

Система электронного документооборота FossDoc
Общая схема работы с документами
© 2010 «ФОСС-Он-Лайн», г. Харьков, ул. Дарвина, 20, тел [phone], www.fossdoc.com.ua,
[email protected]
Секретарь готовит резолюцию, которая будет утверждаться руководителем организации (Петров).
Рабочее место секретаря организации. Подготовка резолюции
В качестве исполнителя выбран начальник финансового управления (Прокопов).

Система электронного документооборота FossDoc
Общая схема работы с документами
© 2010 «ФОСС-Он-Лайн», г. Харьков, ул. Дарвина, 20, тел [phone], www.fossdoc.com.ua,
[email protected]
Документ поступает в папку «На резолюцию» руководителя, где он может с ним ознакомиться
Рабочее место руководителя организации. Утверждение резолюции

Система электронного документооборота FossDoc
Общая схема работы с документами
© 2010 «ФОСС-Он-Лайн», г. Харьков, ул. Дарвина, 20, тел [phone], www.fossdoc.com.ua,
[email protected]
Ознакомившись с самим документом и с резолюцией по документу, руководитель соглашается с данной резолюцией и документ отправляется на исполнение
Рабочее место руководителя организации. Утверждение резолюции

Система электронного документооборота FossDoc
Общая схема работы с документами
© 2010 «ФОСС-Он-Лайн», г. Харьков, ул. Дарвина, 20, тел [phone], www.fossdoc.com.ua,
[email protected]
Для контроля за исполнением поручения по резолюции ссылка на него поступает в папку «Исходящие поручения»
Рабочее место руководителя организации. Поручения по резолюции
Автор поручения может контролировать исполнение документа, следя за перемещениями его в соответствующих подпапках или открыв сам документ

Система электронного документооборота FossDoc
Общая схема работы с документами
© 2010 «ФОСС-Он-Лайн», г. Харьков, ул. Дарвина, 20, тел [phone], www.fossdoc.com.ua,
[email protected]
Рабочее место руководителя организации. Контрольная карточка
Кроме этого, исполнение резолюции или любого из поручений по резолюции может контролировать сотрудник подразделения контроля, заполнив соответствующую контрольную карточку

Система электронного документооборота FossDoc
Общая схема работы с документами
© 2010 «ФОСС-Он-Лайн», г. Харьков, ул. Дарвина, 20, тел [phone], www.fossdoc.com.ua,
[email protected]
Согласно резолюции документ поступает в финансовое управление. Учитывая то, что в финансовом управлении есть собственная канцелярия, документ первоначально попадает на регистрацию в эту канцелярию.
Рабочее место секретаря финансового управления. Регистрация документа

Система электронного документооборота FossDoc
Общая схема работы с документами
© 2010 «ФОСС-Он-Лайн», г. Харьков, ул. Дарвина, 20, тел [phone], www.fossdoc.com.ua,
[email protected]
Секретарь финансового управления (Сименко) регистрирует документ в своем подразделении, о чем в документе свидетельствует соответствующая запись
Рабочее место секретаря финансового управления. Регистрация документа

Система электронного документооборота FossDoc
Общая схема работы с документами
© 2010 «ФОСС-Он-Лайн», г. Харьков, ул. Дарвина, 20, тел [phone], www.fossdoc.com.ua,
[email protected]
Далее документ поступает начальнику финансового управления, который знакомится с документом, резолюцией по нему и далее самостоятельно готовит свою резолюцию. В качестве исполнителя резолюции он выбирает не конкретное лицо, а подразделение - «Юридический отдел»
Рабочее место начальника финансового управления. Подготовка внутренней резолюции

Система электронного документооборота FossDoc
Общая схема работы с документами
© 2010 «ФОСС-Он-Лайн», г. Харьков, ул. Дарвина, 20, тел [phone], www.fossdoc.com.ua,
[email protected]
Учитывая то, что в качестве исполнителя выбрано подразделение - «Юридический отдел», ознакомиться с данным документом могут все сотрудники отдела, имеющие права на просмотр папки «На выполнение в подразделении».
Рабочее место начальника юридического отдела. Ознакомление с резолюцией

Система электронного документооборота FossDoc
Общая схема работы с документами
© 2010 «ФОСС-Он-Лайн», г. Харьков, ул. Дарвина, 20, тел [phone], www.fossdoc.com.ua,
[email protected]
Один из них (Щербина) принимает документ на исполнение
Рабочее место юриста. Принятие документа к исполнению

Система электронного документооборота FossDoc
Общая схема работы с документами
© 2010 «ФОСС-Он-Лайн», г. Харьков, ул. Дарвина, 20, тел [phone], www.fossdoc.com.ua,
[email protected]
Документ перемещается из папки «На исполнение в подразделении» в папку «Входящие документы» Щербины
Рабочее место юриста. Принятие документа к исполнению
Исполнителем поручения по резолюции будет назначен Щербина вместо юридического отдела.

Система электронного документооборота FossDoc
Общая схема работы с документами
© 2010 «ФОСС-Он-Лайн», г. Харьков, ул. Дарвина, 20, тел [phone], www.fossdoc.com.ua,
[email protected]
Рабочее место секретаря организации. Просмотр состояния документа
В свою очередь секретарь организации может контролировать состояние документа «Входящее письмо» по перемещению его между папками и просматривая документ

Система электронного документооборота FossDoc
Общая схема работы с документами
© 2010 «ФОСС-Он-Лайн», г. Харьков, ул. Дарвина, 20, тел [phone], www.fossdoc.com.ua,
[email protected]
Рабочее место юриста. Создание проекта документа
В соответствие с резолюцией, исполнитель (Щербина) должен подготовить ответ в виде исходящего письма. Для исполнения данного поручения он готовит проект документа «Исходящее письмо». Этот проект будет связан с документом «Входящее письмо», на которое готовится ответ

Система электронного документооборота FossDoc
Общая схема работы с документами
© 2010 «ФОСС-Он-Лайн», г. Харьков, ул. Дарвина, 20, тел [phone], www.fossdoc.com.ua,
[email protected]
Рабочее место юриста. Выбор лиц для согласования проекта
После заполнения карточки проекта документа и присоединения к ней файла, содержащего текст ответа, исполнитель отправляет документ на согласование.

Система электронного документооборота FossDoc
Общая схема работы с документами
© 2010 «ФОСС-Он-Лайн», г. Харьков, ул. Дарвина, 20, тел [phone], www.fossdoc.com.ua,
[email protected]
Рабочее место юриста. Маршрут согласования
Автор проекта документа (Щербина) может просмотреть или изменить порядок поступления документа на согласование. В данном случае, документ поступит одновременно к обоим согласовывающим.

Система электронного документооборота FossDoc
Общая схема работы с документами
© 2010 «ФОСС-Он-Лайн», г. Харьков, ул. Дарвина, 20, тел [phone], www.fossdoc.com.ua,
[email protected]
Рабочее место юриста. Состояние проекта документа
Проект документа сохраняется в папке «Проекты документов» автора. Он может контролировать его состояние.

Система электронного документооборота FossDoc
Общая схема работы с документами
© 2010 «ФОСС-Он-Лайн», г. Харьков, ул. Дарвина, 20, тел [phone], www.fossdoc.com.ua,
[email protected]
Рабочее место начальника юридического отдела. Согласование проекта документа
После отправки автором проект документа поступает в папку «Входящие документы» согласующего.

Система электронного документооборота FossDoc
Общая схема работы с документами
© 2010 «ФОСС-Он-Лайн», г. Харьков, ул. Дарвина, 20, тел [phone], www.fossdoc.com.ua,
[email protected]
Рабочее место начальника юридического отдела. Согласование проекта документа
Согласующий может создать свою копию файла, вложенного в проект документа, и внести в него соответствующие исправления,

Система электронного документооборота FossDoc
Общая схема работы с документами
© 2010 «ФОСС-Он-Лайн», г. Харьков, ул. Дарвина, 20, тел [phone], www.fossdoc.com.ua,
[email protected]
Рабочее место начальника юридического отдела. Согласование проекта документа
а также может внести в отчет комментарии и замечания
и выбрать статус «Согласен»/«Не согласен»

Система электронного документооборота FossDoc
Общая схема работы с документами
© 2010 «ФОСС-Он-Лайн», г. Харьков, ул. Дарвина, 20, тел [phone], www.fossdoc.com.ua,
[email protected]
Рабочее место юриста. Состояние проекта документа
После окончания этапа согласования автор проекта видит его состояние непосредственно в папке «Проекты документов»
и может просмотреть мнение каждого из согласующих. Для удобства – статусы согласования отмечены разными цветами.

Система электронного документооборота FossDoc
Общая схема работы с документами
© 2010 «ФОСС-Он-Лайн», г. Харьков, ул. Дарвина, 20, тел [phone], www.fossdoc.com.ua,
[email protected]
Рабочее место юриста. Создание новой версии проекта документа
Для учета замечаний согласующих, автор проекта может создать его новую версию,
включив в нее файлы, подготовленные согласующими.

Система электронного документооборота FossDoc
Общая схема работы с документами
© 2010 «ФОСС-Он-Лайн», г. Харьков, ул. Дарвина, 20, тел [phone], www.fossdoc.com.ua,
[email protected]
Рабочее место юриста. Создание новой версии проекта документа
В данном случае новая версия первоначально будет содержать два файла, которые были созданы согласующими.

Система электронного документооборота FossDoc
Общая схема работы с документами
© 2010 «ФОСС-Он-Лайн», г. Харьков, ул. Дарвина, 20, тел [phone], www.fossdoc.com.ua,
[email protected]
Рабочее место юриста. Создание новой версии проекта документа
Далее, объединив эти файлы, автор проекта может отправить их на повторное согласование

Система электронного документооборота FossDoc
Общая схема работы с документами
© 2010 «ФОСС-Он-Лайн», г. Харьков, ул. Дарвина, 20, тел [phone], www.fossdoc.com.ua,
[email protected]
Рабочее место юриста. Версии проекта документа
На закладке «Журнал версий» сохраняются все версии проекта документа, что позволяет при необходимости вернуться к любой версии

Система электронного документооборота FossDoc
Общая схема работы с документами
© 2010 «ФОСС-Он-Лайн», г. Харьков, ул. Дарвина, 20, тел [phone], www.fossdoc.com.ua,
[email protected]
Рабочее место юриста. Отправка проекта документа на подпись
Проект согласован
и теперь автор может отправить его на подпись руководителю.

Система электронного документооборота FossDoc
Общая схема работы с документами
© 2010 «ФОСС-Он-Лайн», г. Харьков, ул. Дарвина, 20, тел [phone], www.fossdoc.com.ua,
[email protected]
Рабочее место руководителя. Подпись проекта документа
Подписант, ознакомившись с документом и результатами согласования, подписывает документ.
Документ поступает в папку «На подпись» руководителя.

Система электронного документооборота FossDoc
Общая схема работы с документами
© 2010 «ФОСС-Он-Лайн», г. Харьков, ул. Дарвина, 20, тел [phone], www.fossdoc.com.ua,
[email protected]
Рабочее место юриста. Отправка проекта документа на регистрацию
После подписи состояние проекта документа изменяется на «Подписан».
И автор проекта отправляет его на регистрацию.

Система электронного документооборота FossDoc
Общая схема работы с документами
© 2010 «ФОСС-Он-Лайн», г. Харьков, ул. Дарвина, 20, тел [phone], www.fossdoc.com.ua,
[email protected]
Рабочее место секретаря. Просмотр документа
Просмотрев сам документ и подписи по нему,
Документ поступает в папку «На регистрацию» секретаря.

Система электронного документооборота FossDoc
Общая схема работы с документами
© 2010 «ФОСС-Он-Лайн», г. Харьков, ул. Дарвина, 20, тел [phone], www.fossdoc.com.ua,
[email protected]
Рабочее место секретаря. Регистрация документа
а также задание по нему,
Секретарь регистрирует документ.

Система электронного документооборота FossDoc
Общая схема работы с документами
© 2010 «ФОСС-Он-Лайн», г. Харьков, ул. Дарвина, 20, тел [phone], www.fossdoc.com.ua,
[email protected]
Рабочее место секретаря. Перемещение документа из папки «На регистрацию»
а на закладке «Регистрационные записи» добавляется запись о регистрации документа
После регистрации документ перемещается в папку «Исходящие» в соответствие с его типом - «Исходящее письмо»

Система электронного документооборота FossDoc
Общая схема работы с документами
© 2010 «ФОСС-Он-Лайн», г. Харьков, ул. Дарвина, 20, тел [phone], www.fossdoc.com.ua,
[email protected]
Рабочее место секретаря. Отправка документа получателю
В письмо будет вложен файл, содержащийся в документе, и автоматически заполнены соответствующие поля письма.
Отправка может быть произведена в виде электронного письма непосредственно из самого документа. И это письмо будет присоединено к документу.

Система электронного документооборота FossDoc
Общая схема работы с документами
© 2010 «ФОСС-Он-Лайн», г. Харьков, ул. Дарвина, 20, тел [phone], www.fossdoc.com.ua,
[email protected]
Рабочее место секретаря. Ссылка на «Входящее письмо»
К «Исходящему письму» будет присоединено «Входящее письмо», на которое давался ответ. Таким образом, оба документа будут иметь перекрестные ссылки друг на друга.

Система электронного документооборота FossDoc
Общая схема работы с документами
© 2010 «ФОСС-Он-Лайн», г. Харьков, ул. Дарвина, 20, тел [phone], www.fossdoc.com.ua,
[email protected]
Рабочее место секретаря. Списание документа в номенклатуру дел
После окончания работы с документом его можно списать в номенклатуру дел. Запись об этом будет создана на закладке «Журнал передачи».

Система электронного документооборота FossDoc
Общая схема работы с документами
© 2010 «ФОСС-Он-Лайн», г. Харьков, ул. Дарвина, 20, тел [phone], www.fossdoc.com.ua,
[email protected]
Рабочее место исполнителя. Создание отчета по поручению
После регистрации проекта документ, созданный на его базе, поступает в папку «Завершенные».
Исполнитель может отчитаться о выполненной работе.

Система электронного документооборота FossDoc
Общая схема работы с документами
© 2010 «ФОСС-Он-Лайн», г. Харьков, ул. Дарвина, 20, тел [phone], www.fossdoc.com.ua,
[email protected]
Рабочее место руководителя организации. Контроль исполнения
После отчета всех исполнителей поручение, которое было создано по резолюции, перемещается в папку «Завершенные» автора резолюции.

Система электронного документооборота FossDoc
Общая схема работы с документами
© 2010 «ФОСС-Он-Лайн», г. Харьков, ул. Дарвина, 20, тел [phone], www.fossdoc.com.ua,
[email protected]
Рабочее место руководителя организации. Контроль исполнения
Автор резолюции, открыв документ, может посмотреть полную информацию об ее исполнении.